PAGE水利資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司水利資料檔案管理，確保水利資料檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮水利資料檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理及工程建設(shè)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各項目涉及的水利資料檔案管理工作。包括但不限于水利工程項目規(guī)劃、設(shè)計、施工、運行管理等過程中形成的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等檔案資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的水利資料檔案管理部門，對全公司的水利資料檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則水利資料檔案應(yīng)如實反映水利工程建設(shè)和管理的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則涵蓋水利工程從前期論證到后期運行全過程的各類資料，確保檔案資料的全面性。4.準確性原則檔案資料的記錄和整理應(yīng)準確無誤，便于查詢和使用。5.安全性原則采取有效措施確保水利資料檔案的實體安全和信息安全，防止檔案資料的損壞、丟失和泄密。（四）職責分工1.檔案管理部門職責貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司水利資料檔案管理制度。負責集中統(tǒng)一管理公司水利資料檔案，接收、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用各類水利資料檔案。指導和監(jiān)督各部門、各項目的水利資料檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓和考核。定期對水利資料檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和價值。2.各部門職責負責本部門水利資料檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。按照公司檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門移交檔案資料，并配合檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作。明確專人負責本部門水利資料檔案管理工作，保證檔案管理工作的順利開展。3.項目負責人職責負責項目水利資料檔案管理工作的組織和協(xié)調(diào)，確保項目檔案資料的形成、積累與項目建設(shè)同步進行。督促項目各參建單位做好項目檔案資料的收集、整理和歸檔工作，對項目檔案資料的質(zhì)量負責。配合公司檔案管理部門做好項目檔案資料的驗收和移交工作。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.水利工程項目前期文件包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、水資源論證報告、水土保持方案等。2.設(shè)計文件初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更文件等。3.施工過程文件施工組織設(shè)計、施工技術(shù)方案、施工日志、工程質(zhì)量檢驗報告、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗收記錄、分部分項工程驗收記錄等。4.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.竣工驗收文件竣工驗收申請報告、竣工驗收鑒定書、工程決算報告、工程總結(jié)報告等。6.運行管理文件運行管理制度、操作規(guī)程、設(shè)備維護記錄、安全檢查記錄、水質(zhì)監(jiān)測報告等。7.其他相關(guān)文件與水利工程建設(shè)和管理有關(guān)的合同協(xié)議、會議紀要、來往信函、照片、錄像等資料。（二）收集要求1.各部門、各項目應(yīng)明確檔案資料收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集各類水利資料檔案，確保檔案資料的齊全、完整。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，采用耐久性強的書寫材料和載體。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的格式通用、真實有效、安全可靠。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.分類科學、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范、裝訂整齊美觀。（四）整理方法1.分類按照水利工程建設(shè)程序和檔案內(nèi)容的性質(zhì)，將水利資料檔案分為工程前期、工程設(shè)計、工程施工、工程監(jiān)理、工程驗收、運行管理等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況進行細分。2.組卷工程前期文件按照項目階段分別組卷，一個項目的相關(guān)文件組成一卷或多卷。設(shè)計文件按專業(yè)、階段分別組卷，每個專業(yè)的設(shè)計文件組成一卷或多卷。施工文件按單位工程、分部工程、分項工程分別組卷，同一單位工程的文件組成一卷或多卷。監(jiān)理文件按監(jiān)理工作階段和內(nèi)容分別組卷，一個階段或一類內(nèi)容的文件組成一卷或多卷?？⒐を炇瘴募打炇针A段和文件性質(zhì)分別組卷，一個驗收階段或一類文件組成一卷或多卷。運行管理文件按年度或類別分別組卷，一年或一類文件組成一卷或多卷。3.排列卷內(nèi)文件按重要程度、時間順序排列，正文在前，附件在后；批復在前，請示在后；印本在前，定稿在后。4.編號對每卷檔案編制唯一的檔號，檔號由全宗號、目錄號、案卷號組成。全宗號為公司檔案管理部門統(tǒng)一編制的代碼；目錄號為每一類檔案的編號；案卷號為每卷檔案在該目錄下的順序號。5.裝訂拆除卷內(nèi)文件上的金屬物，對破損的文件進行修補，采用三孔一線的方法進行裝訂，確保文件整齊牢固。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門、各項目應(yīng)在檔案資料整理完畢后，及時向公司檔案管理部門歸檔。歸檔時應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認。2.歸檔的檔案資料應(yīng)符合整理要求，檔案管理部門對歸檔的檔案進行檢查驗收，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。（二）保管期限水利資料檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管反映公司主要水利工程建設(shè)和管理活動，對公司和社會具有長遠利用價值的檔案資料，如水利工程項目的可行性研究報告、初步設(shè)計文件、竣工驗收鑒定書等。2.長期保管在較長時間內(nèi)對公司水利工程建設(shè)和管理有查考利用價值的檔案資料，保管期限為16年至50年，如工程施工過程中的重要技術(shù)文件、質(zhì)量檢驗報告等。3.短期保管在較短時間內(nèi)對公司水利工程建設(shè)和管理有參考價值的檔案資料，保管期限為5年至15年，如一般性的會議紀要、來往信函等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲和管理。定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全性和可恢復性。（四）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.嚴格執(zhí)行檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入庫房。檔案管理人員進入庫房應(yīng)做好登記，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、飲食、存放易燃、易爆物品等。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復或復制。四、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.水利資料檔案的利用應(yīng)遵循方便、快捷、高效的原則，為公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理及工程建設(shè)提供有力支持。2.嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用過程中的安全和保密。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱水利資料檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請?zhí)峁┫鄳?yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。2.借閱因特殊情況需要借閱水利資料檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失，按時歸還。3.復制對確需復制的水利資料檔案，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進行復制，并加蓋檔案復制專用章。復制件應(yīng)與原件核對無誤后，方可提供使用。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案的利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱的檔案名稱和數(shù)量、歸還時間等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否仍具有保存價值，是否已過保管期限。2.檔案的完整性和準確性，是否存在重要信息缺失或錯誤。3.檔案的載體是否完好，是否影響檔案的保存和利用。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、檔號、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責人審核、公司主管領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場認真核對檔案銷毀清冊與銷毀檔案是否一致，銷毀完畢后在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的水利資料檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并建立相應(yīng)的元數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合公司水利資料檔案管理的信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.信息安全保障采取有效的信息安全措施，如防火墻、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份等，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，防止檔案信息的泄露和丟失。（三）信息化管理要求