PAGE檔案管理制度完整一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、信函、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.真實完整原則檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率，滿足公司各項工作對檔案信息的需求。4.安全保密原則嚴格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善公司檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負責公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，指導各部門的檔案管理工作。3.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。4.負責公司檔案的數(shù)字化處理，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索利用。5.負責公司檔案的鑒定、銷毀工作，定期對檔案進行清理，確保檔案的質(zhì)量和安全。6.負責公司檔案的查閱、借閱、復印等利用服務(wù)工作，按照規(guī)定為公司內(nèi)部人員和外部單位提供檔案信息。7.負責公司檔案庫房的管理，確保檔案庫房的安全、整潔和溫濕度適宜，配備必要的檔案保管設(shè)備和設(shè)施。8.負責公司重大活動、重要項目檔案的專項管理工作，確保檔案的及時收集和整理。9.負責組織公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）各部門職責1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整和準確。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案移交至綜合管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.負責本部門檔案的日常查閱和利用工作，嚴格遵守檔案查閱和借閱規(guī)定，確保檔案的安全。4.積極配合綜合管理部門做好檔案管理的各項工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，具有良好的職業(yè)道德和責任心。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的質(zhì)量和規(guī)范。3.負責檔案的數(shù)字化處理，錄入檔案信息，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并定期進行維護和更新。4.負責檔案的查閱、借閱、復印等利用服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，及時登記和歸還檔案。5.負責檔案庫房的管理，定期檢查檔案的保管狀況，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。6.負責檔案的鑒定和銷毀工作，提出檔案鑒定意見，按照規(guī)定程序進行檔案銷毀。7.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓和學習，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。8.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議、董事會決議等。2.公司各項管理制度、規(guī)定及實施細則。3.公司年度工作計劃、總結(jié)、報告等。4.公司各類會議記錄、紀要。5.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。6.公司財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。7.公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各類文件，如生產(chǎn)計劃、采購合同、銷售合同、質(zhì)量檢驗報告等。8.公司人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、薪資檔案、培訓記錄、考核記錄等。9.公司科研項目檔案，包括項目立項報告、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、成果鑒定等。10.公司工程建設(shè)項目檔案，包括項目可行性研究報告建筑工程規(guī)劃許可證、施工圖紙、竣工驗收報告等。11.公司設(shè)備檔案，包括設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備維護保養(yǎng)記錄、設(shè)備報廢申請等。12.公司行政事務(wù)檔案，包括辦公用品采購記錄、車輛使用記錄、辦公場地租賃協(xié)議等。13.公司宣傳資料、廣告策劃方案、活動照片、音像資料等。14.公司收到和發(fā)出的各類信函、傳真、電子郵件等。15.其他具有保存價值的文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門在工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性和及時性。2.檔案收集應(yīng)遵循真實、準確、完整的原則，不得遺漏重要文件和資料。3.對于電子文件，應(yīng)及時進行備份，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲。4.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和檢索利用。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般分為行政管理類、人事管理類、財務(wù)管理類、生產(chǎn)經(jīng)營類、科研項目類、工程建設(shè)類、設(shè)備管理類、行政事務(wù)類、宣傳類等類別。2編號對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、密級等信息，以便于檔案的查閱和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.上架將整理好的檔案上架存放，按照編號順序排列，便于檔案的保管和查找。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為15年至50年。3.短期保管凡是反映公司短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件，確保檔案的安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫濕度適宜，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)分類存放，按照編號順序排列上架，便于查找和管理。4.對紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如霉變檔案應(yīng)及時進行干燥處理，破損檔案應(yīng)及時進行修復或復制。5.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全。6.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備和設(shè)施，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護。7.檔案庫房應(yīng)安裝防盜報警裝置和監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房的安全。（三）檔案的鑒定與銷毀1.鑒定綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和密級。鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同進行，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷檔案的價值和保管期限。2.銷毀對已超過保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，經(jīng)綜合管理部門負責人審核、公司分管領(lǐng)導批準后，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同進行銷毀，并在銷毀清單上簽字確認。銷毀檔案應(yīng)采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息的徹底銷毀。嚴禁將應(yīng)銷毀的檔案出售或贈送他人。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到綜合管理部門查閱檔案。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表的要求提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。3.查閱檔案一般應(yīng)在檔案閱覽室進行，如需帶出檔案閱覽室查閱的，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)。4.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上圈劃、批注或污損檔案。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報綜合管理部門負責人審批。2.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時，借閱人員應(yīng)向檔案管理人員出具本人有效身份證件，并辦理借閱登記手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)將檔案借閱情況進行詳細記錄，包括借閱人員姓名、部門、借閱檔案名稱、編號、借閱期限、歸還日期等信息。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復印、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要復印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負責人批準。5.借閱人員應(yīng)按時歸還借閱的檔案，如逾期未還的，檔案管理人員應(yīng)及時催還。如因特殊原因不能按時歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失的，借閱人員應(yīng)承擔相應(yīng)的責任。（三）外部單位查閱與借閱1.外部單位因工作需要查閱或借閱公司檔案的，應(yīng)提前向公司綜合管理部門提出申請，說明查閱或借閱檔案的目的、內(nèi)容、范圍等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.公司綜合管理部門應(yīng)根據(jù)外部單位的申請，進行審核，并報公司分管領(lǐng)導批準。經(jīng)批準后，外部單位方可查閱或借閱公司檔案。3.外部單位查閱或借閱公司檔案時，應(yīng)安排專人負責陪同，并在檔案查閱或借閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。外部單位查閱或借閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。4.外部單位查閱或借閱公司檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長查閱或借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.外部單位查閱或借閱公司檔案時，應(yīng)向公司綜合管理部門出具單位介紹信和查閱或借閱人員有效身份證件，并辦理查閱或借閱登記手續(xù)。公司綜合管理部門應(yīng)將外部單位查閱或借閱檔案情況進行詳細記錄，包括查閱或借閱單位名稱、查閱或借閱人員姓名、查閱或借閱檔案名稱、編號、查閱或借閱期限、歸還日期等信息。6.外部單位查閱或借閱公司檔案后，應(yīng)按時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。如因特殊原因不能按時歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。7.外部單位如需復印或摘錄公司檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)公司綜合管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行辦理。復印或摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)加蓋公司檔案專用章，并注明復印或摘錄的日期、份數(shù)等信息。六、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的電子文件收集齊全，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理。2.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步收集，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。3.電子文件的整理應(yīng)遵循便于管理和利用的原則，按照檔案分類方案進行分類、編號、編目等工作。（二）電子檔案的存儲與保管1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全。2.電子檔案的存儲環(huán)境應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件，確保電子檔案的安全。3.電子檔案應(yīng)按照檔案分類方案進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并定期進行維護和更新。4.電子檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限管理，不同用戶只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的電子檔案，確保電子檔案的安全和保密。（三）電子檔案的查閱與利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱電子檔案的，應(yīng)通過公司電子檔案管理系統(tǒng)進行查閱，并按照系統(tǒng)提示進行操作。2.在查閱電子檔案時，查閱人員應(yīng)遵守系統(tǒng)的使用規(guī)定，不得擅自修改、刪除電子檔案內(nèi)容。如需打印或下載電子檔案的，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行辦理。3.公司內(nèi)部人員如需將電子檔案帶出公司查閱的，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行