PAGE行政單位檔案相關(guān)制度一、總則（一）目的為加強行政單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在行政管理、決策支持、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本行政單位各部門及全體工作人員在工作活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本行政單位檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則檔案應(yīng)如實反映行政單位各項工作的真實情況，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則加強檔案安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，提高檔案管理效率，方便檔案的查閱、借閱和利用，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本行政單位設(shè)立專門的檔案管理科室，作為檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本單位的檔案管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本行政單位檔案管理規(guī)章制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管本行政單位各部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。3.對檔案進行分類、編號、編目等整理工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案實體安全。5.采用現(xiàn)代化技術(shù)手段，對檔案進行數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用水平。6.按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交檔案，并做好檔案移交過程中的相關(guān)工作。7.開展檔案利用工作，為行政單位各項工作提供檔案信息支持，依法依規(guī)為社會各界提供檔案查閱服務(wù)。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識和檔案管理水平。9.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和評估，不斷完善檔案管理工作機制。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.行政管理類檔案包括行政單位的各類文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、統(tǒng)計報表、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)工作類檔案根據(jù)本行政單位的業(yè)務(wù)特點，收集與業(yè)務(wù)工作相關(guān)的各類文件、合同、協(xié)議、項目資料、業(yè)務(wù)報表等。3.重大活動類檔案對本行政單位組織的重要會議、大型活動、專項工作等形成的檔案進行收集，包括活動方案、通知、議程、講話材料、照片、音像資料等。4.其他類檔案如榮譽證書、錦旗、牌匾等具有保存價值的實物檔案，以及與本行政單位工作相關(guān)的其他有價值的資料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的各類檔案，并定期向檔案管理部門移交。2.檔案收集應(yīng)確保檔案內(nèi)容的真實、完整，不得遺漏重要文件和資料。對收集到的檔案應(yīng)進行初步審核，確保檔案質(zhì)量。3.對于電子文件，應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進行收集，確保電子文件的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全，并與紙質(zhì)文件相對應(yīng)。4.在檔案收集過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施進行處理。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進行分類整理，確保分類科學(xué)合理、層次清晰。3.整理后的檔案應(yīng)符合國家有關(guān)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，做到編號統(tǒng)一、編目準(zhǔn)確、裝訂整齊。（四）檔案整理方法1.分類根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、重大活動類等類別，每個類別下再根據(jù)具體情況進行細(xì)分。例如，行政管理類檔案可分為文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等；業(yè)務(wù)工作類檔案可根據(jù)業(yè)務(wù)領(lǐng)域進一步細(xì)分。2.編號為便于檔案的管理和查找，對整理后的檔案進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，采用阿拉伯?dāng)?shù)字或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式進行編制。例如，文書檔案可按照年度、保管期限、流水號的順序進行編號。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)反映檔案的分類、編號、題名、保管期限等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)詳細(xì)記錄卷內(nèi)每份文件的題名、文號、日期、頁號等信息。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查閱和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得對文件內(nèi)容進行裁剪或損壞。對于不宜裝訂的檔案，如照片、圖紙等，應(yīng)采用專門的裝具進行保管。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件良好的地點，并配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)施等。2.檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進行。3.建立檔案庫房管理制度，嚴(yán)格控制庫房人員出入，定期對庫房進行檢查和清理，確保庫房環(huán)境整潔、安全。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進行存放，按照檔案的分類、編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。同時，應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類、編目、存儲和檢索等管理。3.對于照片、音像等特殊載體檔案，應(yīng)根據(jù)其特點進行專門保管。照片應(yīng)沖印或掃描成電子文件后進行分類存儲，并注明拍攝時間、地點、人物等信息；音像資料應(yīng)進行數(shù)字化處理后存儲，并建立相應(yīng)的目錄索引。（三）檔案保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、定期兩種。1.永久保管的檔案反映本行政單位主要職能活動和歷史面貌的，對國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如本行政單位的重要文件、重大決策、歷史沿革等檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管的檔案定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，如一般性文件、業(yè)務(wù)報表等，可根據(jù)其重要程度確定保管期限。（四）檔案鑒定與銷毀1.定期對保管期滿的檔案進行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價值。對于確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，報經(jīng)本行政單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，并在銷毀過程中進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案信息徹底銷毀。銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期、方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進行處理，不得擅自銷毀。五、檔案的利用（一）檔案利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本行政單位檔案管理規(guī)章制度，確保檔案利用工作的合法性、規(guī)范性。2.服務(wù)為本原則以服務(wù)行政單位各項工作為宗旨，積極主動地為利用者提供檔案信息服務(wù)，提高檔案利用效率。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。（二）檔案利用方式1.查閱本行政單位工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。查閱檔案時，應(yīng)在指定的查閱地點進行，不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.借閱外單位因工作需要借閱本行政單位檔案的，應(yīng)提前向本行政單位提出書面申請，說明借閱目的、內(nèi)容、期限等信息。經(jīng)本行政單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案時，應(yīng)填寫檔案借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，并由借閱人簽字確認(rèn)。檔案借閱期限一般不得超過[具體期限]，確因工作需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責(zé)任。3.出具證明根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可依據(jù)檔案內(nèi)容出具檔案證明。檔案證明應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地反映檔案的相關(guān)信息，并加蓋檔案管理部門印章。出具檔案證明時，應(yīng)嚴(yán)格審核利用者的身份和用途，確保檔案證明的真實性和合法性。（三）檔案利用登記與統(tǒng)計1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、歸還時間等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案查閱人次、借閱數(shù)量、出具證明份數(shù)等。六、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、管理、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的自動化、智能化，提升檔案服務(wù)水平，為行政單位各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）檔案數(shù)字化工作1.制定檔案數(shù)字化工作計劃，按照檔案整理的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號順序，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描。掃描分辨率應(yīng)符合國家有關(guān)檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對數(shù)字化后的檔案圖像進行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等操作，提高圖像質(zhì)量。同時，對數(shù)字化檔案進行數(shù)據(jù)掛接，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。3.將數(shù)字化后的檔案存儲到檔案信息化管理系統(tǒng)中，并進行分類、編目、索引等管理，方便檔案的檢索和利用。（三）檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.選擇功能完善、安全可靠的檔案信息化管理系統(tǒng)，滿足檔案管理工作的各項需求。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計分析等功能模塊，并支持多用戶并發(fā)訪問和數(shù)據(jù)備份恢復(fù)。2.對檔案信息化管理系統(tǒng)進行定制化開發(fā)，根據(jù)本行政單位檔案管理的實際情況，設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)、用戶權(quán)限、業(yè)務(wù)流程等，確保系統(tǒng)的適用性和實用性。3.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，采取身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等技術(shù)手段，保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全。同時，定期對系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。（四）檔案信息資源共享1.建立檔案信息資源共享機制，按照國家有關(guān)規(guī)定和本行政單位的實際需求，確定檔案信息共享的范圍、方式和權(quán)限。2.通過檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)本行政單位內(nèi)部各部門之間的檔案信息共享，方便工作人員查閱和利用檔案。同時，根據(jù)工作需要，逐步推進與其他相關(guān)單位的檔案信息共享，提高檔案信息資源的利用效率。3.加強對檔案信息共享的管理和監(jiān)督，確保檔案信息共享過程中的安全保密，防止檔案信息泄露。對違反檔案信息共享規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)進行處理。七、檔案管理監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機構(gòu)與職責(zé)1.本行政單位設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理人員代表。監(jiān)督檢查小組負(fù)責(zé)對本行政單位檔案管理工作進行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查小組的職責(zé)包括：制定檔案管理監(jiān)督檢查計劃，組織開展檔案管理工作的日常檢查和專項檢查；對檔案管理部門和各部門檔案管理工作進行考核評價；發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，及時提出整改意見并督促落實；對違反檔案管理規(guī)章制度的行為進行調(diào)查處理。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合制度規(guī)定。2.檔案管理部門的工作開展情況，如檔案庫房管理、檔案信息化建設(shè)、檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)等工作是否落實到位。3.各部門檔案管理工作情況，包括檔案收集的及時性、完整性，檔案整理的規(guī)范性，檔案保管的安全性等。4.檔案利用工作情況，如檔案查閱、借閱、出具證明等手續(xù)是否齊全，利用登記是否準(zhǔn)確，檔案信息安全是否得到保障等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查監(jiān)督檢查小組定期對檔案管理工作進行全面檢查，檢查周期為[具體時間間隔]。檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案管理部門工作開展情況、各部門檔案管理工作情況等。檢查結(jié)束后，應(yīng)形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題進行分析總結(jié)，并提出整改建議。2.專項檢查根據(jù)檔案管理工作的重點和難點問題，適時開展專項檢查。專項檢查內(nèi)容具有針對性，如檔案數(shù)字化工作專項檢查、檔案安全保密專項檢查等。專項檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查重點和方法，確保檢查工作的有效性。3.日常巡查檔案管理部門工作人員對檔案管理工作進行日常巡查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理工作中存在的問題。日常巡查可采取實地查看、查閱檔案、詢問工