PAGE紙質(zhì)檔案歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司紙質(zhì)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的紙質(zhì)檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司紙質(zhì)檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：歸檔的紙質(zhì)檔案應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，保持檔案的原始性和完整性。3.便于利用原則：檔案的整理和分類應(yīng)便于查閱和利用，提高檔案的使用效率。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置及人員配備公司設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司紙質(zhì)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門主要職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等紙質(zhì)檔案的日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量。6.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理工作。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)。8.參與公司有關(guān)項(xiàng)目和活動(dòng)的檔案管理工作，提供檔案方面的支持和指導(dǎo)。三、歸檔范圍（一）行政管理類1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等。2.公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等文件。3.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、崗位職責(zé)等文件。4.公司行政事務(wù)管理文件，如公文處理、印章管理、辦公用品管理等文件。5.公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)文件，如函件、介紹信、合同協(xié)議等文件。（二）人事管理類1.員工招聘、錄用、調(diào)動(dòng)、離職等相關(guān)文件，包括招聘啟事、應(yīng)聘登記表、面試評(píng)估表、錄用通知、調(diào)動(dòng)審批表、離職申請(qǐng)表等。2.員工薪酬福利、績(jī)效考核、培訓(xùn)發(fā)展等相關(guān)文件，包括工資表、獎(jiǎng)金分配表、績(jī)效考核方案、培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄等。3.員工檔案，包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、職稱證書、身份證復(fù)印件等。4.人事任免文件，如任職通知、免職通知等。（三）財(cái)務(wù)管理類1.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，財(cái)務(wù)報(bào)表等文件。2.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等文件。3.資金管理文件，如資金申請(qǐng)、審批、使用等相關(guān)文件。4.稅務(wù)管理文件，如納稅申報(bào)、稅務(wù)審計(jì)等相關(guān)文件。（四）業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類1.市場(chǎng)調(diào)研、市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶關(guān)系管理等相關(guān)文件，包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案、客戶信息登記表、客戶投訴處理記錄等。2.產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等相關(guān)文件，包括產(chǎn)品研發(fā)計(jì)劃、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。3.采購管理、銷售管理、物流管理等相關(guān)文件，包括采購合同、銷售訂單、物流配送記錄等。4.項(xiàng)目管理文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（五）其他類1.公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書等文件。2.公司參加的重要會(huì)議、活動(dòng)的相關(guān)文件，如會(huì)議資料、活動(dòng)照片、視頻等。3.公司與外部單位簽訂的合作協(xié)議、合同等文件。4.其他具有保存價(jià)值的紙質(zhì)文件。四、歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)是原件，如因特殊原因無法提供原件的，應(yīng)提供復(fù)印件，并注明原件存放處。3.文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章齊全。（二）文件材料的整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案對(duì)收集的文件材料進(jìn)行整理，確保檔案的分類準(zhǔn)確、條理清晰。2.每份文件材料應(yīng)單獨(dú)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得缺頁、漏頁。3.文件材料應(yīng)按照一定的順序排列，如時(shí)間順序、重要程度等。（三）文件材料的編目1.檔案管理人員應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期來源、保管期限等內(nèi)容。2.檔案編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則編制，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。3.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件材料的主要內(nèi)容，日期來源應(yīng)填寫文件材料的形成日期，保管期限應(yīng)按照規(guī)定確定。（四）檔案的裝訂1.檔案應(yīng)采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的裝訂材料。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得影響檔案的查閱和利用。（五）檔案的上架1.檔案應(yīng)按照分類順序上架存放，便于查閱和管理。2.檔案架應(yīng)標(biāo)明檔案類別、編號(hào)等信息，便于查找。五、歸檔程序（一）部門整理各部門在文件材料形成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類、編目，并將整理好的文件材料移交檔案管理部門。（二）檔案接收檔案管理部門收到各部門移交的文件材料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正。（三）檔案整理檔案管理部門對(duì)接收的文件材料進(jìn)行進(jìn)一步整理，按照檔案整理要求進(jìn)行裝訂、編目、上架等工作。（四）檔案鑒定檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。對(duì)保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（五）檔案銷毀1.檔案銷毀應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保銷毀過程的安全、保密。3.檔案銷毀應(yīng)做好記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.公司外部單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。2.查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.查閱人如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.公司外部單位因工作需要借閱檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同借閱。（四）借閱程序1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。2.借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人。3.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通，要求其說明情況并采取相應(yīng)的措施。七、檔案保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保檔案庫房的安全、整潔、通風(fēng)、防潮、防蟲、防盜等條件符合要求。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指對(duì)公司具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年至50年；短期保管的檔案是指對(duì)公司在較短時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（三）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全保管。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管環(huán)境等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)、更換保管設(shè)備等。（四）檔案數(shù)字化為提高檔案的利用效率，檔案管理部門應(yīng)逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子