PAGE縣檔案館離崗告示制度一、總則（一）目的為規(guī)范縣檔案館工作人員離崗行為，確保檔案工作的連續(xù)性、準(zhǔn)確性和安全性，保障檔案服務(wù)的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣檔案館全體在職工作人員，包括在編人員、合同制人員及臨時聘用人員。（三）基本原則1.提前告知原則：離崗人員應(yīng)提前向所在部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告離崗事宜，確保工作交接有序進行。2.工作交接原則：離崗人員必須將所負(fù)責(zé)的工作任務(wù)、文件資料、設(shè)備設(shè)施等完整、準(zhǔn)確地交接給接替人員，不得遺漏或延誤。3.保密原則：離崗人員在離崗過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得泄露檔案機密信息。二、離崗類型及要求（一）請假離崗1.請假程序工作人員如需請假離崗，應(yīng)提前填寫《縣檔案館請假申請表》，注明請假事由、請假時間、交接事項等內(nèi)容。請假申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報館領(lǐng)導(dǎo)審批。請假獲批后，請假人員應(yīng)將請假申請表交至館辦公室備案，并告知相關(guān)同事。2.工作交接請假人員應(yīng)在請假前，與接替人員進行充分溝通，明確工作任務(wù)和要求。整理好所負(fù)責(zé)的文件資料、檔案卷宗等，填寫《工作交接清單》，詳細(xì)記錄交接內(nèi)容、數(shù)量、存放位置等信息。向接替人員介紹工作進展情況、重點難點問題及處理方法，確保接替人員能夠順利開展工作。3.請假期間工作安排請假人員應(yīng)保持通訊暢通，以便在接替人員遇到問題時能夠及時提供指導(dǎo)和幫助。如因特殊情況無法及時提供指導(dǎo)，請假人員應(yīng)委托其他熟悉業(yè)務(wù)的同事協(xié)助處理。（二）出差離崗1.出差審批工作人員因工作需要出差，應(yīng)提前填寫《縣檔案館出差審批表》，注明出差事由、出差時間、出差地點、預(yù)計費用等內(nèi)容。出差審批表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報館領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，出差人員應(yīng)將出差審批表交至館辦公室備案，并告知相關(guān)同事。2.工作交接出差人員應(yīng)在出差前，與接替人員進行工作交接，交接要求同請假離崗。如出差時間較長，出差人員應(yīng)定期與接替人員溝通，了解工作進展情況，及時給予指導(dǎo)和支持。3.出差期間工作要求出差人員應(yīng)按照出差審批表中注明的出差事由和任務(wù)，認(rèn)真履行職責(zé)，按時完成工作任務(wù)。嚴(yán)格遵守出差地的法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，不得從事與工作無關(guān)的活動。出差結(jié)束后，應(yīng)及時返回單位，并向領(lǐng)導(dǎo)匯報出差情況。（三）離職離崗1.離職申請工作人員如需離職，應(yīng)提前[X]個月向所在部門提交書面離職申請，說明離職原因、離職時間等內(nèi)容。離職申請經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報館領(lǐng)導(dǎo)審批。2.離職審計館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)離職申請后，組織相關(guān)人員對離職人員進行離職審計，重點審查離職人員在工作期間的財務(wù)收支、檔案管理、工作交接等情況。離職審計結(jié)束后，出具《離職審計報告》。如發(fā)現(xiàn)離職人員存在違規(guī)行為，應(yīng)依法依規(guī)追究其責(zé)任。3.工作交接離職人員應(yīng)在離職前，與接替人員進行全面、細(xì)致的工作交接，交接內(nèi)容包括但不限于：各類文件資料、檔案卷宗的整理、歸檔情況；正在辦理的業(yè)務(wù)事項進展情況及相關(guān)資料；所使用的辦公設(shè)備、工具的交接；工作賬號、密碼等信息的交接。填寫詳細(xì)的《離職工作交接清單》，雙方簽字確認(rèn)。交接清單一式三份，分別由離職人員、接替人員和館辦公室留存。4.離職手續(xù)辦理離職人員在完成工作交接后，到館辦公室辦理離職手續(xù)，包括歸還辦公設(shè)備、工具，清理個人物品等。財務(wù)部門根據(jù)《離職審計報告》核算離職人員的工資、獎金、福利等費用，辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)。人事部門辦理離職人員的人事關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)，如社保減員、檔案轉(zhuǎn)出等。三．交接流程與規(guī)范（一）交接準(zhǔn)備1.確定交接時間：根據(jù)離崗人員的離崗計劃，提前與接替人員協(xié)商確定具體的交接時間，確保交接工作能夠在離崗人員離崗前提早安排，不影響工作的正常開展。2.收集交接資料：離崗人員應(yīng)提前整理好所負(fù)責(zé)的各類文件資料、檔案卷宗、電子數(shù)據(jù)等，按照類別和時間順序進行分類整理，便于接替人員查閱和接收。同時，準(zhǔn)備好相關(guān)的工作記錄、臺賬、報表等資料，確保交接內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。3.準(zhǔn)備交接場所：選擇一個安靜、整潔、無干擾的場所進行交接工作，確保交接過程能夠順利進行，避免因外界因素影響交接的準(zhǔn)確性和完整性。交接場所應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機、復(fù)印機等，以便于交接過程中進行資料查閱、文件打印等操作。（二）交接內(nèi)容1.文件資料交接紙質(zhì)文件：包括各類檔案卷宗、文件收發(fā)登記本、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、業(yè)務(wù)報表等。交接時，應(yīng)詳細(xì)清點文件的數(shù)量、種類、編號等信息，確保文件齊全、完整。同時，向接替人員介紹文件的保管要求、查閱流程及重要文件的背景和用途。電子文件：涉及檔案管理系統(tǒng)中的電子檔案、辦公軟件中的文檔資料、電子郵件等。離崗人員應(yīng)協(xié)助接替人員登錄相關(guān)系統(tǒng)和賬號，確保接替人員能夠正常訪問和操作電子文件。同時，提供電子文件的存儲路徑、備份情況等信息，并對重要電子文件進行簡要說明。2.工作任務(wù)交接正在辦理的業(yè)務(wù)事項：詳細(xì)介紹正在辦理的各類業(yè)務(wù)事項的進展情況，包括已完成的工作內(nèi)容、待完成的工作任務(wù)、存在的問題及解決方案等。提供相關(guān)的業(yè)務(wù)文件、資料和聯(lián)系方式，確保接替人員能夠順利接手并繼續(xù)推進業(yè)務(wù)辦理工作。日常工作任務(wù)：說明日常工作的職責(zé)范圍、工作流程、工作標(biāo)準(zhǔn)及注意事項等。例如，檔案整理、編目、數(shù)字化加工、檔案利用服務(wù)等工作的具體操作要求；與其他部門或單位的業(yè)務(wù)協(xié)作關(guān)系及溝通方式等。重點項目或?qū)ｍ椆ぷ鳎簩τ谡陂_展的重點項目或?qū)ｍ椆ぷ鳎瑧?yīng)向接替人員介紹項目的背景、目標(biāo)、任務(wù)分工、進展情況、關(guān)鍵節(jié)點及下一步工作計劃等。提供項目相關(guān)的文件資料、會議紀(jì)要、工作方案等，確保接替人員能夠全面了解項目情況，繼續(xù)推動項目順利實施。3.設(shè)備設(shè)施交接辦公設(shè)備：包括電腦、打印機、復(fù)印機、掃描儀、傳真機等。交接時，應(yīng)檢查設(shè)備的運行狀況，確保設(shè)備正常使用。提供設(shè)備的使用說明書、操作手冊、維修記錄等資料，并向接替人員介紹設(shè)備的日常維護保養(yǎng)方法和注意事項。檔案管理設(shè)備：如檔案密集架、除濕機、溫濕度計等。介紹設(shè)備的功能、使用方法及維護要求，確保接替人員能夠正確操作和管理設(shè)備。同時，檢查設(shè)備的運行狀況，如有問題應(yīng)及時維修或更換。辦公用品：交接辦公桌椅、文件柜、文具等辦公用品的數(shù)量和使用情況。如有損壞或缺失，應(yīng)記錄在案并說明處理情況。4.賬號密碼交接工作賬號：包括檔案管理系統(tǒng)賬號、辦公軟件賬號、電子郵箱賬號等。離崗人員應(yīng)將賬號密碼告知接替人員，并協(xié)助接替人員進行首次登錄和密碼修改操作。同時，提醒接替人員妥善保管賬號密碼，不得隨意泄露。系統(tǒng)權(quán)限：如有涉及特定系統(tǒng)或業(yè)務(wù)模塊的操作權(quán)限，離崗人員應(yīng)向接替人員說明權(quán)限范圍和使用方法，并協(xié)助辦理權(quán)限交接手續(xù)。確保接替人員能夠在權(quán)限范圍內(nèi)正常開展工作。（三）交接方式1.面對面交接：由離崗人員和接替人員進行面對面的溝通和交接，確保交接過程清晰、準(zhǔn)確。在交接過程中，雙方應(yīng)認(rèn)真核對交接內(nèi)容，對于存在疑問或不清楚的地方，應(yīng)及時進行詢問和確認(rèn)。2.書面交接：填寫《工作交接清單》，詳細(xì)記錄交接內(nèi)容、數(shù)量、存放位置、交接時間、交接雙方簽字等信息。《工作交接清單》一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為交接工作的憑證。交接清單應(yīng)按照檔案管理的要求進行妥善保管，以備后續(xù)查閱。3.電子交接：對于電子文件和數(shù)據(jù)的交接，可以通過移動存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)共享平臺等方式進行傳輸。在傳輸過程中，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，并對傳輸?shù)臄?shù)據(jù)進行備份。同時，提供電子文件的清單和說明，以便接替人員進行核對和接收。（四）交接監(jiān)督1.部門負(fù)責(zé)人監(jiān)督：離崗人員所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)全程參與交接工作，對交接過程進行監(jiān)督和指導(dǎo)。確保交接工作按照規(guī)定的流程和要求進行，交接內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，接替人員能夠順利接手工作。2.檔案管理部門監(jiān)督：檔案管理部門應(yīng)安排專人對涉及檔案資料的交接工作進行監(jiān)督，檢查檔案的整理、歸檔、保管等情況是否符合檔案管理規(guī)定。確保檔案資料的安全和完整，防止檔案丟失、損壞或泄露。3.審計部門抽查：審計部門可根據(jù)實際情況，對重要崗位或關(guān)鍵業(yè)務(wù)的交接工作進行抽查審計。檢查交接工作是否合規(guī)、交接內(nèi)容是否真實準(zhǔn)確、有無潛在的風(fēng)險或問題等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時督促整改，確保交接工作的質(zhì)量。四、離崗期間檔案管理與安全保障（一）檔案整理與保管1.整理要求：離崗人員在離崗期間，應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對所負(fù)責(zé)的檔案進行及時整理和歸檔。確保檔案資料的分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范、裝訂整齊，并按照檔案保管期限進行妥善存放。2.安全保管：加強對檔案存放場所的安全管理，確保檔案保管環(huán)境符合要求。定期檢查檔案的保管狀況，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況發(fā)生。同時，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護措施，確保檔案的安全。（二）檔案查閱與利用1.查閱審批：嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱審批制度，對離崗期間的檔案查閱申請進行認(rèn)真審核。確保查閱目的合法合規(guī)，查閱人員具備相應(yīng)的權(quán)限和資質(zhì)。對于涉及重要檔案或敏感信息的查閱申請，應(yīng)報館領(lǐng)導(dǎo)審批。2.查閱登記：建立檔案查閱登記制度，詳細(xì)記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。查閱人員應(yīng)在查閱登記表上簽字確認(rèn)，確保查閱過程可追溯。3.利用監(jiān)督：加強對檔案利用過程的監(jiān)督，防止查閱人員違規(guī)操作檔案。如發(fā)現(xiàn)查閱人員有涂改、損毀、丟失檔案等行為，應(yīng)及時制止并依法依規(guī)追究其責(zé)任。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期備份：定期對檔案管理系統(tǒng)中的電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份頻率應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)量和重要性確定。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。2.數(shù)據(jù)恢復(fù)測試：定期進行數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時能夠及時恢復(fù)。測試過程應(yīng)詳細(xì)記錄測試結(jié)果，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時進行整改和優(yōu)化。3.應(yīng)急處理預(yù)案：制定數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)應(yīng)急處理預(yù)案，明確在數(shù)據(jù)丟失或損壞情況下的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。確保在緊急情況下能夠迅速采取措施，保障檔案數(shù)據(jù)安全。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：館辦公室負(fù)責(zé)對離崗告示制度的執(zhí)行情況進行日常監(jiān)督檢查，定期抽查工作人員的離崗交接記錄、工作進展情況等，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.部門自查：各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強對本部門工作人員離崗行為的管理和監(jiān)督，定期組織自查自糾，確保本部門的工作交接有序進行，不影響整體工作的正常開展。3.投訴舉報：設(shè)立投訴舉報渠道，接受單位內(nèi)部職工和社會公眾對違反離崗告示制度行為的投訴舉報。對投訴舉報事項進行及時調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給舉報人。（二）考核措施1.納入績效考核：將工作人員執(zhí)行離崗告示制度的情況納入績效考核體系，作為評價其工作表現(xiàn)和業(yè)績的重要依據(jù)。對于認(rèn)真執(zhí)行制度、工作交接規(guī)范、未出現(xiàn)因離崗影響工作的人員，給予適當(dāng)?shù)目冃Ъ臃?；對于違反制度、工作交接混亂、給工作造成不良影響的人員，給予相應(yīng)的績效扣分。2.與獎懲掛鉤：根據(jù)績效考核結(jié)果，對執(zhí)行離崗告示制度表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員給予表彰和獎勵，如評選年度優(yōu)秀員工、給予獎金獎勵等；對違反制度的工作人員進行批評教育、責(zé)令整改，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如警告、記過、降職