PAGE宣貫檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃、監(jiān)督指導(dǎo)和具體實(shí)施。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集公司/組織在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的種類齊全、內(nèi)容完整。4.保密性原則對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息的泄露。5.方便利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，應(yīng)充分考慮檔案利用的需求，提供便捷的檔案查閱、借閱服務(wù)，提高檔案的利用效率。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作的具體實(shí)施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，制定完善的檔案管理制度，并負(fù)責(zé)制度的修訂和解釋。2.檔案收集與整理組織開(kāi)展檔案收集工作，指導(dǎo)各部門及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件材料移交檔案管理部門；按照檔案整理規(guī)范，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案保管建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案庫(kù)房、檔案柜、防火防盜防潮防蟲(chóng)等設(shè)施，確保檔案的安全保管；定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.檔案利用服務(wù)制定檔案利用流程和規(guī)定，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)；根據(jù)利用需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料，并做好利用登記和跟蹤反饋工作；對(duì)涉及重要檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案信息的安全。5.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化管理工作，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用；負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和安全管理，提高檔案管理的效率和水平。6.檔案鑒定與銷毀定期組織開(kāi)展檔案鑒定工作，對(duì)已超過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，提出鑒定意見(jiàn)，報(bào)經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀；嚴(yán)格按照檔案銷毀程序，確保銷毀檔案的徹底性和安全性。7.檔案統(tǒng)計(jì)與分析建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析；定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為公司/組織檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。8.檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司/組織全體員工的檔案意識(shí)和檔案管理技能；對(duì)各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案工作規(guī)范有序開(kāi)展。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成公司/組織內(nèi)各部門及員工在各項(xiàng)工作活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。文件材料的形成應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保其合法性、有效性和規(guī)范性。（二）文件材料的收集范圍1.行政管理類包括公司/組織的各類行政公文、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理文件等。2.業(yè)務(wù)管理類根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，收集各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件、市場(chǎng)調(diào)研資料、客戶信息、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.財(cái)務(wù)管理類涵蓋財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)文件材料。4.生產(chǎn)技術(shù)類包括產(chǎn)品研發(fā)資料、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量控制文件、設(shè)備維護(hù)檔案、技術(shù)改造文件等。5.基本建設(shè)類涉及基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)審批文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。6.聲像檔案類收集公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料，如重要會(huì)議、重大活動(dòng)、產(chǎn)品宣傳、工程建設(shè)等方面的聲像記錄。（三）文件材料的收集要求1.及時(shí)性各部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)收集整理，確保檔案的時(shí)效性。2.完整性按照收集范圍，全面收集各類文件材料，不得遺漏重要文件。3.準(zhǔn)確性對(duì)收集的文件材料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保其內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。4.規(guī)范性文件材料應(yīng)符合格式規(guī)范、書(shū)寫規(guī)范等要求，便于后續(xù)的整理和保管。（四）文件材料的移交各部門應(yīng)定期將整理好的文件材料移交檔案管理部門。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并雙方簽字確認(rèn)。檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法根據(jù)公司/組織檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類法進(jìn)行分類。1.年度分類將檔案按形成年度進(jìn)行劃分，不同年度的檔案分別整理。2.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類在年度分類的基礎(chǔ)上，按公司/組織內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置或問(wèn)題性質(zhì)進(jìn)行分類。例如，行政管理類檔案可按部門分類，業(yè)務(wù)管理類檔案可按業(yè)務(wù)類型分類。3.保管期限分類根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案劃分為永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限。永久保管的檔案是對(duì)公司/組織具有重要?dú)v史意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為15年至50年；短期保管的檔案是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下。（三）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的標(biāo)識(shí)和管理。編號(hào)方法如下：1.全宗號(hào)全宗號(hào)是公司/組織檔案的代號(hào)，由上級(jí)主管部門統(tǒng)一編制或由公司/組織自行設(shè)定。2.年度號(hào)采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）號(hào)根據(jù)機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類結(jié)果，用兩位數(shù)字或字母表示，如“01”表示行政管理部門，“02”表示業(yè)務(wù)管理部門等。4.保管期限號(hào)永久保管的檔案用“Y”表示，長(zhǎng)期保管的檔案用“C”表示，短期保管的檔案用“D”表示。5.件號(hào)在每一類檔案中，按文件材料的排列順序從“1”開(kāi)始依次編號(hào)。例如，一份永久保管的行政管理部門2023年形成的文件，其編號(hào)為：全宗號(hào)202301Y001。（四）編目要求1.編制歸檔文件目錄歸檔文件目錄應(yīng)包含序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。序號(hào)按文件排列順序編寫；檔號(hào)填寫文件的編號(hào)；文號(hào)填寫文件的發(fā)文字號(hào)；責(zé)任者填寫文件的制發(fā)單位或個(gè)人；題名填寫文件的標(biāo)題，如無(wú)標(biāo)題應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容擬寫標(biāo)題；日期填寫文件的形成日期；頁(yè)數(shù)填寫文件的總頁(yè)數(shù)；備注填寫需要說(shuō)明的事項(xiàng)。2.編制卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄應(yīng)包含序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目。序號(hào)按卷內(nèi)文件排列順序編寫；文件編號(hào)填寫文件的編號(hào)；責(zé)任者填寫文件的制發(fā)單位或個(gè)人；文件題名填寫文件的標(biāo)題，如無(wú)標(biāo)題應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容擬寫標(biāo)題；日期填寫文件的形成日期；頁(yè)號(hào)填寫文件在卷內(nèi)的起止頁(yè)碼；備注填寫需要說(shuō)明的事項(xiàng)。3.編制案卷目錄案卷目錄應(yīng)包含序號(hào)、案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。序號(hào)按案卷排列順序編寫；案卷號(hào)填寫案卷的編號(hào)；題名填寫案卷的標(biāo)題，應(yīng)概括案卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容；年度填寫案卷內(nèi)文件形成的年度；保管期限填寫案卷的保管期限；密級(jí)填寫案卷的保密等級(jí)；頁(yè)數(shù)填寫案卷內(nèi)文件的總頁(yè)數(shù)；備注填寫需要說(shuō)明的事項(xiàng)。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、密集架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品、吸塵器等。檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于分類存放檔案；密集架應(yīng)合理布局，充分利用庫(kù)房空間，提高檔案存儲(chǔ)密度。（三）檔案上架排列檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架排列，不同保管期限、不同類別、不同年度的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。同一類檔案應(yīng)按照順序依次排列，便于查找和管理。（四）檔案保管期限的劃分1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。主要包括公司章程、組織沿革、重要會(huì)議記錄、重大決策文件、財(cái)務(wù)決算、審計(jì)報(bào)告、人事任免文件、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件等。2.長(zhǎng)期保管在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。如一般性會(huì)議文件、業(yè)務(wù)合同、工作計(jì)劃與總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表等，保管期限一般為15年至50年。3.短期保管在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。如一般性文件材料、臨時(shí)性報(bào)表等，保管期限一般為5年以下。（五）檔案定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、利用情況等。檢查中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好檢查記錄。（六）檔案的安全防護(hù)1.防火檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火報(bào)警裝置，配備滅火器材，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火。檔案管理人員應(yīng)熟悉滅火器材的使用方法，定期進(jìn)行消防演練。2.防盜檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強(qiáng)安全防范措施。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫(kù)房管理制度，不得擅自允許無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。3.防潮檔案庫(kù)房應(yīng)做好防潮措施，如地面鋪設(shè)防潮材料、安裝除濕設(shè)備等。對(duì)受潮的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，采取晾曬、烘干等方法進(jìn)行干燥，防止檔案霉變。4.防蟲(chóng)定期在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)投放防蟲(chóng)藥品，對(duì)檔案進(jìn)行防蟲(chóng)處理。對(duì)發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)害的檔案，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行除蟲(chóng)，如熏蒸、噴灑殺蟲(chóng)劑等，并對(duì)受蟲(chóng)害的檔案進(jìn)行清理和修復(fù)。5.防鼠檔案庫(kù)房應(yīng)采取防鼠措施，如封堵鼠洞、放置鼠夾、鼠藥等，防止老鼠對(duì)檔案造成破壞。6.防塵檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵對(duì)檔案的污染。檔案管理人員在接觸檔案時(shí)應(yīng)佩戴手套，避免手上的灰塵污染檔案。7.防光檔案庫(kù)房應(yīng)采用防光窗簾、燈具等，避免陽(yáng)光直射檔案。對(duì)需要查閱的檔案，應(yīng)在專門的查閱場(chǎng)所進(jìn)行，防止光線對(duì)檔案的損害。8.防污染檔案管理人員應(yīng)保持良好的衛(wèi)生習(xí)慣，在接觸檔案前后應(yīng)洗手消毒。對(duì)檔案整理、裝訂等操作過(guò)程中使用的工具和材料，應(yīng)保持清潔，防止對(duì)檔案造成污染。六、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱本部門形成的檔案以及涉及本部門工作的相關(guān)檔案。外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱公司/組織內(nèi)部人員可直接到檔案管理部門查閱檔案。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)，協(xié)助查閱人員找到所需檔案。查閱人員應(yīng)在查閱場(chǎng)所內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用審批1.內(nèi)部利用審批公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，由所在部門負(fù)責(zé)人審批。涉及重要檔案或機(jī)密檔案的利用，應(yīng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.外部利用審批外部單位查閱公司/組織檔案，應(yīng)提前向公司/組織提交查閱申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的、范圍、時(shí)間等信息。經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核同意后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。外部單位查閱檔案時(shí)，應(yīng)安排專人陪同，并在規(guī)定的查閱場(chǎng)所內(nèi)進(jìn)行查閱。（四）利用登記與跟蹤檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用時(shí)間、利用人、利用檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還時(shí)間等信息。對(duì)借閱的檔案，應(yīng)定期進(jìn)行跟蹤，督促借閱人員按時(shí)歸還檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施。（五）利用后的歸還與整理借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、涂改、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人員承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。對(duì)歸還的檔案，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行整理，確保檔案的整齊有序。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計(jì)劃，組織開(kāi)展檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，判斷檔案是否具有保存價(jià)值。具有下列情形之一的檔案，可以考