PAGE村級檔案工作責(zé)任制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)村級檔案工作管理，確保村級檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在村級各項工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)以及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本村實際情況，制定本責(zé)任制度。（二）適用范圍本制度適用于本村范圍內(nèi)各類檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則村級檔案工作在村黨支部和村委會的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案工作的有序開展。2.分級管理原則根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容和性質(zhì)，實行分級管理，做到職責(zé)明確，責(zé)任到人。3.完整準(zhǔn)確原則全面收集反映村級各項工作活動的文件材料，保證檔案內(nèi)容的真實、準(zhǔn)確、完整，維護(hù)歷史的原始面貌。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便查閱、便于利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案的利用效率。二、檔案工作職責(zé)（一）村黨支部職責(zé)1.領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督村級檔案工作，將檔案工作納入村級整體工作規(guī)劃，與其他工作同部署、同檢查、同考核。2.定期研究解決檔案工作中的重大問題，為檔案工作的開展提供必要的人力、物力和財力支持。3.對村級檔案工作中的重要事項進(jìn)行決策，確保檔案工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）村委會職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織實施村級檔案工作責(zé)任制度，制定具體的檔案工作計劃和措施，并認(rèn)真組織落實。2.指導(dǎo)和督促各村民小組、村級各部門做好檔案收集、整理、移交等工作，確保檔案工作覆蓋村級各項工作領(lǐng)域。3.負(fù)責(zé)村級檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等，建立健全檔案管理制度，保證檔案管理工作規(guī)范有序。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，嚴(yán)格遵守檔案管理各項規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)村級檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常工作，確保檔案整理規(guī)范、分類準(zhǔn)確、編目清晰。3.做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全和完整，定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。4.積極開展檔案利用工作，為村級各項工作提供檔案信息服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時登記和催還檔案。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，提高檔案管理效率和利用水平。6.對村級各部門和村民小組的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高村級檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（四）村級各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作活動中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交村檔案管理人員。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，確保檔案材料的及時收集和妥善保管。3.配合村檔案管理人員做好檔案整理、編目、數(shù)字化等工作，積極提供檔案利用服務(wù)，滿足村級工作和村民的查閱需求。（五）村民小組職責(zé)1.負(fù)責(zé)本小組在各項活動中形成的文件材料的收集、整理，并及時移交村檔案管理人員。2.協(xié)助村檔案管理人員做好檔案整理、保管等相關(guān)工作，確保本小組檔案資料的完整和安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級黨委、政府及有關(guān)部門下發(fā)的與本村工作相關(guān)的文件、通知、指示、批復(fù)等。2.村黨支部、村委會形成的各類文件材料，包括工作計劃、總結(jié)、報告、決議、會議記錄、統(tǒng)計報表等。3.村級各類會議材料，如村民代表會議、黨員大會、村民小組會議等會議記錄、決議、紀(jì)要等。4.本村經(jīng)濟(jì)發(fā)展、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、農(nóng)村建設(shè)等方面的文件材料，如土地承包合同、農(nóng)業(yè)項目申報材料、農(nóng)村基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)劃等。5.本村社會事務(wù)管理方面的文件材料，如民政工作、計劃生育、社會保障、文化教育等方面的文件、報表、記錄等。6.本村財務(wù)工作形成的文件材料，如財務(wù)預(yù)決算、會計憑證、賬簿、報表等。7.本村各類活動的照片、音像資料等。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門和村民小組應(yīng)在工作活動結(jié)束后，及時將形成的文件材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交村檔案管理人員。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀、丟失。如有破損或褪色的文件，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和保存，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。2.區(qū)分不同價值，將具有保存價值的文件材料進(jìn)行整理歸檔，剔除無保存價值的文件材料。3.便于管理和查找，按照分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行科學(xué)分類，編制清晰的目錄和索引。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容和性質(zhì)，按照年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限的分類方法進(jìn)行分類。即先按年度將檔案分為不同年份，再在每個年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，最后根據(jù)檔案的重要程度和保存價值確定保管期限。2.編號對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于管理和查找。編號可采用流水號或其他編號方式，編號應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地標(biāo)注在檔案的封面、脊背等位置。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式多份，分別裝訂成冊，一份留存檔案庫房，一份用于檔案查閱登記，一份作為電子目錄備份。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保管。裝訂時應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、滅火器、防盜門窗等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等，確保檔案的安全。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、查閱、借閱等情況，做到賬物相符。（三）定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，一般每季度檢查一次，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、有無損壞、霉變等情況。2.每年對檔案進(jìn)行全面清查，核對檔案數(shù)量、編號、目錄等是否準(zhǔn)確一致，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.檢查中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)的規(guī)定，不得損害國家利益、集體利益和他人合法權(quán)益。2.服務(wù)為本原則檔案利用工作應(yīng)以服務(wù)村級各項工作和村民需求為宗旨，積極主動提供檔案信息服務(wù)。3.規(guī)范有序原則檔案利用應(yīng)建立規(guī)范的工作流程和管理制度，確保利用工作有序進(jìn)行。（二）利用范圍1.村級各部門因工作需要查閱檔案。2.村民因個人事務(wù)需要查閱與自身權(quán)益相關(guān)的檔案，如土地承包合同、宅基地審批文件等。3.上級有關(guān)部門因工作需要查閱村級檔案。4.其他符合規(guī)定的檔案利用需求。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.查閱檔案一般應(yīng)在檔案庫房內(nèi)進(jìn)行，如需借出檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱和借閱檔案時，查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（四）利用服務(wù)1.檔案管理人員應(yīng)積極主動為利用者提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，迅速準(zhǔn)確地查找檔案，并及時提供查閱。2.對于利用者提出的檔案信息咨詢，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真解答，提供必要的幫助和指導(dǎo)。3.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，了解檔案利用需求和規(guī)律，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則對檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的來源、內(nèi)容、形式、時間等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價值。2.實事求是原則根據(jù)檔案的實際情況，客觀公正地確定檔案的保存價值，不得主觀臆斷或隨意取舍。3.慎重對待原則檔案鑒定工作關(guān)系到檔案的存毀，應(yīng)慎重對待，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由村黨支部書記擔(dān)任組長，村委會主任、檔案管理人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對村級檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)及方法1.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的重要性、完整性、代表性等因素，結(jié)合國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種。2.鑒定方法檔案鑒定小組通過查閱檔案目錄、文件內(nèi)容、分析檔案形成背景等方式，對檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組填寫檔案銷毀清冊，注明檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)村黨支部書記和村委會主任審核簽字后，報上級檔案管理部門備案。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實施，確保檔案銷毀徹底。銷毀過程中應(yīng)拍照或錄像留存，以備查考。4.銷毀完畢后，檔案管理人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)村級檔案管理的數(shù)字化，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，圖像清晰、完整。2.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)建立檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中存儲和管理。數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計、備份等功能，方便檔案管理人員操作和利用。3.檔案管理系統(tǒng)開發(fā)開發(fā)適合村級檔案管理的軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理，提高檔案管理工作的規(guī)范化和自動化水平。（三）實施步驟1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.組織檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，提高其信息化操作技能和業(yè)務(wù)水平。3.按照檔案數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)和要求，開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描工作，確保掃描質(zhì)量。4.建立檔案數(shù)據(jù)庫，錄入數(shù)字化檔案信息，并進(jìn)行數(shù)據(jù)核對和校驗，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。5.開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行系統(tǒng)測試和試運(yùn)行，根據(jù)試運(yùn)行情況進(jìn)行優(yōu)化完善，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。6.在檔案信息化建設(shè)過程中，注重與村級其他信息化系統(tǒng)的對接和整合，實現(xiàn)信息資源