PAGE行政檔案管理制度細(xì)則一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司行政管理、業(yè)務(wù)運(yùn)營、決策支持等方面的作用，特制定本制度細(xì)則。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的行政檔案管理工作。行政檔案包括但不限于公司各類行政管理文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、合同協(xié)議、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等與公司行政事務(wù)相關(guān)的各類資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司行政檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司行政部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)行政事務(wù)的發(fā)生過程和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司行政活動(dòng)中形成的各類文件資料，保證檔案的完整性，避免重要檔案的遺漏。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)遵循方便查閱、高效利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司行政檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司行政檔案的日常收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)公司行政檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索和管理。4.負(fù)責(zé)按照規(guī)定的程序和要求，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀和移交工作。5.負(fù)責(zé)為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，協(xié)助解決檔案利用過程中出現(xiàn)的問題。6.負(fù)責(zé)組織開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門行政文件資料的形成、積累和整理工作，并按照公司檔案管理要求及時(shí)移交行政部門歸檔。2.負(fù)責(zé)指定專人負(fù)責(zé)與行政部門的檔案交接工作，確保檔案移交的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。3.負(fù)責(zé)規(guī)范本部門檔案資料的收集、整理和保管工作，配合行政部門做好檔案管理相關(guān)工作。4.根據(jù)工作需要，向行政部門提出檔案查閱、借閱申請(qǐng)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等工作，確保檔案整理工作的質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，定期檢查檔案保管狀況，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的安全。4.負(fù)責(zé)檔案信息的錄入和維護(hù)工作，保證檔案目錄數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和完整性。5.嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、銷毀、涂改或偽造檔案。6.積極參加檔案管理培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類行政管理文件，包括上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件、公司內(nèi)部制定的規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示等。2.公司各類會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。3.公司各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。4.公司人事檔案，包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、薪酬福利資料、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等。5.公司財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.公司合同協(xié)議檔案，包括各類業(yè)務(wù)合同、租賃合同、采購合同、銷售合同、合作協(xié)議等。7.公司資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書檔案，包括公司獲得的各類資質(zhì)證書、榮譽(yù)稱號(hào)證書等。8.公司其他行政事務(wù)相關(guān)的文件資料，如項(xiàng)目申報(bào)材料、招投標(biāo)文件、宣傳資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)收集和完整。2.收集的文件資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對(duì)于重要文件資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止文件丟失或損壞。4.各部門應(yīng)定期將收集的文件資料移交行政部門歸檔，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史關(guān)聯(lián)。2.按照文件的種類、時(shí)間、來源等因素進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.確保檔案的整齊、規(guī)范，便于保管和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將行政檔案分為行政管理類、會(huì)議文件類、人事檔案類、財(cái)務(wù)檔案類、合同協(xié)議類、資質(zhì)榮譽(yù)類等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用“年度類別順序號(hào)”的方式，例如“2023行政管理001”。3.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保檔案的牢固和整齊。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)文件的原貌，不得影響文件的查閱。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案存放，一份單獨(dú)成冊(cè)，便于查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放行政檔案。檔案庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防盜、防火等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、編號(hào)順序存放，便于查找和管理。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如光盤、硬盤等，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。5.對(duì)檔案的借閱、歸還等情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，掌握檔案的流向和使用情況。（三）保管期限1.行政檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司成立以來的重要文件、重大決策記錄、公司章程等。3.長期保管：凡是在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年至50年。如公司年度工作計(jì)劃與總結(jié)、重要會(huì)議紀(jì)要、人事任免文件等。4.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。如一般性的通知、報(bào)表、臨時(shí)性文件等。（四）檔案鑒定1.公司應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由行政部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行審查和評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，提出檔案的存毀意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到行政部門辦理查閱手續(xù)。2.行政部門檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記簿上做好記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還行政部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱公司檔案的，應(yīng)提前向公司行政部門提出書面申請(qǐng)，說明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.行政部門應(yīng)將借閱申請(qǐng)?zhí)峤还绢I(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱登記表，注明借閱人姓名、單位、聯(lián)系方式、借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容等信息，并簽訂檔案借閱承諾書，承諾遵守檔案管理規(guī)定，妥善保管和使用檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。4.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向行政部門申請(qǐng)并辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前向行政部門說明情況。逾期未還的，行政部門應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司行政檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查閱和利用，為公司決策提供及時(shí)準(zhǔn)確的信息支持。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息在傳輸、存儲(chǔ)和使用過程中的安全性和保密性。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容掃描成電子文件，并進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等管理。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息，如題名、日期、保管期限、密級(jí)等錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于查詢和檢索。3.電子檔案管理：對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)、備份管理，確保電子檔案的完整性和安全性。同時(shí)，建立電子檔案的借閱、審批、歸還等流程，實(shí)現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化管理。4.系統(tǒng)功能模塊：檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能模塊，滿足公司檔案管理的各項(xiàng)需求。（三）信息化安全保障1.建立健全檔案信息安全管理制度，明確檔案信息安全管理責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等，保障檔案信息在傳輸、存儲(chǔ)和使用過程中的安全。