PAGE檔案正版軟件采購制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理工作的規(guī)范化、信息化建設(shè)，確保檔案信息的安全與可靠，保障正版軟件的合法使用，特制定本檔案正版軟件采購制度（以下簡稱“本制度”）。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理工作中正版軟件的采購活動，包括但不限于檔案管理系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)備份軟件、文檔編輯軟件等與檔案工作相關(guān)的各類軟件。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保軟件采購活動合法合規(guī)。2.正版化原則：采購的軟件必須為正版軟件，杜絕使用未經(jīng)授權(quán)的盜版軟件，維護軟件著作權(quán)人的合法權(quán)益。3.實用性原則：根據(jù)檔案管理工作的實際需求，采購具備相應(yīng)功能且實用的軟件，確保滿足工作流程和業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。4.安全性原則：優(yōu)先考慮軟件的安全性，包括數(shù)據(jù)加密、訪問控制、漏洞管理等功能，保障檔案信息的安全存儲與傳輸。5.成本效益原則：在滿足工作需求的前提下，合理控制軟件采購成本，提高資金使用效益。二、職責(zé)分工（一）檔案管理部門1.負責(zé)提出檔案管理工作中軟件采購的需求，結(jié)合實際業(yè)務(wù)流程和發(fā)展規(guī)劃，明確所需軟件的功能、性能等要求。2.參與軟件選型、采購談判等工作，提供專業(yè)意見和建議，協(xié)助評估軟件供應(yīng)商及產(chǎn)品的適用性。3.負責(zé)對采購的正版軟件進行驗收，檢查軟件的功能、版本、授權(quán)等是否符合合同要求，并組織相關(guān)培訓(xùn)工作。4.負責(zé)建立和維護檔案正版軟件使用臺賬，記錄軟件名稱、版本、購買時間、使用期限、維護情況等信息。5.監(jiān)督和管理檔案正版軟件的使用情況，確保軟件的正確使用和安全運行，及時發(fā)現(xiàn)并處理軟件使用過程中出現(xiàn)的問題。（二）信息技術(shù)部門1.負責(zé)從技術(shù)角度對檔案管理部門提出的軟件采購需求進行審核，評估軟件與公司/組織現(xiàn)有信息技術(shù)環(huán)境的兼容性和可擴展性。2.協(xié)助檔案管理部門進行軟件選型，提供技術(shù)方面的專業(yè)支持，參與采購談判，對軟件的技術(shù)架構(gòu)、性能指標等進行評估。3.負責(zé)組織軟件的安裝、調(diào)試和系統(tǒng)集成工作，確保軟件能夠正常運行，并與公司/組織其他信息化系統(tǒng)進行有效對接。4.負責(zé)制定和實施軟件的技術(shù)維護方案，保障軟件系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，及時處理軟件系統(tǒng)出現(xiàn)的技術(shù)故障和安全隱患。5.配合檔案管理部門進行軟件驗收工作，提供技術(shù)驗收報告。（三）財務(wù)部門1.負責(zé)審核軟件采購預(yù)算，根據(jù)公司/組織的財務(wù)狀況和業(yè)務(wù)需求，合理安排軟件采購資金。2.參與軟件采購合同的審核，對合同中的價格條款、付款方式等進行把關(guān)，確保財務(wù)支出的合理性和合規(guī)性。3.負責(zé)辦理軟件采購款項的支付手續(xù)，按照合同約定及時、準確地支付軟件采購費用。4.對軟件采購費用進行核算和管理，定期進行財務(wù)分析，為公司/組織的軟件采購決策提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）采購部門1.負責(zé)按照公司/組織的采購流程，組織實施檔案正版軟件的采購工作。2.負責(zé)尋找、篩選和評估軟件供應(yīng)商，建立軟件供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的產(chǎn)品資料、資質(zhì)證明、業(yè)績情況等信息。3.組織采購談判，與軟件供應(yīng)商就軟件價格、功能、服務(wù)、授權(quán)等條款進行協(xié)商，簽訂采購合同。4.負責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，確保軟件按時、按質(zhì)、按量交付。（五）審計部門1.負責(zé)對檔案正版軟件采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購過程是否符合公司/組織的采購制度和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.審查采購合同的合法性、合規(guī)性和完整性，對采購資金的使用情況進行審計，防止出現(xiàn)違規(guī)采購和資金浪費現(xiàn)象。3.對軟件采購項目的效益進行評估，提出審計意見和建議，促進公司/組織提高軟件采購的管理水平和資金使用效益。三、軟件采購流程（一）需求提出檔案管理部門根據(jù)檔案管理工作的實際需求，結(jié)合業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和信息化建設(shè)目標，定期或不定期提出軟件采購需求。需求應(yīng)明確軟件的功能要求、性能指標、使用范圍、預(yù)期效果等內(nèi)容，并填寫《檔案正版軟件采購需求申請表》。（二）需求審核1.信息技術(shù)部門對檔案管理部門提交的《檔案正版軟件采購需求申請表》進行技術(shù)審核，評估軟件與公司/組織現(xiàn)有信息技術(shù)環(huán)境的兼容性和可擴展性，提出技術(shù)審核意見。2.財務(wù)部門對軟件采購預(yù)算進行審核，根據(jù)公司/組織的財務(wù)狀況和業(yè)務(wù)需求，確定是否具備采購資金，并提出預(yù)算審核意見。（三）選型與評估1.采購部門根據(jù)需求審核意見，在已建立的軟件供應(yīng)商信息庫中篩選符合要求的供應(yīng)商，或通過市場調(diào)研、行業(yè)推薦等方式尋找潛在供應(yīng)商。2.采購部門向篩選出的供應(yīng)商發(fā)出軟件采購需求邀請，要求供應(yīng)商提供詳細的產(chǎn)品資料、解決方案、報價清單、授權(quán)證明等文件。3.檔案管理部門、信息技術(shù)部門等相關(guān)人員組成選型評估小組，對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品和服務(wù)進行綜合評估。評估內(nèi)容包括軟件功能、性能、安全性、穩(wěn)定性、兼容性、售后服務(wù)、價格等方面。選型評估小組應(yīng)根據(jù)評估結(jié)果填寫《檔案正版軟件選型評估報告》，推薦擬采購的軟件產(chǎn)品和供應(yīng)商。（四）采購談判采購部門根據(jù)選型評估小組的推薦意見，與選定的軟件供應(yīng)商進行采購談判。談判內(nèi)容包括軟件價格、功能、服務(wù)、授權(quán)、交付時間、培訓(xùn)計劃、售后服務(wù)承諾等條款。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商達成一致意見后，起草采購合同草案。（五）合同審核與簽訂1.采購合同草案提交給檔案管理部門、信息技術(shù)部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門進行審核。各部門應(yīng)從自身職責(zé)角度對合同條款進行審查，重點關(guān)注合同的合法性、合規(guī)性、完整性、準確性以及與公司/組織利益的一致性。2.各部門審核通過后，采購部門將采購合同草案提交給公司/組織法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給檔案管理部門、信息技術(shù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門存檔。（六）軟件采購與驗收1.采購部門按照采購合同約定，向軟件供應(yīng)商支付預(yù)付款項，并跟蹤軟件的開發(fā)、定制、測試、部署等進度，確保軟件按時交付。2.軟件交付后，檔案管理部門組織信息技術(shù)部門等相關(guān)人員按照合同要求對軟件進行驗收。驗收內(nèi)容包括軟件功能測試、性能測試、安全性測試、兼容性測試、文檔資料審查等。驗收合格后，驗收人員應(yīng)填寫《檔案正版軟件驗收報告》。3.如軟件驗收不合格，采購部門應(yīng)及時與軟件供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商限期整改或重新提供軟件產(chǎn)品，直至驗收合格為止。如因供應(yīng)商原因?qū)е萝浖o法按時交付或驗收不合格，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（七）軟件安裝與培訓(xùn)1.信息技術(shù)部門負責(zé)組織軟件的安裝、調(diào)試和系統(tǒng)集成工作，確保軟件能夠正常運行，并與公司/組織其他信息化系統(tǒng)進行有效對接。2.軟件供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)合同約定，為公司/組織提供軟件使用培訓(xùn)服務(wù)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括軟件功能介紹、操作方法、系統(tǒng)配置、維護管理等方面。檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員參加培訓(xùn)，確保相關(guān)人員能夠熟練掌握軟件的使用方法。（八）費用支付與結(jié)算1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同約定和軟件驗收報告，辦理軟件采購款項的支付手續(xù)。在支付款項前，財務(wù)部門應(yīng)核對發(fā)票信息與采購合同一致，并確保相關(guān)審批手續(xù)齊全。2.軟件采購項目完成后，財務(wù)部門應(yīng)及時進行費用結(jié)算和賬務(wù)處理，對軟件采購費用進行核算和管理，定期進行財務(wù)分析，為公司/組織的軟件采購決策提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。四、軟件使用與管理（一）使用規(guī)范1.檔案管理部門應(yīng)制定軟件使用手冊和操作指南，明確軟件的使用流程、操作方法、注意事項等內(nèi)容，并組織相關(guān)人員進行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，確保相關(guān)人員能夠正確使用軟件。2.軟件使用人員應(yīng)嚴格按照軟件使用手冊和操作指南的要求進行操作，不得擅自更改軟件的配置參數(shù)、功能設(shè)置等內(nèi)容。如因工作需要確需進行更改，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可進行。3.軟件使用人員應(yīng)妥善保管軟件的賬號和密碼，不得將賬號和密碼泄露給他人。如發(fā)現(xiàn)賬號被盜用或密碼泄露，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并采取相應(yīng)的措施進行處理。（二）安全管理1.信息技術(shù)部門應(yīng)建立健全軟件安全管理制度，加強對軟件系統(tǒng)的安全防護措施，定期進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。2.軟件使用人員應(yīng)注意保護檔案信息的安全，不得擅自將檔案信息泄露給無關(guān)人員。在使用軟件過程中，如發(fā)現(xiàn)軟件存在安全漏洞或數(shù)據(jù)異常情況，應(yīng)及時向檔案管理部門和信息技術(shù)部門報告。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案信息進行備份，確保檔案信息的安全性和完整性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（三）維護與升級1.信息技術(shù)部門應(yīng)建立軟件維護檔案，記錄軟件的維護情況，包括維護時間、維護內(nèi)容、維護人員等信息。2.軟件供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定，為公司/組織提供軟件維護和升級服務(wù)。信息技術(shù)部門應(yīng)及時關(guān)注軟件供應(yīng)商發(fā)布的軟件升級信息，根據(jù)實際情況組織進行軟件升級工作。3.在軟件維護和升級過程中，信息技術(shù)部門應(yīng)提前制定詳細的維護和升級方案，確保維護和升級工作的順利進行，并盡量減少對檔案管理工作的影響。如因軟件維護和升級導(dǎo)致檔案管理工作受到影響，信息技術(shù)部門應(yīng)及時通知檔案管理部門，并采取相應(yīng)的措施進行處理。（四）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對軟件使用情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括軟件使用人員是否按照規(guī)定操作軟件、軟件系統(tǒng)是否正常運行、檔案信息是否安全等方面。2.審計部門應(yīng)定期對檔案正版軟件采購和使用情況進行審計監(jiān)督，檢查采購過程是否合規(guī)、軟件使用是否符合規(guī)定、資金使用是否合理等方面。對發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門進行整改。五、軟件報廢與處置（一）報廢條件1.軟件因技術(shù)過時、功能不再適用、版本不再更新等原因，無法滿足檔案管理工作的實際需求，且經(jīng)過評估確認已無繼續(xù)使用價值的。2.軟件因損壞、故障等原因，無法正常運行，且經(jīng)過維修或更換后仍無法恢復(fù)正常使用的。3.軟件的授權(quán)期限已到期，且不再續(xù)簽授權(quán)協(xié)議的。（二）報廢申請檔案管理部門應(yīng)根據(jù)軟件報廢條件，填寫《檔案正版軟件報廢申請表》，詳細說明軟件的名稱、版本、購買時間、報廢原因等信息，并提交給信息技術(shù)部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門進行審核。（三）報廢審核1.信息技術(shù)部門對軟件報廢申請進行技術(shù)審核，評估軟件是否確實已無繼續(xù)使用價值，并提出技術(shù)審核意見。2.財務(wù)部門對軟件報廢申請進行財務(wù)審核，核實軟件的賬面價值、折舊情況等信息，并提出財務(wù)審核意見。3.審計部門對軟件報廢申請進行審計監(jiān)督，檢查報廢申請是否符合規(guī)定程序和要求，并提出審計意見。（四）報廢處置1.經(jīng)審核批準后的軟件報廢申請，由檔案管理部門負責(zé)組織實施軟件報廢處置工作。軟件報廢處置方式包括刪除軟件程序、銷毀存儲介質(zhì)等，確保軟件數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。2.