PAGE檔案保密制度匯編模板一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，維護公司的合法權(quán)益，特制定本檔案保密制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。3.分級管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，實行分級管理，明確各級管理人員的職責(zé)和權(quán)限。4.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司的各項工作提供便利。二、檔案的分類與分級（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司的各類文件、通知、報告、會議紀(jì)要等。2.人事檔案：員工的個人信息、履歷、考核、獎懲等檔案。3.財務(wù)檔案：公司的財務(wù)報表、賬目、憑證等檔案。4.業(yè)務(wù)檔案：公司在業(yè)務(wù)活動中形成的各類合同、協(xié)議、訂單、客戶資料等檔案。5.技術(shù)檔案：公司的技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計、工藝流程等檔案。（二）檔案分級根據(jù)檔案的重要性和敏感性，將檔案分為絕密、機密、秘密三個級別。1.絕密級檔案：涉及公司核心商業(yè)機密、重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等，一旦泄露將對公司造成極其嚴(yán)重的損失。2.機密級檔案：涉及公司重要業(yè)務(wù)信息、財務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)秘密等，泄露后可能對公司造成較大損失。3.秘密級檔案：涉及公司一般性業(yè)務(wù)信息、內(nèi)部管理資料等，泄露后可能對公司造成一定影響。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，及時收集各類檔案資料，并進行初步整理。3.對于重要檔案，應(yīng)在形成后及時收集，確保檔案的真實性和完整性。（二）檔案整理1.檔案整理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進行分類、編號、編目等整理工作。2.檔案整理應(yīng)做到分類清晰、編號準(zhǔn)確、編目詳細，便于查找和利用。3.對于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、分級的原則進行存放，便于查找和管理。2.對于絕密級檔案，應(yīng)實行專人專柜保管，并采取加密存儲、限制訪問等措施。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和盤點，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。（三）電子檔案保管1.公司應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。2.電子檔案應(yīng)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。3.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶認(rèn)證、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、審計跟蹤等功能，確保電子檔案的安全。五、檔案的借閱與使用（一）借閱申請1.因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時間等信息。2.《檔案借閱申請表》應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可提交檔案管理部門。（二）借閱審批1.檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，應(yīng)根據(jù)檔案的級別和借閱人的身份進行審批。2.對于絕密級檔案，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.對于機密級檔案，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后即可借閱。4.對于秘密級檔案，由檔案管理人員進行審批。（三）借閱期限1.檔案借閱期限應(yīng)根據(jù)工作需要合理確定，一般不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門應(yīng)及時催還。（四）借閱登記1.檔案管理人員應(yīng)建立《檔案借閱登記薄》，對檔案的借閱情況進行詳細記錄。記錄內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名、部門、檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還日期等。2.《檔案借閱登記薄》應(yīng)妥善保管，以備查詢。（五）使用要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。2.借閱人員如需對檔案進行復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。3.借閱人員在使用檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的傳遞與交接（一）傳遞方式1.紙質(zhì)檔案傳遞：通過專人送達、機要通信等方式進行傳遞。傳遞過程中應(yīng)確保檔案的安全，防止丟失、損壞。2.電子檔案傳遞：通過加密電子郵件、移動存儲設(shè)備等方式進行傳遞。傳遞前應(yīng)對電子檔案進行加密處理，并確保接收方具備相應(yīng)的解密能力。（二）交接手續(xù)1.檔案傳遞過程中，交接雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫《檔案交接清單》，注明檔案的名稱、數(shù)量、交接日期等信息。2.《檔案交接清單》應(yīng)由交接雙方簽字確認(rèn)，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。七、檔案的保密措施（一）人員管理1.公司應(yīng)與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，并定期進行保密培訓(xùn)，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。如發(fā)現(xiàn)檔案管理人員有違反保密制度的行為，應(yīng)及時進行處理。3.公司員工應(yīng)自覺遵守保密制度，不得打聽、傳播、泄露檔案信息。如發(fā)現(xiàn)員工有違反保密制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。（二）環(huán)境管理1.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。門禁系統(tǒng)應(yīng)具備身份識別、權(quán)限管理等功能。2.檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案庫房的出入情況進行實時監(jiān)控。監(jiān)控數(shù)據(jù)應(yīng)保存一定期限，以備查詢。3.檔案管理人員在工作過程中，應(yīng)保持檔案庫房的整潔、衛(wèi)生，防止灰塵、雜物等對檔案造成損害。（三）技術(shù)管理1.公司應(yīng)采用先進的檔案管理技術(shù)和設(shè)備，如檔案管理軟件、加密存儲設(shè)備等，確保檔案信息的安全。2.定期對檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，及時修復(fù)系統(tǒng)漏洞，防止黑客攻擊和病毒感染。3.對檔案數(shù)據(jù)進行定期備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的地方。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行檢查和恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的可用性。八、檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的檔案。2.因各種原因不再需要保存的檔案。（二）銷毀審批1.《檔案銷毀申請表》應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人、檔案管理部門負責(zé)人、公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。2.對于涉及重要業(yè)務(wù)、財務(wù)、人事等方面的檔案，銷毀前應(yīng)進行嚴(yán)格審查，確保銷毀工作的合法性和合規(guī)性。（三）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案銷毀：采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀。銷毀過程應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，并由專人負責(zé)監(jiān)督。2.電子檔案銷毀：采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進行銷毀。銷毀過程應(yīng)確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)，并由專人負責(zé)監(jiān)督。（四）銷毀記錄1.檔案管理人員應(yīng)建立《檔案銷毀記錄薄》，對檔案的銷毀情況進行詳細記錄。記錄內(nèi)容包括銷毀日期、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。2.《檔案銷毀記錄薄》應(yīng)妥善保管，以備查詢。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司應(yīng)建立檔案保密監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。2.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立內(nèi)部監(jiān)督崗位，對檔案管理人員的工作進行日常監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、借閱、傳遞與交接、銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況。3.檔案管理人員的保密意識和業(yè)務(wù)水平。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整