PAGE建材公司檔案制度模板一、總則（一）目的為加強本建材公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所指檔案是指公司在各項經(jīng)營、管理活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照檔案的形成領域、內(nèi)容性質(zhì)等進行科學分類，便于查找和利用。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機構及職責（一）綜合管理部1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，為檔案利用提供便利。4.負責檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。5.對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督、指導和檢查，組織檔案業(yè)務培訓。（二）各部門1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。2.明確一名檔案兼職管理人員，負責本部門檔案管理的日常工作，并按照公司檔案管理制度的要求，及時將整理好的檔案移交綜合管理部。3.配合綜合管理部做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關檔案利用服務需求。三、檔案的分類與編號（一）分類1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，公司規(guī)章制度，人事檔案，行政事務文件等。2.財務審計類：包括財務預算、決算報告，會計憑證、賬簿、報表，審計報告，稅務資料等。3.市場營銷類：包括市場調(diào)研、營銷策劃、銷售合同、客戶資料等。4.采購供應類：包括采購計劃、采購合同、供應商資料、物資驗收文件等。5.生產(chǎn)管理類：包括生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量控制文件、設備管理文件等。6.技術研發(fā)類：包括研發(fā)項目立項文件、技術方案、實驗報告成果、專利文件等。7.工程建設類：包括工程項目立項、規(guī)劃、設計、施工、驗收等文件。8.企業(yè)文化類：包括公司宣傳資料、文化活動記錄、員工榮譽檔案等。（二）編號1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的結(jié)構。2.年度：采用公元紀年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：按照上述分類，分別用兩位字母表示，如“XG”表示行政管理類，“CW”表示財務審計類等。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如：2023年行政管理類的第一份檔案編號為“2023XG001”。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應按照檔案形成的規(guī)律和特點，及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，相關部門應在活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)將文件材料收集齊全，并移交綜合管理部。3.員工離職時應將個人保管的屬于公司的檔案材料全部移交所在部門，由部門統(tǒng)一整理后移交綜合管理部。（二）整理1.綜合管理部和各部門檔案管理人員應按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類整理。2.整理檔案時，應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.對每份檔案應進行編目，填寫檔案目錄，包括編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容。4.檔案應裝訂整齊，破損的檔案應進行修補或復制，字跡模糊或易褪色的文件應進行復制或處理。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門檔案兼職管理人員應定期將整理好的檔案移交綜合管理部，移交時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.綜合管理部檔案管理人員對接收的檔案進行審核，對不符合要求的檔案應退還移交部門重新整理。3.審核無誤的檔案應及時歸檔，按照檔案編號順序排列上架存放。（二）保管1.公司應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備設施，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設備。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.對紙質(zhì)檔案應定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如霉變、蟲蛀、破損等情況應采取相應的修復措施。4.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。5.檔案管理人員應嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要可查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司分管領導批準，并辦理相關手續(xù)。（二）查閱與借閱1.公司員工查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在現(xiàn)場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負責人和綜合管理部負責人簽字同意后，方可借閱。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，如有損壞或丟失，應承擔相應責任。（三）復制1.公司員工因工作需要復制檔案的，應填寫檔案復制申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部辦理復制手續(xù)。2.檔案管理人員應按照規(guī)定的格式和數(shù)量進行復制，并在復制件上加蓋“與原件核對無誤”章。3.外單位復制公司檔案，須經(jīng)公司分管領導批準，并按照公司規(guī)定的收費標準收取復制費用。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應由公司檔案鑒定小組負責，鑒定小組由綜合管理部、相關業(yè)務部門人員組成。3.鑒定檔案時，應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，全面分析檔案的保存價值，確定保管期限。（二）銷毀1.對已到保管期限且無保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清冊，經(jīng)檔案鑒定小組審核，報公司分管領導批準后進行銷毀。2.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，并將銷毀情況報告公司領導。八、檔案信息化管理（一）建設目標建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務質(zhì)量。（二）數(shù)據(jù)錄入1.對已有的紙質(zhì)檔案應逐步進行數(shù)字化錄入，確保檔案數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.檔案管理人員應按照檔案管理信息系統(tǒng)的要求，規(guī)范錄入檔案信息，建立檔案數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)維護1.安排專人負責檔案管理信息系統(tǒng)的日常維護，確保系統(tǒng)的正常運行。2.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和檔案管理需求，及時對系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化。九、檔案管理人員職責與考核（一）職責1.檔案管理人員應認真履行崗位職責，遵守檔案管理各項規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責檔案的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、利用等，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。3.積極參加檔案業(yè)務培訓和學習，不斷提高業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。4.協(xié)助各部門做好檔案管理工作，提供檔案利用服務，及時反饋檔案管理中存在的問題。（二）考核1.綜合管理部負責對檔案管理人員的工作進行考核，考核內(nèi)容包括工作業(yè)績、業(yè)務能