PAGE出納檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司出納檔案管理，確保出納檔案的安全、完整與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與出納工作相關(guān)的檔案管理。（三）定義1.出納檔案：指公司在出納業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種票據(jù)、憑證、報(bào)表、文件等資料。2.歸檔：將出納工作中產(chǎn)生的各類文件資料按照規(guī)定的程序和要求整理后移交檔案管理部門保存的過(guò)程。3.保管期限：根據(jù)檔案的重要性和歷史價(jià)值確定的檔案保存時(shí)間。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司的出納檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司出納業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的出納檔案進(jìn)行保密管理，防止信息泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，應(yīng)便于公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和利用檔案。二、檔案分類與編號(hào)（一）分類1.現(xiàn)金收付檔案：包括現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、現(xiàn)金日記賬等。2.銀行存款收付檔案：涵蓋銀行收款憑證、銀行付款憑證、銀行對(duì)賬單、銀行存款日記賬等。3.票據(jù)檔案：如支票、匯票、本票等票據(jù)的領(lǐng)用、使用、作廢記錄及相關(guān)存根。4.報(bào)表檔案：出納編制的各類資金報(bào)表，如資金日?qǐng)?bào)表、資金月報(bào)表等。5.其他檔案：與出納工作相關(guān)的其他文件資料，如出納工作交接記錄、銀行賬戶開(kāi)戶及變更資料等。（二）編號(hào)1.采用年度流水編號(hào)法，以每年為一個(gè)編號(hào)周期。2.具體編號(hào)格式為：年份+類別代碼+流水號(hào)。例如，2023年現(xiàn)金收付檔案的編號(hào)為2023XJ001，其中“2023”表示年份，“XJ”表示現(xiàn)金收付檔案類別代碼，“001”為流水號(hào)。3.類別代碼如下：現(xiàn)金收付檔案：XJ銀行存款收付檔案：YH票據(jù)檔案：PJ報(bào)表檔案：BB其他檔案：QT三、檔案收集與整理（一）收集1.出納人員應(yīng)在每月末對(duì)本月的出納業(yè)務(wù)資料進(jìn)行整理，確保各類票據(jù)、憑證、報(bào)表等齊全。2.對(duì)于銀行存款業(yè)務(wù)，在收到銀行對(duì)賬單后，應(yīng)及時(shí)核對(duì)并收集相關(guān)資料。3.出納工作交接時(shí)，交接雙方應(yīng)認(rèn)真整理交接期間的出納檔案，并辦理交接手續(xù)。（二）整理1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類。2.對(duì)各類憑證、報(bào)表等應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、裝訂，確保整齊、牢固。3.票據(jù)存根應(yīng)按照日期順序排列，注明票據(jù)號(hào)碼、金額、用途等信息。4.對(duì)于破損、褪色的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。四、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.月度檔案應(yīng)在次月上旬完成歸檔。2.年度檔案應(yīng)在次年1月底前完成歸檔。（二）歸檔流程1.出納人員將整理好的檔案移交至公司檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.核對(duì)無(wú)誤后，檔案管理部門按照編號(hào)順序?qū)n案存放于檔案柜中，并建立檔案目錄。五、檔案保管（一）保管期限1.現(xiàn)金收付檔案、銀行存款收付檔案、票據(jù)檔案保管期限為15年。這里主要考慮到這些檔案記錄了公司日常資金流動(dòng)的詳細(xì)情況，15年的時(shí)間跨度能夠滿足公司對(duì)財(cái)務(wù)歷史數(shù)據(jù)查詢、審計(jì)等方面的需求。例如，在涉及稅務(wù)檢查、內(nèi)部財(cái)務(wù)審計(jì)等情況下，15年內(nèi)的資金收付記錄都可能作為重要依據(jù)。2.報(bào)表檔案保管期限為10年。報(bào)表反映了公司特定時(shí)期的財(cái)務(wù)狀況和資金動(dòng)態(tài)，10年的保管期限有助于公司進(jìn)行財(cái)務(wù)分析、業(yè)績(jī)對(duì)比以及對(duì)歷史財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的追溯。3.其他檔案根據(jù)其重要性和實(shí)際需要確定保管期限，但最短不得少于5年。如出納工作交接記錄、銀行賬戶開(kāi)戶及變更資料等，這些檔案對(duì)于明確工作責(zé)任、保障公司財(cái)務(wù)信息的連貫性具有重要意義，5年的保管期限能夠在一定程度上滿足公司內(nèi)部管理和外部監(jiān)管的要求。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，保持庫(kù)房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有損壞、變質(zhì)等情況應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可讀取性。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)與原數(shù)據(jù)分開(kāi)存放，異地保存一份，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。例如，每月將電子檔案?jìng)浞葜烈苿?dòng)硬盤，并將移動(dòng)硬盤存放在公司以外的安全地點(diǎn)。六、檔案查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱出納檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并安排專人在場(chǎng)監(jiān)督查閱，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱出納檔案的，除填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》并經(jīng)審批外，還應(yīng)與檔案管理部門簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、借閱責(zé)任等事項(xiàng)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、污損、拆卷等。4.借閱期滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.保管期限已滿且確無(wú)保存價(jià)值的出納檔案。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聶n案損壞無(wú)法修復(fù)且無(wú)利用價(jià)值。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、檔案管理負(fù)責(zé)人審核，公司總經(jīng)理審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進(jìn)行。監(jiān)銷人員應(yīng)由公司內(nèi)部審計(jì)人員或其他獨(dú)立人員擔(dān)任，確保銷毀過(guò)程的合規(guī)性和公正性。4.銷毀過(guò)程中，應(yīng)詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員和銷毀人員簽字確認(rèn)。5.銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，作為公司檔案管理工作的重要資料。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)與接觸出納檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的出納檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱和借閱范圍，未經(jīng)授權(quán)不得向任何單位和個(gè)人提供。3.在檔案整理、保管、查閱和銷毀等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。例如，在檔案整理和查閱場(chǎng)所設(shè)置門禁系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)等。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防范措施，安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，消除安全隱患。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)采取措施保護(hù)檔案安全，并按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處理。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)出納檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的保管狀況、查閱與借閱手續(xù)的辦理等。2.對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部檢查1.接受國(guó)家有關(guān)部門、會(huì)計(jì)師事務(wù)所等外部機(jī)構(gòu)對(duì)公司出納檔案管理工作的檢查。2.對(duì)于