PAGE企業(yè)檔案治理制度范本一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的檔案管理工作。（三）定義1.檔案：指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括文件、合同、報表、圖紙、照片、音像等。2.檔案管理：指對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作的總稱。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集公司在各項活動中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行保密管理。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項工作提供有力支持。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立綜合管理部門作為檔案管理部門，負責(zé)公司檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.對檔案進行鑒定，定期清理過期檔案，提出銷毀意見。3.負責(zé)檔案的保管，確保檔案的安全，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。6.參與公司重大活動和項目的檔案收集、整理工作，確保檔案的完整準確。7.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進措施和建議。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，定期向檔案管理部門移交。2.協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的查閱、借閱等利用工作。3.對本部門檔案的完整性、準確性負責(zé)，發(fā)現(xiàn)問題及時向檔案管理部門報告。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷過程中形成的各類文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司各類會議文件、記錄、紀要等。4.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.公司各類業(yè)務(wù)報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、財務(wù)資料等。6.公司工程建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、驗收等文件。7.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等過程中形成的文件。8.公司人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。9.公司的宣傳資料、廣告策劃、新聞報道等。10.公司的榮譽證書、獲獎文件等。11.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)在形成后立即移交檔案管理部門。3.檔案收集過程中要注意保持文件的原始性和完整性，不得隨意涂改、損壞。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般分為行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財務(wù)審計類、人事檔案類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊牢固。5.上架：將整理好的檔案上架存放，便于查找和管理。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、防蟲藥品、滅火器、溫濕度計等。2.定期對保管設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。（三）檔案存放1.按照檔案分類編號順序，將檔案存放于檔案柜或檔案架上，做到排列有序，便于查找。2.將重要檔案和常用檔案存放在便于取用的位置。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期檢查和更新。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。3.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。5.具體檔案保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定。（五）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，報公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)。2.從公司實際出發(fā)，全面分析檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，判斷其保存價值。2.綜合分析：結(jié)合公司發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務(wù)需求等因素，綜合分析檔案的價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀審批表》。2.《檔案銷毀審批表》經(jīng)部門負責(zé)人、檔案管理部門負責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。5.《檔案銷毀審批表》和《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個人事務(wù)查閱與本人相關(guān)的檔案。3.外部單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。2.借閱：因工作需要長期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個工作日。（三）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱：利用者填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后，到檔案管理部門查閱。2.內(nèi)部借閱：利用者填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)部門負責(zé)人、檔案管理部門負責(zé)人簽字后，辦理借閱手續(xù)。3.外部查閱：外部單位查閱公司檔案，須提交查閱申請函，注明查閱內(nèi)容、目的等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。4.外部借閱：外部單位借閱公司檔案，須提交借閱申請函，注明借閱期限、用途等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，簽訂保密協(xié)議，辦理借閱手續(xù)。（四）利用登記1.檔案管理部門對檔案利用情況進行登記，記錄利用者姓名、部門、利用時間、檔案名稱、查閱或借閱期限等信息。2.利用登記應(yīng)及時、準確、完整，便于查詢和統(tǒng)計。（五）歸還與續(xù)借1.借閱檔案到期后，利用者應(yīng)按時歸還檔案，如需續(xù)借，應(yīng)重新辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，追究責(zé)任。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的電子文件收集齊全，按照檔案整理原則進行分類、編號、編目等整理工作。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，確保長期可讀性。3.對電子文件的元數(shù)據(jù)進行收集和整理，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件的題名、日期、作者、格式等信息。（二）電子檔案的存儲與備份1.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，存儲設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能。2.定期對電子檔案進行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.建立電子檔案存儲目錄，便于查找和管理。（三）電子檔案的利用1.電子檔案利用方式與紙質(zhì)檔案相同，利用者可通過網(wǎng)絡(luò)查詢、下載等方式獲取電子檔案。2.檔案管理部門應(yīng)確保電子檔案利用系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，防止電子檔案被非法篡改或泄露。（四）電子檔案的維護1.定期對電子檔案進行檢查，確保電子檔案的完整性和可讀性。2.對電子檔案存儲設(shè)備進行維護和更新，防止設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理要求，及時調(diào)整電子檔案管理系統(tǒng)。八、保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密等重要信息的檔案。2.公司與外部單位簽訂的保密協(xié)議中涉及的檔案。（二）保密措施1.對保密檔案實行專人專柜保管，嚴格限制查閱和借閱范圍。2.查閱和借閱保密檔案時，利用者應(yīng)簽訂保密承諾書，不得泄露檔案內(nèi)容。3.檔案管理人員應(yīng)對保密檔案的利用情況進行跟蹤，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。