PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案收集制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案的收集工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門、所屬事業(yè)單位以及各村（居）委會(huì)在工作活動(dòng)中形成的各類文書檔案的收集管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門、單位和村（居）委會(huì)應(yīng)按照本制度規(guī)定，將應(yīng)歸檔的文書材料及時(shí)移交綜合檔案室。2.完整準(zhǔn)確原則全面收集反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作活動(dòng)的文書材料，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠客觀地反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的歷史全貌。3.及時(shí)歸檔原則文書材料形成后，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)整理歸檔，避免積壓和散失。二、收集范圍（一）上級(jí)文件1.上級(jí)黨委、政府及各部門下發(fā)的與鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作相關(guān)的政策性文件、指示、通知、通報(bào)等。2.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作時(shí)形成的重要文件、講話、批示等。（二）鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委文件1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委制定的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決議、決定、通知等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。3.鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、批示等。（三）鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府文件1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府制定的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)定、辦法、通知等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。3.鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、批示等。（四）部門文件1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門在履行職能過(guò)程中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、通報(bào)等。2.部門會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。3.部門開展專項(xiàng)工作形成的方案、措施、報(bào)告、總結(jié)等。（五）村（居）委會(huì)文件1.村（居）委會(huì)制定的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決議、決定、通知等。2.村（居）委會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。3.村（居）委會(huì)開展各項(xiàng)工作形成的文件材料，如村民自治、環(huán)境衛(wèi)生整治、計(jì)劃生育、社會(huì)保障等方面的文件。（六）其他文件1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)與上級(jí)部門、其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)、企事業(yè)單位等之間的往來(lái)文件，如函件、協(xié)議、合同等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等的相關(guān)材料。3.反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)重大活動(dòng)、突發(fā)事件等形成的文件材料。三、收集要求（一）材料齊全完整收集的文書材料應(yīng)涵蓋鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的各個(gè)方面，包括文件的正件、附件、定稿、修改稿等，確保材料的完整性。（二）內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確文書材料應(yīng)如實(shí)反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，表述清晰，避免虛假和錯(cuò)誤信息。（三）格式規(guī)范統(tǒng)一文書材料應(yīng)符合國(guó)家公文格式標(biāo)準(zhǔn)，紙張大小、字體、排版等應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于整理和歸檔。（四）簽署手續(xù)完備重要文件應(yīng)具備發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期、簽發(fā)人、蓋章等簽署手續(xù)，確保文件的有效性和權(quán)威性。四、收集流程（一）材料形成與積累1.各部門、單位和村（居）委會(huì)的工作人員在日常工作中應(yīng)及時(shí)收集、整理本部門形成的文書材料，按照文件類別、時(shí)間順序進(jìn)行分類存放，便于查找和移交。2.設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文書材料的收集、初步整理和保管工作，定期對(duì)材料進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保材料的安全和完整。（二）定期移交1.各部門、單位和村（居）委會(huì)應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的文書材料整理成冊(cè)，填寫《文書檔案移交清單》，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室。2.移交的文書材料應(yīng)按照本制度規(guī)定的收集范圍和要求進(jìn)行整理，分類清晰，編目準(zhǔn)確，便于綜合檔案室進(jìn)行接收和管理。（三）檔案接收1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室收到移交的文書檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收，檢查移交清單與檔案內(nèi)容是否一致，檔案材料是否齊全完整、格式規(guī)范、簽署手續(xù)完備等。2.對(duì)驗(yàn)收合格的檔案，綜合檔案室應(yīng)在移交清單上簽字確認(rèn)，并將檔案按照規(guī)定的分類方法和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理、編目和上架存放。3.對(duì)驗(yàn)收不合格的檔案，綜合檔案室應(yīng)及時(shí)通知移交部門補(bǔ)充或更正材料，直至驗(yàn)收合格為止。五、整理與分類（一）整理原則文書檔案的整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法將文書檔案按照年度進(jìn)行分類，即同一年度形成的文件集中在一起。2.機(jī)構(gòu)分類法在年度分類的基礎(chǔ)上，按照鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門、所屬事業(yè)單位以及各村（居）委會(huì)進(jìn)行分類，將同一機(jī)構(gòu)形成的文件集中在一起。3.問(wèn)題分類法在年度和機(jī)構(gòu)分類的基礎(chǔ)上，按照文件的內(nèi)容所反映的問(wèn)題進(jìn)行分類，如黨群工作、政務(wù)工作、經(jīng)濟(jì)工作、社會(huì)事務(wù)等。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)按照全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、件號(hào)的順序編制。2.全宗號(hào)：由上級(jí)檔案管理部門統(tǒng)一給定，代表鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案全宗的編號(hào)。3.年度：采用公元紀(jì)年，如“2023”。4.保管期限：分為永久、長(zhǎng)期（1650年）、短期（15年以下），分別用“Y”“C”“D”表示。5.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：按照分類方案中的機(jī)構(gòu)或問(wèn)題名稱編制代碼。6.件號(hào)：每件檔案的順序號(hào)，從“1”開始依次編號(hào)。例如：某份檔案的編號(hào)為“012023Y01001”，表示該檔案屬于鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)全宗（全宗號(hào)01），形成于2023年，保管期限為永久，屬于鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委文件（機(jī)構(gòu)代碼01），是該年度該類文件的第1件。（四）編目要求1.編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。2.件號(hào)：填寫每份文件的編號(hào)。3.責(zé)任者：填寫文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或個(gè)人。4.文號(hào)：填寫文件的發(fā)文字號(hào)。5.題名：填寫文件的標(biāo)題，如無(wú)標(biāo)題應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容擬寫標(biāo)題，并加“[]”。6.日期：填寫文件的形成日期。7.頁(yè)數(shù)：填寫每份文件的總頁(yè)數(shù)。8.備注：填寫需要說(shuō)明的事項(xiàng)。六、保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案保管場(chǎng)所，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。檔案保管場(chǎng)所應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案裝具檔案應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具進(jìn)行存放。檔案盒應(yīng)按照規(guī)定的尺寸和格式制作，盒面應(yīng)標(biāo)明全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)等信息。（三）保管期限劃分1.永久保管的檔案凡是反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府的重要文件、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、土地房產(chǎn)檔案等。2.長(zhǎng)期保管的檔案凡是反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。保管期限為1650年。如鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門的一般性文件、工作總結(jié)、專題報(bào)告等。3.短期保管的檔案凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作有參考價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限為15年以下。如鄉(xiāng)鎮(zhèn)臨時(shí)性工作形成的文件、一般性的來(lái)往信函等。（四）定期檢查鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、安全防護(hù)等情況。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（五）數(shù)字化管理隨著信息技術(shù)的發(fā)展，應(yīng)逐步推進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案的數(shù)字化管理工作。將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用，同時(shí)做好電子檔案的備份和安全管理工作。七、利用與借閱（一）利用原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案的利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，在確保檔案安全和不影響正常工作的前提下，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。（二）利用方式1.查閱需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[具體天數(shù)]，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，按時(shí)歸還檔案。（三）利用登記鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用者姓名、所在部門、查閱或借閱檔案的內(nèi)容、利用目的等信息。登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢。（四）保密規(guī)定1.查閱和借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容涉及的國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私等信息。2.對(duì)涉及重要機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱和借閱范圍，必要時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)查閱和監(jiān)督。八、鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問(wèn)題、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，并吸收綜合檔案室工作人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否仍具有保存價(jià)值，是否已過(guò)保管期限。2.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，是否存在缺頁(yè)、損壞、涂改等情況。3.檔案的密級(jí)是否發(fā)生變化，是否仍需保密。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，清冊(cè)應(yīng)包括檔案的題名、年度、保管期限、