PAGE園區(qū)項目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強園區(qū)項目檔案管理，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為園區(qū)項目建設、運營及管理提供可靠的依據(jù)和支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于園區(qū)內所有新建、改建、擴建項目從項目籌備至項目竣工驗收及后續(xù)運營管理過程中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則園區(qū)項目檔案實行集中統(tǒng)一管理，由園區(qū)檔案管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.完整性原則全面收集項目建設各階段形成的各類文件資料，保證檔案內容的完整無缺，反映項目建設的全過程。3.準確性原則檔案內容應真實、準確地反映項目建設實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，表述清晰規(guī)范。4.系統(tǒng)性原則對檔案進行科學分類、編號和整理，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于查找和利用。5.安全性原則采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。（四）管理職責1.園區(qū)檔案管理部門職責貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定園區(qū)項目檔案管理制度并組織實施。負責園區(qū)項目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導，對項目檔案管理工作進行定期檢查和考核。集中統(tǒng)一管理園區(qū)項目檔案，負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。組織開展項目檔案業(yè)務培訓，提高項目檔案管理人員的業(yè)務水平。2.項目建設單位職責負責本單位項目檔案工作的組織領導，明確項目檔案管理機構和人員，落實檔案管理責任。按照檔案管理要求，組織項目各部門和參建單位做好項目文件資料的形成、積累和整理工作，確保項目檔案的完整、準確、及時。負責對項目各參建單位的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，督促其按時向園區(qū)檔案管理部門移交項目檔案。協(xié)助園區(qū)檔案管理部門做好項目檔案的驗收工作，對驗收提出的問題及時整改。3.項目參建單位職責建立健全本單位項目檔案管理制度，明確專人負責項目檔案工作，確保檔案管理工作與項目建設同步進行。按照項目建設要求和檔案管理規(guī)定，負責收集、整理本單位在項目建設過程中形成的各類文件資料，并及時移交項目建設單位。接受項目建設單位和園區(qū)檔案管理部門的監(jiān)督檢查，對存在的問題及時整改。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目選址意見書、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證等。項目設計任務書、設計合同、初步設計文件、施工圖設計文件等。項目招投標文件、中標通知書、合同協(xié)議等。2.項目建設過程文件工程施工過程中的各類技術文件，如施工組織設計、施工方案、技術交底、工程變更通知、工程洽商記錄等。工程質量控制文件，如原材料檢驗報告、構配件質量證明文件、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄等。工程進度文件，如工程進度計劃、進度報表、工程例會紀要等。工程安全與文明施工文件，如安全技術措施、安全檢查記錄、文明施工方案等。工程監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單等。項目建設過程中的各類會議紀要、來往信函、請示報告等。3.項目竣工驗收文件工程竣工驗收報告、工程質量評估報告、工程竣工決算報告等。工程竣工圖，包括建筑、結構、電氣、給排水、消防等專業(yè)竣工圖。工程竣工驗收備案表、質量保修書等。4.項目運營管理文件園區(qū)項目運營管理制度、操作規(guī)程、應急預案等。園區(qū)設施設備維護保養(yǎng)記錄、運行記錄、故障維修記錄等。園區(qū)客戶服務文件，如客戶投訴處理記錄、滿意度調查結果等。園區(qū)經營管理文件，如租賃合同、收費記錄、財務報表等。（二）收集要求1.項目建設單位和參建單位應明確專人負責文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.收集的文件資料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，紙質文件應采用耐久性強的書寫材料，電子文件應采用通用格式保存，并確保其真實性和完整性。3.對重要文件資料應進行備份，防止因自然災害、人為破壞等原因造成文件丟失。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接，便于檔案的保管和利用。2.分類科學、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范，便于查找和統(tǒng)計。3.不同載體的文件應分別整理，相互之間應建立對應關系。（四）整理方法1.分類按照項目檔案的形成階段、專業(yè)性質、文件內容等進行分類，一般可分為工程前期文件、工程建設文件、工程竣工驗收文件、工程運營管理文件等大類，每大類下再根據(jù)實際情況細分若干小類。2.組卷將同一類別的文件按照文件的數(shù)量、重要程度等進行組卷，每卷厚度一般不宜超過20mm。組卷時應注意文件的系統(tǒng)性和完整性，不同來源、不同時間的文件應合理組合。3.排列卷內文件應按照重要程度、時間順序等進行排列，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；批復在前，請示在后；印件在前，定稿在后。4.編號對整理好的檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。檔案編號一般由全宗號、年度、項目代號、案卷號等組成，具體編號方法按照園區(qū)檔案管理部門的規(guī)定執(zhí)行。5.編目編制檔案目錄，檔案目錄應包括案卷號、題名、年度、保管期限、密級、頁數(shù)、備注等內容。檔案目錄應打印成冊，并建立電子目錄，便于查詢和管理。三、檔案的保管（一）保管場所1.園區(qū)檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案密集架、溫濕度控制設備、消防設備、防蟲藥品等，保證檔案保管環(huán)境符合要求。（二）保管要求1.檔案應按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對電子檔案應進行備份，并分別存儲在不同的載體上，如磁帶、光盤、硬盤等，定期進行檢查和維護，確保電子檔案的可讀性和可用性。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制。4.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。5.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，嚴禁在庫房內吸煙、存放易燃、易爆物品。（三）檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則根據(jù)國家有關規(guī)定和園區(qū)項目檔案管理的實際情況，定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。鑒定工作應遵循全面的歷史觀點，從園區(qū)項目建設和管理的實際需要出發(fā)，準確判定檔案的價值。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由園區(qū)檔案管理部門負責人、項目建設單位相關人員、專業(yè)技術人員等組成。鑒定小組負責對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.保管期限劃分園區(qū)項目檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指對園區(qū)項目建設和管理具有重要憑證和查考利用價值的檔案；長期保管的檔案是指在較長時間內對園區(qū)項目建設和管理有查考利用價值的檔案，保管期限一般為10年至50年；短期保管的檔案是指在較短時間內對園區(qū)項目建設和管理有查考利用價值的檔案，保管期限一般為5年以下。4.銷毀程序對已超過保管期限且無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報園區(qū)檔案管理部門負責人審批。審批通過后，編制檔案銷毀清冊，經檔案管理部門負責人和項目建設單位負責人簽字確認后，指定專人進行銷毀。銷毀檔案時應確保檔案信息無法恢復，并在銷毀清冊上注明銷毀時間、地點、方式等內容，銷毀清冊應永久保存。四、檔案的利用（一）利用范圍園區(qū)項目檔案主要為園區(qū)項目建設、運營管理、決策咨詢、科研教學、對外交流等提供服務，具體利用范圍包括：1.項目建設單位和參建單位在項目建設過程中查閱相關檔案資料，用于工程質量追溯、技術難題解決、工程變更參考等。2.園區(qū)運營管理部門查閱檔案資料，用于園區(qū)設施設備維護管理、客戶服務、安全管理等工作。3.園區(qū)決策部門查閱檔案資料，為園區(qū)發(fā)展戰(zhàn)略制定、項目規(guī)劃、政策決策等提供依據(jù)。4.科研教學機構查閱檔案資料，開展相關課題研究、學術交流等活動。5.園區(qū)對外交流活動中，提供相關檔案資料作為園區(qū)建設成果展示和經驗分享的依據(jù)。（二）利用方式1.查閱利用者可到園區(qū)檔案管理部門查閱檔案資料，檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供相應的檔案，并做好查閱登記工作。查閱登記內容包括查閱日期、利用者姓名、單位、查閱檔案名稱、查閱目的等。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，利用者應填寫借閱申請表，注明借閱檔案名稱、借閱期限、借閱用途等內容，經檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過15個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案，歸還檔案時應確保檔案完好無損。3.復制利用者如需復制檔案資料，應填寫復制申請表，注明復制檔案名稱、復制內容、復制用途等內容，經檔案管理部門負責人審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復制。復制檔案應使用耐久性強的復制材料，確保復制件與原件內容一致。復制件應加蓋檔案管理部門印章，并注明“復制件”字樣。（三）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照國家有關保密規(guī)定進行管理，未經批準，不得查閱、借閱和復制。2.對重要檔案的查閱、借閱和復制，應實行嚴格的審批制度，確保檔案的安全和合理利用。3.檔案利用者應遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自更改、銷毀檔案內容，不得在檔案上涂改、標記、污損。五、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立園區(qū)項目檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、網(wǎng)絡化傳輸和智能化利用，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）信息化管理內容1.檔案數(shù)字化對園區(qū)項目檔案進行全面數(shù)字化處理，包括檔案的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將紙質檔案轉化為電子檔案，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設建立園區(qū)項目檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務流程的信息化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計分析、權限管理等功能，方便檔案管理人員和利用者操作使用。3.檔案數(shù)據(jù)安全管理采取有效的數(shù)據(jù)安全防護措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。對檔案數(shù)據(jù)進行定期備份，存儲在不同的介質上，并分別存儲在不同的地點。加強對檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設置用戶權限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（三）信息化管理要求1.檔案數(shù)字化工作應按照國家有關檔案數(shù)字化技術標準進行，確保數(shù)字化檔案的質量。2.檔案管理信息系統(tǒng)應與園區(qū)現(xiàn)有辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務管理系統(tǒng)等進行有效集成，實現(xiàn)檔案信息的共享和交換。3.加強對檔案管理人員的信息化技能培訓，提高其信息化管理水平和操作能力。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.園區(qū)檔案管理部門應定期對項目建設單位和參建單位的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集整理情況、檔案的保管利用情況等。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求相關單位限期整改。3.項目建設單位和參建單位應積極配合園區(qū)檔案管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供有關檔案資料和情況說明。（二）考核評價1.建立園區(qū)項目檔案管理工作考核評