PAGE集團(tuán)檔案工作責(zé)任制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)集團(tuán)檔案工作管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在集團(tuán)各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際情況，制定本責(zé)任制度。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)總部及所屬各子公司、分公司的檔案工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則集團(tuán)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映集團(tuán)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則全面收集和整理集團(tuán)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.安全性原則采取有效措施，保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案工作職責(zé)（一）集團(tuán)檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定集團(tuán)檔案工作規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，對(duì)所屬各單位檔案工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。3.集中管理集團(tuán)重要檔案，包括但不限于集團(tuán)規(guī)劃、決策、經(jīng)營(yíng)管理、財(cái)務(wù)審計(jì)、人力資源、科研項(xiàng)目等方面的檔案。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)，提高集團(tuán)員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。6.參與集團(tuán)重大活動(dòng)和項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。（二）各單位檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行集團(tuán)檔案工作規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，制定本單位檔案工作實(shí)施細(xì)則。2.負(fù)責(zé)本單位檔案工作的組織管理，指導(dǎo)所屬部門和人員做好檔案收集、整理和歸檔工作。3.集中管理本單位各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，定期向集團(tuán)檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。4.開展檔案的整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作，積極為單位各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。5.配合集團(tuán)檔案管理部門開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)，提高本單位員工的檔案意識(shí)。（三）各部門檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案材料的齊全完整。2.按照檔案管理要求，及時(shí)將整理好的檔案移交本單位檔案管理部門。3.協(xié)助本單位檔案管理部門開展檔案整理、鑒定、編研等工作，提供相關(guān)檔案信息。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和利用工作，嚴(yán)格遵守檔案借閱、歸還等制度。（四）檔案形成部門和人員職責(zé)1.各部門和人員在工作中形成的各種文件材料，必須按照檔案管理要求及時(shí)整理、歸檔，確保檔案的真實(shí)性和完整性。2.對(duì)本部門和人員形成的檔案材料的質(zhì)量負(fù)責(zé)，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。3.積極配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、編研和利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.集團(tuán)在規(guī)劃、決策、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、技術(shù)研發(fā)、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、行政管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。2.集團(tuán)與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。3.集團(tuán)員工在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、科研成果、榮譽(yù)證書等。4.集團(tuán)各類會(huì)議、活動(dòng)形成的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。5.集團(tuán)下屬各單位上報(bào)的各類文件材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（二）收集要求1.各部門和人員應(yīng)及時(shí)將工作中形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料要求字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損、褪色等情況應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段進(jìn)行分類整理，建立檔案案卷目錄。3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行整理，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.電子檔案按照電子文件的類別和存儲(chǔ)方式進(jìn)行整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。四、檔案鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際情況進(jìn)行鑒定。2.全面分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值。3.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）保管期限劃分1.永久保管的檔案反映集團(tuán)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)集團(tuán)發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如集團(tuán)章程、發(fā)展規(guī)劃、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.定期保管的檔案定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。保管期限為30年檔案在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)集團(tuán)工作有查考利用價(jià)值的檔案，如一般性業(yè)務(wù)文件、重要會(huì)議記錄、年度工作計(jì)劃與總結(jié)等。保管期限為10年檔案在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)集團(tuán)工作有查考利用價(jià)值的檔案，如一般性通知、簡(jiǎn)報(bào)、短期項(xiàng)目文件等。（三）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由集團(tuán)檔案管理部門牽頭，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加。2.檔案鑒定小組對(duì)各類檔案進(jìn)行逐卷逐件審查，提出鑒定意見。3.對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核，確定檔案的保管期限，并編制檔案保管期限表。4.將鑒定結(jié)果通知各部門和人員，對(duì)已確定保管期限的檔案進(jìn)行相應(yīng)處理。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.集團(tuán)檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。3.各單位檔案管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)立相對(duì)獨(dú)立的檔案保管場(chǎng)所，確保檔案的安全保管。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案袋、檔案柜等裝具進(jìn)行保管。2.檔案盒應(yīng)按照規(guī)定的格式和尺寸制作，檔案袋應(yīng)選用質(zhì)地良好、韌性強(qiáng)的材料。3.檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于分類存放檔案，檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類別、保管期限、年度等進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放。3.對(duì)重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。（四）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫(kù)房環(huán)境整潔。4.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。六、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案整理情況統(tǒng)計(jì)，如歸檔文件數(shù)量、案卷數(shù)量等。3.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，如查閱檔案人次、利用檔案卷（件）數(shù)等。4.檔案保管情況統(tǒng)計(jì)，如庫(kù)房面積、檔案裝具數(shù)量等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提高統(tǒng)計(jì)工作的效率和準(zhǔn)確性。3.每年對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析，形成檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告，為集團(tuán)檔案工作決策提供依據(jù)。七、檔案編研（一）編研內(nèi)容1.根據(jù)集團(tuán)工作需要，編寫檔案參考資料，如大事記、組織沿革、重要文件匯編等。2.開展檔案專題研究，如集團(tuán)發(fā)展歷程研究、重大項(xiàng)目檔案研究等。3.整理和編輯檔案信息，制作檔案檢索工具，如目錄索引、全宗指南等。（二）編研要求1.編研工作應(yīng)遵循真實(shí)性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性原則。編研成果應(yīng)內(nèi)容詳實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯清晰。2.編研成果應(yīng)具有一定的參考價(jià)值和利用價(jià)值，能夠?yàn)榧瘓F(tuán)各項(xiàng)工作提供有力支持。3.加強(qiáng)編研成果的審核把關(guān)，確保編研質(zhì)量。（三）編研程序1.確定編研選題，制定編研計(jì)劃。2.收集和整理相關(guān)檔案資料，進(jìn)行分析研究。3.編寫編研初稿，組織內(nèi)部審核。4.根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善，形成編研成果。5.對(duì)編研成果進(jìn)行登記、編號(hào)、歸檔，并及時(shí)提供利用。八、檔案利用（一）利用范圍1.集團(tuán)內(nèi)部各部門和人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.集團(tuán)外部單位因合法合規(guī)的原因查閱集團(tuán)檔案。3.涉及集團(tuán)重大決策、重要項(xiàng)目、法律糾紛等情況，需要查閱相關(guān)檔案作為依據(jù)。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。查閱檔案應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、標(biāo)記、抽取、撤換檔案材料。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。（三）利用審批1.集團(tuán)內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，由所在部門負(fù)責(zé)人審批，涉及重要檔案的需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.集團(tuán)外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交查閱、借閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱、借閱的目的、范圍和期限等，經(jīng)集團(tuán)檔案管理部門審核，報(bào)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理相關(guān)手續(xù)。（四）利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量等。利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。九、檔案保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)涉及集團(tuán)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制查閱范圍等保密措施。3.嚴(yán)禁在非保密場(chǎng)所談?wù)?、傳播檔案機(jī)密信息，嚴(yán)禁將檔案帶出規(guī)定的保管場(chǎng)所。4.對(duì)檔案利用過(guò)程中涉及的保密事項(xiàng)，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大知悉范圍。（二）安全制度1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保庫(kù)房安全。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備相應(yīng)的消防器材、防潮設(shè)備、防蟲藥品等。4.對(duì)電子檔案要加強(qiáng)信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，防止電子檔案信息泄露和丟失。5.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。十、檔案移交與銷毀（一）移交1.各單位檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，定期向集團(tuán)檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.集團(tuán)檔案管理部門應(yīng)對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和檢查，確保檔案的質(zhì)量和完整性。（二）銷毀1.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)成立檔案