PAGE落實(shí)檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案安全管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，有效保護(hù)和利用檔案資源，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的安全管理工作。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則建立健全檔案安全防范機(jī)制，采取有效措施預(yù)防檔案安全事故的發(fā)生，做到防患于未然。2.安全第一原則始終將檔案安全放在首位，確保檔案實(shí)體安全和信息安全，保障公司/組織各項(xiàng)工作的正常開展。3.依法管理原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法依規(guī)開展檔案安全管理工作。二、檔案安全管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案安全管理制度，明確檔案安全管理流程和要求。2.組織開展檔案安全培訓(xùn)和宣傳教育活動，提高全體員工的檔案安全意識。3.定期對檔案安全狀況進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。4.負(fù)責(zé)檔案實(shí)體的整理、保管、保護(hù)等工作，確保檔案的完整和安全。5.建立檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案，組織開展應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。6.負(fù)責(zé)與外部檔案安全管理相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)掌握檔案安全管理動態(tài)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案安全管理制度的要求，做好本部門檔案的日常保管和保護(hù)工作，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.配合檔案管理部門開展檔案安全檢查、評估和應(yīng)急處置等工作，提供必要的支持和協(xié)助。4.對本部門員工進(jìn)行檔案安全宣傳教育，督促員工遵守檔案安全管理制度。（三）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，自覺維護(hù)檔案安全。2.在檔案形成過程中，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并及時(shí)整理、移交檔案。3.妥善保管本人使用的檔案，不得擅自涂改、銷毀、轉(zhuǎn)借他人，防止檔案丟失、損壞。4.發(fā)現(xiàn)檔案安全問題及時(shí)報(bào)告，積極配合檔案管理部門進(jìn)行處理。三、檔案收集與整理安全（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案歸檔范圍和保管期限的要求，及時(shí)收集本部門形成的各類檔案。2.檔案收集過程中，要確保檔案的齊全、完整，不得遺漏重要文件和資料。對于電子檔案，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹、偽造檔案內(nèi)容。（二）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)按照國家有關(guān)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織實(shí)際情況，對收集的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號和編目。2.整理檔案時(shí)，要確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和利用。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁等處理；對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、存儲等操作，確保其可讀性和可利用性。3.在檔案整理過程中，要嚴(yán)格遵守檔案整理操作規(guī)程，防止檔案丟失、損壞或信息泄露。四、檔案保管安全（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離易燃、易爆物品存放地，與食堂、衛(wèi)生間等易產(chǎn)生潮濕、異味的區(qū)域保持一定距離。3.檔案庫房應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火門、防盜窗、監(jiān)控設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）檔案存儲1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行有序存放，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊。電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。3.對于珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）溫濕度控制1.檔案庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.定期對檔案庫房的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和記錄，發(fā)現(xiàn)溫濕度異常時(shí)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整。（四）防蟲防鼠1.在檔案庫房內(nèi)放置防蟲、防鼠藥品和器材，如驅(qū)蟲劑、鼠夾、鼠藥等，防止檔案受到蟲害和鼠害。2.定期對檔案庫房進(jìn)行清掃和消毒，保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，減少害蟲和老鼠的滋生環(huán)境。（五）防火防盜1.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。2.制定檔案庫房防火安全制度，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火和電氣設(shè)備，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品。3.加強(qiáng)檔案庫房的防盜措施，安裝防盜報(bào)警裝置，設(shè)置門禁系統(tǒng)，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房區(qū)域。五、檔案利用安全（一）利用申請1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量、利用期限等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)提交正式的查閱、借閱申請函，說明查閱、借閱的目的、范圍等內(nèi)容，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對檔案利用申請進(jìn)行審核，審核通過后進(jìn)行登記，記錄利用者姓名、單位、利用時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量等信息。2.對于查閱檔案的，應(yīng)在專門的查閱場所進(jìn)行，查閱過程中不得擅自涂改、抽取、污損檔案。對于借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間，并要求借閱者妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。（三）利用監(jiān)督1.在檔案利用過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保利用者遵守檔案利用規(guī)定，保護(hù)檔案安全。2.利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。六、檔案數(shù)字化安全（一）數(shù)字化流程1.檔案數(shù)字化工作應(yīng)按照國家有關(guān)檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案質(zhì)量。2.數(shù)字化前應(yīng)對檔案進(jìn)行整理和去污處理，保證檔案的清晰可讀。數(shù)字化過程中應(yīng)采用安全可靠的數(shù)字化設(shè)備和軟件，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.數(shù)字化后應(yīng)對電子檔案進(jìn)行存儲、備份和管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，便于查詢和利用。（二）數(shù)據(jù)安全1.加強(qiáng)檔案數(shù)字化過程中的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。2.定期對數(shù)字化設(shè)備和存儲設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保其性能良好，數(shù)據(jù)存儲安全。3.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)備份制度，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。七、檔案安全檢查與評估（一）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案安全狀況進(jìn)行檢查，每月至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次專項(xiàng)檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案庫房設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況、檔案存儲狀況、溫濕度控制情況、防蟲防鼠措施落實(shí)情況、檔案利用登記情況等。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)記錄，并采取有效措施進(jìn)行整改，整改情況應(yīng)進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）不定期抽查1.公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門應(yīng)不定期對檔案安全工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正檔案安全管理中存在的問題。2.抽查可采取實(shí)地查看、查閱記錄、詢問員工等方式進(jìn)行，重點(diǎn)檢查檔案安全管理制度的執(zhí)行情況和檔案安全防范措施的落實(shí)情況。（三）安全評估1.每年應(yīng)對檔案安全管理工作進(jìn)行一次全面評估，評估內(nèi)容包括檔案安全管理制度的科學(xué)性、合理性和有效性，檔案安全防范措施的落實(shí)情況，檔案安全事故發(fā)生情況等。2.根據(jù)評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善檔案安全管理工作。八、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急處置流程、應(yīng)急資源保障等內(nèi)容。2.應(yīng)急處置預(yù)案應(yīng)根據(jù)公司/組織實(shí)際情況和檔案安全管理要求，定期進(jìn)行修訂和完善，確保其科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。（二）應(yīng)急演練1.定期組織開展檔案安全應(yīng)急演練，演練內(nèi)容包括火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、泄密等突發(fā)事件的應(yīng)急處置。2.通過應(yīng)急演練，檢驗(yàn)和提高檔案管理部門及全體員工的應(yīng)急處置能力，發(fā)現(xiàn)應(yīng)急預(yù)案中存在的問題，及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)和完善。（三）應(yīng)急處置1.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，應(yīng)立即啟動應(yīng)急處置預(yù)案，迅速采取措施進(jìn)行處置，最大限度地減少損失和影響。2.