PAGE學(xué)院文書檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)院文書檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)院各部門在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文書檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。學(xué)院文書檔案由學(xué)院辦公室集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文書檔案的收集、整理和移交工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。歸檔的文書材料應(yīng)真實(shí)反映學(xué)院各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.完整系統(tǒng)原則。應(yīng)保證歸檔文書材料的齊全完整，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)，便于查找利用。4.及時(shí)歸檔原則。各部門應(yīng)在文書處理完畢后及時(shí)將相關(guān)材料歸檔，不得積壓或拖延。二、歸檔范圍（一）上級(jí)文件1.上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與學(xué)院工作相關(guān)的各類文件，包括指示、通知、通報(bào)、決定、批復(fù)等。2.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查學(xué)院工作形成的文件、講話、批示等材料。（二）學(xué)院文件1.學(xué)院黨委會(huì)、院長辦公會(huì)、黨政聯(lián)席會(huì)等會(huì)議形成的會(huì)議紀(jì)要、決議、記錄等文件。2.學(xué)院制定的各類規(guī)章制度、辦法、細(xì)則、規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。3.學(xué)院與上級(jí)主管部門、其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作意向書等文件。4.學(xué)院發(fā)布的各類通知、通報(bào)、通告、公告等文件。5.學(xué)院教職工的任免、獎(jiǎng)懲、考核、職稱評(píng)定等文件。6.學(xué)院教學(xué)、科研、管理等方面的工作文件，如教學(xué)計(jì)劃、課程安排、科研項(xiàng)目申報(bào)書、結(jié)題報(bào)告、學(xué)生成績單、畢業(yè)生就業(yè)方案等。（三）部門文件1.各部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、會(huì)議記錄等文件。2.各部門開展專項(xiàng)工作形成的文件材料，如招生工作文件、就業(yè)工作文件、學(xué)科建設(shè)文件、師資隊(duì)伍建設(shè)文件等。3.各部門與其他單位或部門之間的往來文件，如函件、介紹信、證明等。（四）學(xué)生文件1.學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡、成績單、獎(jiǎng)懲記錄、畢業(yè)登記表等學(xué)籍管理文件。2.學(xué)生黨團(tuán)組織關(guān)系材料、入黨申請(qǐng)書、思想?yún)R報(bào)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)等黨團(tuán)建設(shè)文件。3.學(xué)生社會(huì)實(shí)踐、實(shí)習(xí)、畢業(yè)設(shè)計(jì)等實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)形成的文件材料。（五）其他文件1.學(xué)院舉辦的各類活動(dòng)形成的文件材料，如運(yùn)動(dòng)會(huì)、文藝演出、學(xué)術(shù)講座等活動(dòng)的通知、方案、總結(jié)、照片、錄像等。2.學(xué)院收到的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物的相關(guān)材料，如證書復(fù)印件、頒獎(jiǎng)文件、照片等。3.學(xué)院與校友之間的往來信件、校友捐贈(zèng)材料等。三、歸檔要求（一）文件材料齊全完整各部門應(yīng)認(rèn)真收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全完整，不得遺漏重要文件。（二）文件材料真實(shí)準(zhǔn)確歸檔的文件材料應(yīng)內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，不得弄虛作假。（三）文件材料格式規(guī)范歸檔的文件材料應(yīng)格式規(guī)范，紙張大小統(tǒng)一為A4紙，字跡清晰，簽字蓋章完整。（四）文件材料分類科學(xué)應(yīng)按照本制度規(guī)定的分類方法對(duì)文件材料進(jìn)行分類，確保分類科學(xué)合理，便于查找利用。（五）文件材料裝訂整齊歸檔的文件材料應(yīng)按照順序排列，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。四、歸檔時(shí)間（一）當(dāng)年形成的文件材料1.各部門應(yīng)于次年3月底前將上一年度形成的文件材料整理歸檔完畢，并移交學(xué)院辦公室。2.學(xué)院辦公室應(yīng)在收到各部門移交的文件材料后及時(shí)進(jìn)行審核、整理和上架歸檔。（二）跨年度形成的文件材料對(duì)于跨年度形成的文件材料，應(yīng)在文件材料辦結(jié)后及時(shí)歸檔，歸入文件內(nèi)容針對(duì)的年度。五、歸檔程序（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，定期對(duì)本部門的文件材料進(jìn)行清理和收集。2.收集的文件材料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件及相關(guān)的實(shí)物材料等。（二）整理1.各部門收集的文件材料應(yīng)按照本制度規(guī)定的分類方法進(jìn)行分類整理，同一類文件應(yīng)按照時(shí)間順序排列。2.對(duì)每份文件材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件材料目錄清單，目錄清單應(yīng)包括文件編號(hào)、文號(hào)、標(biāo)題、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容。3.對(duì)電子文件應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行命名、分類存儲(chǔ)，并建立電子文件目錄清單。（三）裝訂1.對(duì)紙質(zhì)文件材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。2.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一為A4紙。（四）編目1.應(yīng)按照檔案管理的要求對(duì)歸檔文件進(jìn)行編目，編制檔案目錄，檔案目錄應(yīng)包括檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容。2.檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并一式兩份，一份隨檔案存放，一份作為檢索工具。（五）裝盒1.將整理好的文件材料裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)按照檔案目錄順序排列。2.在檔案盒上應(yīng)填寫檔號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等內(nèi)容，并粘貼檔案盒脊背標(biāo)簽。（六）移交1.各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交學(xué)院辦公室，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案盒編號(hào)、檔號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、題名、頁數(shù)等內(nèi)容。2.學(xué)院辦公室應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案移交清單，對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行整改。六、檔案保管（一）保管場所學(xué)院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等，以保證檔案的正常保管。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映學(xué)院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)院有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映學(xué)院一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映學(xué)院一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（四）檔案清查1.學(xué)院辦公室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、泄密等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。七、檔案利用（一）利用原則1.依法利用原則。檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)院的相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)教學(xué)科研原則。檔案利用應(yīng)緊密圍繞學(xué)院的教學(xué)、科研和管理工作，為學(xué)院的發(fā)展提供有力支持。3.方便快捷原則。應(yīng)建立便捷的檔案利用服務(wù)機(jī)制，提高檔案利用效率，滿足利用者的需求。（二）利用范圍1.學(xué)院內(nèi)部人員因教學(xué)、科研、管理等工作需要查閱檔案材料的。2.上級(jí)主管部門、其他單位或個(gè)人因工作需要查閱學(xué)院檔案材料的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.學(xué)院內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)院辦公室辦理查閱手續(xù)。2.上級(jí)主管部門、其他單位或個(gè)人查閱學(xué)院檔案，應(yīng)提前向?qū)W院辦公室提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、范圍和時(shí)間等，經(jīng)學(xué)院辦公室審核同意后，辦理查閱手續(xù)。3.查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。（四）利用登記學(xué)院辦公室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱檔案內(nèi)容、查閱目的等。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以維護(hù)檔案的完整與安全為前提、便于利用的原則。（二）鑒定組織學(xué)院成立檔案鑒定工作小組，由學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映學(xué)院的主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌。2.檔案的保存價(jià)值和保管期限是否合理。3.檔案是否齊全完整，是否有重復(fù)、多余或無保存價(jià)值的文件材料。（四）鑒定方法1.直接鑒定法。對(duì)每份檔案材料進(jìn)行直接審查，判斷其保存價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法。對(duì)檔案的形成背景、來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行綜合分析，確定其保存價(jià)值和保管期限。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2