PAGE行政機關(guān)檔案保管制度一、總則（一）目的為加強行政機關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本行政機關(guān)各部門在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案保管工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則行政機關(guān)的檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一保管，確保檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映行政機關(guān)的工作活動和歷史面貌，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集和整理行政機關(guān)在各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則采取必要的安全防護措施，確保檔案實體和信息的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則檔案保管應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用價值。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本行政機關(guān)設(shè)立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本機關(guān)檔案管理的規(guī)章制度并組織實施。2.負責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計本機關(guān)的各類檔案，確保檔案的完整、準確和安全。3.對檔案進行分類、編目、上架，建立科學(xué)合理的檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。4.開展檔案信息化建設(shè)，將重要檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。5.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定程序銷毀已到保管期限且無保存價值的檔案。6.負責(zé)向同級國家綜合檔案館移交應(yīng)進館的檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高機關(guān)工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。8.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作，對利用效果進行跟蹤反饋。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與本機關(guān)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本機關(guān)形成的各類公文，包括請示、報告、批復(fù)、決定、通知、會議紀要等。3.本機關(guān)召開的重要會議文件、記錄、紀要等。4.本機關(guān)在行政管理、業(yè)務(wù)工作、執(zhí)法監(jiān)督等活動中形成的各類業(yè)務(wù)文件、報表、統(tǒng)計資料等。5.本機關(guān)的工作計劃、總結(jié)、匯報材料、調(diào)研成果等。6.本機關(guān)的人事檔案，包括干部任免、考核、獎懲、工資福利等方面的材料。7.本機關(guān)的財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。8.本機關(guān)的基建檔案，包括工程項目的立項、設(shè)計、施工、竣工驗收等方面的文件和資料。9.本機關(guān)的設(shè)備檔案，包括設(shè)備的購置、安裝、調(diào)試、維修、報廢等方面的記錄。10.本機關(guān)在對外交往中形成的各類文件、協(xié)議、合同等。11.本機關(guān)工作人員在工作中獲得的榮譽證書、獎狀、獎杯等實物檔案。12.其他具有保存價值的文件、資料和實物。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的各類檔案，并定期移交檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的完整性，不得隨意涂改、抽撤、損毀文件。3.對于重要文件和資料，應(yīng)收集原件；如原件已丟失或損壞，可收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存情況。4.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、紙張完好，對于破損、褪色的文件應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。（三）收集時間1.當(dāng)年形成的檔案，應(yīng)在次年上半年完成收集整理工作，并移交檔案管理部門。2.對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時收集整理。3.對于上級機關(guān)下發(fā)的文件，應(yīng)在收到后及時進行登記，并移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（二）整理方法1.文書檔案整理按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類。對每份文件進行編號、編目，填寫文件目錄。將文件按照分類順序裝訂成冊，編制頁碼。填寫檔案盒封面、盒脊項目。2.科技檔案整理按照項目、專業(yè)、時間等進行分類。對每個項目的文件進行編號、編目，建立項目檔案目錄。將項目文件按照分類順序裝訂成冊或裝盒保管。3.會計檔案整理按照會計年度、保管期限進行分類。對會計憑證、賬簿、報表等進行編號、編目，填寫會計檔案目錄。將會計檔案按照分類順序裝訂成冊或裝盒保管。4.人事檔案整理按照干部人事檔案管理規(guī)定進行分類整理。對每份檔案材料進行編號、編目，填寫檔案材料目錄。將檔案材料按照分類順序裝訂成冊或裝盒保管。（三）整理要求1.整理檔案應(yīng)做到分類科學(xué)、編號準確、編目規(guī)范、裝訂整齊。2.檔案整理人員應(yīng)熟悉檔案整理業(yè)務(wù)，嚴格按照整理方法和要求進行操作。3.整理過程中應(yīng)認真核對檔案材料，確保檔案的準確性和完整性。4.整理好的檔案應(yīng)及時移交檔案管理部門進行上架保管。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光及防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在1溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)采用符合國家標準的檔案盒、檔案柜等裝具進行保管。2.檔案盒應(yīng)選用質(zhì)地優(yōu)良、無酸、無腐蝕的材料制作，尺寸應(yīng)符合標準要求。3.檔案柜應(yīng)堅固耐用，具有防火、防潮、防蟲等功能，便于檔案的存放和查找。（三）檔案上架1.將整理好的檔案按照分類順序上架存放，排列應(yīng)整齊有序，便于查找和利用。2.檔案上架應(yīng)遵循從左到右、從上到下的順序，同一類檔案應(yīng)集中存放。3.在檔案柜上應(yīng)標明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于識別和管理。（四）檔案保管期限1.行政機關(guān)檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括本機關(guān)制定的法規(guī)性文件、重要會議文件、重要業(yè)務(wù)文件、人事檔案、財務(wù)檔案等。3.定期保管的檔案期限分為30年、10年兩種。定期保管的檔案主要包括一般性業(yè)務(wù)文件、短期的工作計劃、總結(jié)等。4.檔案保管期限的劃分應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，不得擅自延長或縮短保管期限。（五）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價值和保管期限，對檔案進行逐卷審查，提出存毀意見。4.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，報經(jīng)機關(guān)負責(zé)人批準后，按照規(guī)定程序進行銷毀。5.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全和徹底。（六）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計應(yīng)做到及時、準確、全面，定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。3.檔案統(tǒng)計內(nèi)容應(yīng)包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等。4.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案統(tǒng)計結(jié)果，分析檔案管理工作中存在的問題，及時采取措施加以改進。六、檔案利用（一）利用范圍1.本機關(guān)工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機關(guān)、同級機關(guān)及其他單位因工作需要查閱本機關(guān)檔案。3.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察機關(guān)等因辦案需要查閱本機關(guān)檔案。4.其他符合國家規(guī)定的檔案利用情況。（二）利用手續(xù)1.本機關(guān)工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.上級機關(guān)、同級機關(guān)及其他單位查閱本機關(guān)檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱檔案的目的、內(nèi)容等，經(jīng)本機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察機關(guān)等查閱本機關(guān)檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書或證明材料，經(jīng)本機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。4.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱、借閱申請，對檔案進行審核，符合條件的予以辦理，并按照規(guī)定收取查閱、借閱費用（如有）。5.查閱、借閱檔案人員應(yīng)嚴格遵守檔案利用規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。（三）利用方式1.檔案查閱檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的查閱場所，為查閱人員提供必要的查閱條件。查閱人員應(yīng)在查閱場所內(nèi)查閱檔案，不得將檔案帶出查閱場所。檔案管理部門應(yīng)安排專人負責(zé)協(xié)助查閱，解答查閱人員的疑問。2.檔案借閱借閱檔案應(yīng)嚴格控制借閱期限，一般不得超過[具體期限]。如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認真核對檔案數(shù)量和完整性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進行詳細登記。2.登記內(nèi)容應(yīng)包括查閱、借閱日期、查閱、借閱人員姓名、所在部門、查閱、借閱目的、檔案名稱、數(shù)量、期限等。3.檔案利用登記應(yīng)及時、準確、完整，登記薄應(yīng)妥善保管，以備查詢。（五）利用效果跟蹤1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用效果進行跟蹤反饋，了解查閱、借閱人員對檔案利用的滿意度和意見建議。2.對于重要檔案的利用，檔案管理部門應(yīng)主動與利用人員溝通，了解檔案在工作中的作用和效果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷改進檔案管理工作。3.根據(jù)檔案利用效果跟蹤情況，檔案管理部門應(yīng)及時調(diào)整檔案管理策略，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量和利用價值。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，方便機關(guān)工作人員和社會公眾查閱利用檔案。3.加強檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全和保密。（二）電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)與維護1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)本機關(guān)檔案管理的實際需求，選擇合適的電子檔案管理系統(tǒng)，并組織實施系統(tǒng)建設(shè)。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，滿足檔案管理的各項業(yè)務(wù)需求。3.檔案管理部門應(yīng)定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)的安全可靠。4.加強對電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。（三）電子檔案的收集與整理1.對于新形成的檔案，應(yīng)同步進行電子檔案的收集和整理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.電子檔案的整理應(yīng)按照電子檔案管理系統(tǒng)的要求進行分類、編號、編目等操作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.對電子檔案應(yīng)進行元數(shù)據(jù)采集，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。（四）電子檔案的存儲與備份1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進行數(shù)據(jù)備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保在發(fā)生自然災(zāi)害、設(shè)備故障等情況下數(shù)據(jù)的安全性。3.加強對存儲設(shè)備的管理和維護，定期檢查存儲設(shè)備的運行狀況，及時處理存儲設(shè)備出現(xiàn)的問題。（五）電子