PAGE財務(wù)檔案管理制度案例一、總則（一）目的為了加強公司財務(wù)檔案管理，確保財務(wù)檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的財務(wù)檔案管理。（三）定義財務(wù)檔案是指公司在各項財務(wù)活動中形成的具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等各種形式的會計資料，以及與財務(wù)工作相關(guān)的其他重要文件和資料。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理財務(wù)檔案，各分公司、子公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)本單位財務(wù)檔案的具體管理工作，并接受公司財務(wù)部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.安全保密原則。確保財務(wù)檔案的安全，防止檔案信息泄露、毀損和丟失。對涉及公司機密的財務(wù)檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。3.完整準(zhǔn)確原則。保證財務(wù)檔案的內(nèi)容真實、完整、準(zhǔn)確，能夠全面反映公司財務(wù)活動的歷史過程。4.便于利用原則。建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于財務(wù)檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、財務(wù)檔案的分類與歸檔（一）會計憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、工資表、銀行對賬單、稅務(wù)發(fā)票等各類原始單據(jù)。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的記賬憑證，包括收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。會計憑證應(yīng)按照編號順序，連同所附原始憑證一起裝訂成冊，并在封面上注明年度、月份、憑證種類、起訖號碼、憑證張數(shù)等信息。（二）會計賬簿1.總賬：按照會計科目分類登記的賬簿，全面反映公司的資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費用和利潤等情況。2.明細(xì)賬：根據(jù)總賬科目所屬明細(xì)科目設(shè)置的賬簿，詳細(xì)記錄各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生情況。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的時間順序逐日逐筆登記。4.其他輔助賬簿：如固定資產(chǎn)明細(xì)賬、往來賬款明細(xì)賬、成本明細(xì)賬等。會計賬簿應(yīng)定期打印，連續(xù)編號，并在賬簿啟用頁上注明單位名稱、賬簿名稱、啟用日期、賬簿頁數(shù)、記賬人員和會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計主管人員）姓名等信息。（三）財務(wù)報告1.月度財務(wù)報告：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表及附注等。2.季度財務(wù)報告：在月度財務(wù)報告的基礎(chǔ)上，增加季度財務(wù)情況說明書。3.年度財務(wù)報告：包括年度資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注、財務(wù)情況說明書等。財務(wù)報告應(yīng)加蓋公司公章，并由公司負(fù)責(zé)人、主管會計工作負(fù)責(zé)人、會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計主管人員）簽名并蓋章。（四）其他財務(wù)資料1.財務(wù)預(yù)算：包括年度預(yù)算、季度預(yù)算、月度預(yù)算等，以及預(yù)算執(zhí)行情況分析報告。2.財務(wù)審計報告：公司內(nèi)部審計報告、外部審計報告等。3.稅務(wù)資料：納稅申報表、稅務(wù)審計報告、稅收優(yōu)惠申請資料等。4.財務(wù)制度：公司制定的各項財務(wù)管理制度、辦法、規(guī)定等。5.財務(wù)分析資料：財務(wù)指標(biāo)分析、財務(wù)狀況分析、經(jīng)營成果分析等報告。6.財務(wù)決策文件：投資決策報告、融資決策報告、利潤分配方案等。7.其他與財務(wù)工作相關(guān)的重要文件和資料。其他財務(wù)資料應(yīng)按照類別進(jìn)行整理、編號，并妥善保管。（五）歸檔要求1.財務(wù)檔案應(yīng)在會計年度終了后，由財務(wù)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。2.當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部門保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由財務(wù)部門編制移交清冊，移交本公司檔案管理部門統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案管理部門的，應(yīng)當(dāng)在財務(wù)部門內(nèi)部指定專人保管。3.移交檔案管理部門保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)會同財務(wù)部門和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。三、財務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證：保管期限為30年。2.會計賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)報告：月度、季度財務(wù)報告保管期限為10年；年度財務(wù)報告永久保管。4.其他財務(wù)資料：財務(wù)預(yù)算、財務(wù)審計報告、稅務(wù)資料、財務(wù)制度、財務(wù)分析資料、財務(wù)決策文件等保管期限根據(jù)實際情況確定，但一般不少于10年。（二）保管地點財務(wù)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。（三）保管措施1.建立財務(wù)檔案保管清冊，詳細(xì)記錄檔案的名稱、類別、年度、保管期限、存放位置等信息，并定期進(jìn)行核對，確保檔案的完整和安全。2.對財務(wù)檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，按照檔案的類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和利用。3.定期對財務(wù)檔案進(jìn)行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對破損、變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員應(yīng)妥善保管鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。5.對電子財務(wù)檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。同時，應(yīng)建立電子檔案的加密、訪問控制等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露和篡改。四、財務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱財務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到財務(wù)檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱財務(wù)檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞檔案資料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并進(jìn)行登記。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《財務(wù)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱財務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到財務(wù)檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱財務(wù)檔案時，檔案管理人員應(yīng)與借閱人員當(dāng)面清點檔案數(shù)量，并辦理交接手續(xù)，同時在《財務(wù)檔案借閱登記表》上詳細(xì)記錄借閱情況。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的財務(wù)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如需延長借閱時間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）外部單位查閱與借閱1.外部單位查閱公司財務(wù)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由財務(wù)部門安排專人陪同查閱。2.外部單位借閱公司財務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案外部借閱申請表》，注明借閱目的﹑借閱內(nèi)容﹑借閱時間﹑預(yù)計歸還時間等信息，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到財務(wù)檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.外部單位查閱和借閱財務(wù)檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，不得將檔案帶出公司指定的查閱場所，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容，并在查閱和借閱完畢后及時歸還檔案。五、財務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件財務(wù)檔案保管期滿，需要銷毀時，由財務(wù)部門提出銷毀意見，會同檔案管理部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會計檔案銷毀清冊。對保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。（二）銷毀程序1.公司應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的財務(wù)檔案進(jìn)行清理，編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.會計檔案銷毀清冊應(yīng)當(dāng)經(jīng)公司負(fù)責(zé)人、主管會計工作負(fù)責(zé)人、會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計主管人員）簽字確認(rèn)。3.銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由公司檔案管理部門和財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司負(fù)責(zé)人。（三）