PAGE醫(yī)院檔案移交接收制度一、總則（一）目的為加強醫(yī)院檔案管理，規(guī)范檔案移交接收工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院管理、醫(yī)療服務(wù)、教學(xué)科研等工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，結(jié)合醫(yī)院實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各部門、科室在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種載體形式的檔案的移交接收管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案實行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院檔案管理部門負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.完整準確原則：各部門、科室應(yīng)確保檔案的形成過程真實、內(nèi)容完整、信息準確，全面反映醫(yī)院各項工作的歷史面貌。3.及時移交原則：檔案形成部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，及時將檔案移交至檔案管理部門，不得積壓或擅自留存。4.規(guī)范有序原則：檔案移交接收工作應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序和標準進行，確保檔案管理工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。二、檔案移交（一）移交主體醫(yī)院各部門、科室及其工作人員為檔案移交的責(zé)任主體，負責(zé)將本部門、科室在工作活動中形成的檔案及時移交至醫(yī)院檔案管理部門。（二）移交范圍1.黨群工作類：包括醫(yī)院黨組織建設(shè)、黨員管理、紀檢監(jiān)察、工會工作、共青團工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：包括醫(yī)院行政事務(wù)管理、人力資源管理、財務(wù)管理、后勤保障管理、設(shè)備物資管理等方面形成的文件材料。3.醫(yī)療業(yè)務(wù)類：包括醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療技術(shù)管理、醫(yī)療安全管理、護理管理、藥劑管理、醫(yī)技管理、病歷管理、醫(yī)療統(tǒng)計等方面形成的文件材料。4.教學(xué)科研類：包括醫(yī)院教學(xué)管理、科研項目管理、學(xué)術(shù)交流、論文著作等方面形成的文件材料。5.其他類：包括醫(yī)院對外交流、合作項目、捐贈資助、榮譽獎勵等方面形成的文件材料，以及具有保存價值的照片、錄音、錄像、電子數(shù)據(jù)等特殊載體檔案。（三）移交時間1.當年形成的檔案，在次年上半年完成整理并移交至檔案管理部門。2.重大活動、重要項目形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后一個月內(nèi)移交。3.人員調(diào)動、離職時，應(yīng)在辦理手續(xù)前將個人保管的檔案全部移交至檔案管理部門。（四）移交要求1.檔案應(yīng)分類整理，編制目錄，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀、丟失。3.電子檔案應(yīng)確保數(shù)據(jù)的真實性、完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲介質(zhì)進行移交。4.移交檔案時，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認。三、檔案接收（一）接收主體醫(yī)院檔案管理部門為檔案接收的責(zé)任主體，負責(zé)接收各部門、科室移交的檔案，并進行審核、登記和保管。（二）接收程序1.檔案管理部門收到移交的檔案后，應(yīng)按照移交清單進行核對，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性。2.對不符合移交要求的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時通知移交部門進行補充或整改，直至符合要求。3.經(jīng)核對無誤的檔案，檔案管理部門應(yīng)在《檔案移交清單》上簽字確認，并將檔案入庫保管。4.檔案管理部門應(yīng)建立檔案接收臺賬，詳細記錄檔案的接收時間、移交部門、檔案名稱、數(shù)量等信息，以便查詢和統(tǒng)計。（三）接收標準1.檔案應(yīng)符合國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，具有保存價值。2.檔案應(yīng)分類準確，編號規(guī)范，目錄清晰，便于查找和利用。3.檔案應(yīng)裝訂整齊，字跡清晰，紙張完好，無破損、褪色等現(xiàn)象。4.電子檔案應(yīng)格式規(guī)范，數(shù)據(jù)完整，存儲安全，能夠正常讀取和使用。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（二）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類整理，編制案卷目錄。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案：按照病歷檔案、醫(yī)療統(tǒng)計檔案、醫(yī)療技術(shù)檔案等類別進行分類整理，建立相應(yīng)的檔案索引。3.教學(xué)科研檔案：按照教學(xué)計劃、教學(xué)成果、科研項目、學(xué)術(shù)論文等進行分類整理，便于查詢和統(tǒng)計。4.特殊載體檔案：對照片、錄音、錄像、電子數(shù)據(jù)等特殊載體檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行整理和標注，確保其真實性和完整性。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、組卷合理、編目準確、裝訂規(guī)范。2.檔案整理人員應(yīng)熟悉檔案業(yè)務(wù)，嚴格按照整理標準進行操作，確保檔案整理質(zhì)量。3.檔案整理過程中應(yīng)注意保護檔案的原始風(fēng)貌，不得擅自更改或丟失檔案信息。五、檔案保管（一）保管場所醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行有序排列，上架存放，便于查找和利用。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。4.對電子檔案應(yīng)采取備份存儲、異地存放等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映醫(yī)院主要職能活動和歷史面貌的重要檔案；長期保管的檔案一般為16年至50年；短期保管的檔案為15年以下。檔案保管期限的劃分應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和醫(yī)院實際情況進行確定。六、檔案鑒定（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準為依據(jù)，結(jié)合醫(yī)院實際情況進行鑒定。2.全面分析檔案的內(nèi)容、來源、形式和價值，準確判斷檔案的保存價值。3.嚴格掌握鑒定標準，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。（二）鑒定組織醫(yī)院成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成。鑒定小組負責(zé)對醫(yī)院檔案進行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析其內(nèi)容和價值，確定其保管期限和存毀情況。2.綜合分析法：結(jié)合醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務(wù)需求、歷史沿革等因素，對檔案進行綜合分析，判斷其保存價值。3.價值評估法：根據(jù)檔案的重要性、完整性、稀缺性等因素，對檔案的價值進行評估，確定其保管期限和存毀情況。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，提出初步的存毀意見，并填寫《檔案鑒定意見書》。2.檔案鑒定小組對《檔案鑒定意見書》進行審核，召開鑒定會議，對檔案進行逐件審查，形成鑒定結(jié)論。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的鑒定結(jié)論，對確無保存價值的檔案進行登記造冊，報醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)審批后予以銷毀。4.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全和徹底。銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、移交、接收情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件，對檔案信息進行數(shù)字化管理，實現(xiàn)檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的自動生成和分析。（三）統(tǒng)計要求1.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，為醫(yī)院檔案管理決策提供依據(jù)。3.按照國家有關(guān)規(guī)定，及時向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。八、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)院檔案管理制度，確保檔案信息的安全和保密。2.服務(wù)醫(yī)院發(fā)展原則：檔案利用應(yīng)緊密圍繞醫(yī)院的中心工作，為醫(yī)院管理、醫(yī)療服務(wù)、教學(xué)科研等提供有力支持。3.方便利用原則：簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。（二）利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部各部門、科室因工作需要查閱檔案。2.醫(yī)院職工因個人需要查閱本人檔案。3.外單位因工作需要查閱醫(yī)院檔案，須經(jīng)醫(yī)院檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用程序1.利用者填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門對《檔案查閱申請表》進行審核，批準后安排專人負責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱檔案時，利用者應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.利用者查閱檔案后，應(yīng)及時歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（四）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準不得查閱、利用。2.重要檔案的查閱、利用應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序進行，必要時需經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.醫(yī)院檔案管理部門定期對各部門、科室的檔案移交接收工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.醫(yī)院紀檢監(jiān)察部門對檔案管理工作進行監(jiān)督，確保檔案管理工作依法