PAGE縣安監(jiān)局檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)縣安監(jiān)局檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣安監(jiān)局全體工作人員，包括在職人員、借調(diào)人員、臨時聘用人員等，以及本局在工作過程中形成、收集、整理、保管和利用的各類檔案。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則檔案信息未經(jīng)授權(quán)不得泄露給任何單位或個人，確保檔案內(nèi)容的保密性。2.合法合規(guī)原則檔案管理工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.安全可靠原則采取必要的安全防護(hù)措施，保障檔案實(shí)體和信息的安全，防止檔案損壞、丟失或被非法獲取。4.分級管理原則根據(jù)檔案的重要程度和保密級別，實(shí)行分級分類管理，明確不同級別檔案的管理要求和審批程序。二、檔案的分類與保密級別劃分（一）檔案分類本局檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等類別。1.文書檔案包括本局在履行職能過程中形成的各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)檔案涉及安全生產(chǎn)監(jiān)管、行政執(zhí)法、事故調(diào)查處理、行政審批等業(yè)務(wù)工作中形成的檔案資料。3.人事檔案本局工作人員的個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲、工資福利等方面的檔案材料。4.財(cái)務(wù)檔案本局財(cái)務(wù)收支、預(yù)算決算、會計(jì)憑證、賬簿、報表等財(cái)務(wù)方面的檔案。5.聲像檔案本局工作中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。6.電子檔案以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類檔案，包括辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)記錄等。（二）保密級別劃分根據(jù)檔案內(nèi)容的敏感程度和重要性，將檔案保密級別劃分為絕密、機(jī)密、秘密三級。1.絕密級檔案涉及國家安全、重大安全生產(chǎn)事故隱患排查治理關(guān)鍵信息、重要應(yīng)急救援預(yù)案等核心機(jī)密，一旦泄露會對國家安全、社會穩(wěn)定和人民生命財(cái)產(chǎn)安全造成特別嚴(yán)重?fù)p害的檔案。2.機(jī)密級檔案包含重要安全生產(chǎn)監(jiān)管數(shù)據(jù)、行政執(zhí)法案件關(guān)鍵證據(jù)、重大事故調(diào)查報告等重要信息，泄露后會對本局工作或相關(guān)單位造成嚴(yán)重影響的檔案。3.秘密級檔案一般安全生產(chǎn)工作信息、一般性文件資料等，泄露后可能對本局工作產(chǎn)生一定影響的檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保本部門在工作過程中形成的各類文件、資料及時、完整地收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合檔案管理的相關(guān)要求，不得擅自涂改、偽造檔案內(nèi)容。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)在形成后及時收集，防止丟失或遺漏。（二）整理規(guī)范1.檔案收集后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保檔案分類清晰、編號準(zhǔn)確、排列有序。2.文書檔案應(yīng)按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，編制目錄，注明文件的標(biāo)題、文號、日期、來源等信息。3.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如安全生產(chǎn)監(jiān)管檔案可按照行業(yè)領(lǐng)域、監(jiān)管對象等進(jìn)行細(xì)分，每個案件檔案應(yīng)單獨(dú)成冊，包括立案審批表、現(xiàn)場檢查記錄、詢問筆錄、行政處罰決定書等相關(guān)材料。4.人事檔案應(yīng)按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立個人檔案目錄，確保檔案材料齊全、規(guī)范。5.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行整理，分類裝訂成冊，注明憑證日期、編號、摘要、金額等信息。6.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容主題、時間順序等進(jìn)行整理，標(biāo)注拍攝時間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，并配以文字說明。7.電子檔案應(yīng)按照電子文件管理要求進(jìn)行整理，建立電子檔案目錄，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。四、檔案的保管（一）保管場所1.本局設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.檔案庫房內(nèi)不得存放易燃、易爆、腐蝕性物品，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案柜中，檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于查找和管理。2.聲像檔案應(yīng)采用光盤、磁帶等存儲介質(zhì)進(jìn)行保存，并注明存儲內(nèi)容、時間、來源等信息。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限按照國家檔案局制定的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行，分為永久、定期（30年和10年）。2.業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型和法律法規(guī)要求確定，一般安全生產(chǎn)監(jiān)管檔案保管期限不少于10年，重大事故檔案應(yīng)永久保存。3.人事檔案的保管期限按照干部人事檔案管理規(guī)定執(zhí)行，直至人員死亡后5年。4.財(cái)務(wù)檔案的保管期限按照會計(jì)檔案管理辦法執(zhí)行，會計(jì)憑證、賬簿等保管期限不少于30年，年度財(cái)務(wù)報告等應(yīng)永久保存。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.定期清查每年定期對檔案進(jìn)行清查，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.不定期盤點(diǎn)根據(jù)工作需要，不定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量與賬目相符，防止檔案丟失或損壞。3.清查記錄每次清查和盤點(diǎn)應(yīng)做好記錄，包括清查時間、范圍、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等，清查記錄應(yīng)存檔備查。五、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、必要的原則，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行審批。2.利用檔案時不得損害國家安全、社會公共利益和他人合法權(quán)益，不得擅自涂改、偽造、銷毀檔案。3.檔案利用應(yīng)確保檔案信息的安全，不得將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人使用，特殊情況需經(jīng)批準(zhǔn)并采取必要的安全措施。（二）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱本局檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱相關(guān)檔案。查閱重要檔案時，需經(jīng)本局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及司法機(jī)關(guān)辦案需要查閱、調(diào)取本局檔案的，應(yīng)按照司法程序辦理相關(guān)手續(xù)，本局應(yīng)予以配合。（三）利用審批程序1.本局工作人員查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、內(nèi)容、用途、查閱或借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報檔案管理部門審批。2.外單位查閱本局檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱單位名稱、查閱人姓名、查閱檔案名稱、查閱目的、查閱期限等信息，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報本局主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.司法機(jī)關(guān)查閱、調(diào)取本局檔案的，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)本局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照司法程序辦理檔案查閱、調(diào)取手續(xù)。（四）利用登記與歸還1.檔案利用過程中，應(yīng)建立檔案利用登記制度，詳細(xì)記錄檔案利用情況，包括利用時間、利用人姓名、單位、檔案名稱、查閱或借閱期限等信息。2.檔案利用完畢后，利用人應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。六、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍1.對具有長期保存價值和利用頻繁的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案等。2.優(yōu)先對重要的、利用率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化存儲和共享。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描采用專業(yè)的掃描設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案數(shù)字化存儲要求，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理對掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、去噪等處理，提高圖像質(zhì)量，確保圖像的準(zhǔn)確性和可讀性。3.數(shù)據(jù)掛接將數(shù)字化后的檔案圖像與對應(yīng)的檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。4.存儲備份將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）數(shù)字化管理要求1.建立數(shù)字化檔案管理制度，明確數(shù)字化檔案的收集、整理、存儲、利用等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和管理要求。2.加強(qiáng)對數(shù)字化檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和安全意識，確保數(shù)字化檔案管理工作的質(zhì)量和安全。3.定期對數(shù)字化檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時更新檔案信息，確保數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性和完整性。七、檔案保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.本局成立檔案保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對全局檔案保密工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督。領(lǐng)導(dǎo)小組定期召開會議，研究解決檔案保密工作中的重大問題。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)具體的檔案保密監(jiān)督工作，定期對各部門檔案保密制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案保密工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)對本部門工作人員檔案保密工作進(jìn)行監(jiān)督和管理，確保本部門檔案信息安全。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案保密措施的落實(shí)情況，如檔案庫房的安全防護(hù)設(shè)施是否完好，檔案存儲方式是否規(guī)范，檔案利用審批程序是否嚴(yán)格等。3.工作人員的檔案保密意識和操作規(guī)范，是否存在違規(guī)查閱、借閱、泄露檔案信息等行為。（三）檢查方式1.定期檢查每年至少組織一次全面的檔案保密檢查，對全局檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)檢查。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，不定期對部分部門或重點(diǎn)檔案進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案保密工作中存在的問題。3.專項(xiàng)檢查針對檔案管理中的突出問題或重要事項(xiàng)，開展專項(xiàng)檢查，確保檔案保密工作的各項(xiàng)要求得到有效落實(shí)。（四）問題整改1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，明確整改要求和整改期限。2.被檢查部門應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真組織整改，及時將整改情況反饋給檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底整改，對整改不力的部門和個人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。八、檔案保密責(zé)任與獎懲（一）保密責(zé)任1.本局全體工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，履行檔案保密義務(wù)，不得泄露、篡改、丟失檔案信息。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案信息安全。3.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對本部門檔案保密工作的管理，教育和督促本部門工作人員遵守檔案保密制度，對本部門檔案保密工作負(fù)責(zé)。（二）獎勵措施1.對在檔案保密工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。表彰和獎勵方式包括通報表揚(yáng)、頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予物質(zhì)獎勵等。2.對積極參與檔案保密制度建設(shè)、提出合理化建議并被采納，有效防范檔案信息安全事故發(fā)生的個人，給予適當(dāng)獎勵。（三）懲罰措施1.對違反檔案保密制度的工作人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等處分。2.