PAGE鐵路項目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強鐵路項目檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在鐵路建設、運營和管理中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司承擔的所有鐵路項目從項目前期策劃、可行性研究、設計、施工、監(jiān)理到竣工驗收等全過程形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則。公司設立檔案管理機構，負責全公司鐵路項目檔案工作的統(tǒng)一領導；各項目部門按照職責分工，負責本項目檔案的具體管理工作，接受公司檔案管理機構的監(jiān)督指導。2.完整準確原則。項目檔案應全面反映項目建設全過程的真實情況，準確記錄項目建設中的各項活動和成果，做到內容完整、數(shù)據(jù)準確、圖物相符。3.同步管理原則。項目檔案管理工作應與項目建設進度同步，做到工程進度與檔案形成進度同步，確保檔案的及時收集、整理和歸檔。4.安全保密原則。嚴格遵守國家有關檔案安全保密的規(guī)定，采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責（一）公司檔案管理機構職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定公司鐵路項目檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負責對全公司鐵路項目檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導。3.集中統(tǒng)一管理公司重要鐵路項目檔案，接收、保管和提供利用公司本部及所屬單位報送的項目檔案。4.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育工作，提高檔案管理人員的業(yè)務素質和全員檔案意識。5.參與公司鐵路項目建設過程中的檔案管理檢查和驗收工作，對不符合檔案管理要求的項目提出整改意見。（二）項目部門職責1.負責本項目檔案管理工作的組織實施，建立健全項目檔案管理工作機制，明確檔案管理崗位和人員職責。2.按照檔案管理要求，負責組織項目各環(huán)節(jié)檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案的完整、準確和系統(tǒng)。3.指導和監(jiān)督項目各參建單位的檔案管理工作，定期檢查檔案管理情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。4.配合公司檔案管理機構做好項目檔案的移交、驗收等工作，提供項目建設過程中的檔案利用服務。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，負責所在項目或部門檔案的日常管理工作。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.負責檔案的保管和保護工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和霉變等。4.負責檔案的查閱、借閱登記和利用服務工作，嚴格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時收回借出的檔案。5.負責檔案信息化建設工作，將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)上查詢利用。6.參與項目檔案的驗收和移交工作，提供檔案驗收相關資料和數(shù)據(jù)。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.鐵路項目建設過程中，各部門和參建單位應按照職責分工，及時形成項目建設所需的各種文件材料，包括紙質文件、電子文件、圖紙、圖表、聲像材料等。2.文件材料的形成應符合國家有關法律法規(guī)、行業(yè)標準和公司的規(guī)定要求，內容真實、準確、完整，格式規(guī)范統(tǒng)一。（二）文件材料的收集范圍1.項目前期文件材料：包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設用地預審意見、項目立項批復等。2.設計文件材料：包括初步設計、施工圖設計文件、設計變更文件等，以及設計過程中形成的各類圖紙、計算書、說明書等。3.施工文件材料：包括施工組織設計、施工方案、技術交底、施工日志、工程質量檢驗評定記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設備質量證明文件、試驗檢測報告等。4.監(jiān)理文件材料：包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質量評估報告等。5.設備文件材料：包括設備采購合同、設備安裝調試記錄、設備運行維護手冊等。6.竣工驗收文件材料：包括竣工驗收申請報告、竣工驗收鑒定書、工程總結報告、竣工圖等。7.其他文件材料：包括項目建設過程中的會議紀要、來往信函、請示報告、合同協(xié)議等。（三）文件材料的收集要求1.各部門和參建單位應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時收集和完整歸檔。2.對項目建設過程中形成的各類文件材料，應按照分類標準進行收集整理，做到分類清晰、組卷合理。3.收集的文件材料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，紙質文件應使用耐久性強的書寫材料，電子文件應采用通用格式存儲，并確保數(shù)據(jù)的真實性和完整性。4.對重要文件材料應進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.區(qū)分不同價值，將重要文件和一般文件分別整理，便于重點保管和查閱。3.便于計算機管理，按照檔案管理系統(tǒng)的要求進行整理，確保檔案信息的準確錄入和快速檢索。（二）整理方法1.紙質檔案整理：按照文件材料的類別、年度、保管期限等進行分類，編制卷內目錄，裝訂成冊，填寫案卷封面、卷內備考表等。2.電子檔案整理：按照檔案管理系統(tǒng)的分類要求，對電子文件進行分類存儲，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子文件的題名、日期、責任者等信息準確完整。同時，對電子文件進行備份，存儲在不同的介質上，防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案整理：對照片、錄音、錄像等聲像材料進行整理，編寫文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息，按照類別和時間順序進行編號，裝入檔案盒保存。（三）歸檔要求1.項目檔案應在項目建設過程中及時歸檔，確保檔案的連續(xù)性和完整性。一般應在項目單項工程竣工后三個月內完成歸檔工作，項目整體竣工驗收后六個月內完成全部檔案的歸檔工作。2.歸檔的檔案應編制檔案目錄，填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方簽字確認。檔案移交清單應包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.檔案管理人員應對歸檔的檔案進行認真核對，確保檔案的整理質量和數(shù)量準確無誤。對不符合要求的檔案，應及時通知相關部門進行整改。五、檔案的保管與保護（一）保管場所1.公司應設立專門的檔案庫房，用于存放鐵路項目檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等，滿足檔案保管的要求。（二）保管方式1.紙質檔案應按照檔案類別、年度、保管期限等順序排列，存放在檔案密集架上，便于查閱和管理。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應分別存儲在不同的介質上，存放在不同的地點。3.聲像檔案應按照類別和時間順序排列，存放在檔案盒或光盤盒中，注明相關信息，便于查找和利用。（三）保護措施1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。2.采取有效的防蟲、防霉、防火、防盜等措施，防止檔案受到損害。檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行消毒處理。3.加強檔案信息化安全管理，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護設施，防止電子檔案信息泄露和被篡改。定期對檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。六、檔案的利用與服務（一）利用范圍1.公司內部各部門因工作需要查閱、借閱項目檔案的，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱、借閱項目檔案的，應經(jīng)公司檔案管理機構同意，并按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案：檔案管理人員應根據(jù)查閱人員的需求，提供相應的檔案供查閱。查閱人員應在檔案查閱室進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。2.借閱檔案：因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責人簽字同意后，報公司檔案管理機構審批。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、復印、拍照、摘錄檔案內容。（三）利用服務1.檔案管理人員應熱情接待查閱、借閱人員，及時提供檔案利用服務，解答查閱、借閱人員的疑問。2.根據(jù)查閱、借閱人員的需求，檔案管理人員可提供檔案復制服務。復制檔案應按照規(guī)定進行登記，并收取相應的復制費用。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.堅持全面審查、準確判定檔案價值的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。2.遵循保持歷史聯(lián)系、便于保管利用的原則，對檔案進行合理的鑒定和處置。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理機構負責人、項目部門負責人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對公司鐵路項目檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合鐵路項目檔案的特點，對檔案進行逐卷、逐件鑒定。2.鑒定檔案價值時，應考慮檔案的內容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值。對具有重要歷史價值、科研價值、經(jīng)濟價值的檔案，應適當延長保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理機構編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司檔案鑒