PAGE會計檔案安全保管制度一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案的安全保管，確保會計檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，充分發(fā)揮會計檔案在公司經(jīng)濟管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構(gòu)的會計檔案管理。（三）定義1.會計檔案：是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.會計檔案管理：是指對會計檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等一系列工作的總稱。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則：公司會計檔案管理工作在公司管理層的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由財務(wù)部門負責(zé)組織實施，并接受公司內(nèi)部審計、檔案管理等部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。各分支機構(gòu)應(yīng)指定專人負責(zé)本單位會計檔案的管理工作，并接受公司財務(wù)部門的統(tǒng)一管理。2.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)會計檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保會計檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則：采取有效措施，確保會計檔案的安全，防止會計檔案被篡改、損毀、丟失或泄露。對涉及公司商業(yè)秘密和財務(wù)機密的會計檔案，應(yīng)嚴格保密。4.便于利用原則：在保證會計檔案安全和保密的前提下，應(yīng)便于公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和利用會計檔案，提高工作效率。二、會計檔案的范圍和分類（一）會計檔案的范圍1.會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財務(wù)會計報告：包括月度、季度、年度財務(wù)會計報告，以及會計報表、附表、附注及文字說明等。4.其他會計資料：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。（二）會計檔案的分類1.按形成時間分類：可分為年度會計檔案、季度會計檔案和月度會計檔案。2.按保管期限分類：可分為永久保管的會計檔案和定期保管的會計檔案。定期保管的會計檔案期限分為10年和30年。三、會計檔案的收集與整理（一）收集1.財務(wù)部門應(yīng)定期對會計核算過程中形成的各類會計資料進行收集，確保會計檔案的完整性。2.各會計崗位人員應(yīng)在每月末或每季度末，將本崗位負責(zé)的會計憑證、賬簿等資料整理齊全，交至財務(wù)部門檔案管理人員處。3.對于外部單位提供的與公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料等，如發(fā)票、合同等，經(jīng)辦人員應(yīng)及時將原件或復(fù)印件提交給財務(wù)部門，由檔案管理人員進行統(tǒng)一整理和保管。（二）整理1.會計憑證的整理拆除憑證上的金屬物，對大小不一的原始憑證進行折疊，使其規(guī)格統(tǒng)一。按照記賬憑證的編號順序，將記賬憑證及其所附原始憑證整理整齊，每25張或50張裝訂一冊，并在憑證封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。對于數(shù)量過多的原始憑證，如發(fā)票抵扣聯(lián)等，可以單獨裝訂成冊，并在封面上注明所屬記賬憑證的日期、編號、種類，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號。2.會計賬簿的整理將各種賬簿按順序編號，加具封面，封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、賬簿頁數(shù)等內(nèi)容。對于活頁式賬簿，應(yīng)去除空白頁，并在使用完畢后，將賬頁順序編號，裝訂成冊。對于卡片式賬簿，如固定資產(chǎn)卡片，應(yīng)在卡片使用完畢后，按照類別和編號順序排列，裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、類別、編號等內(nèi)容。3.財務(wù)會計報告的整理月度、季度財務(wù)會計報告應(yīng)按順序裝訂成冊，加具封面，封面上注明單位名稱、報告所屬年度、月份、季度、報告種類等內(nèi)容。年度財務(wù)會計報告應(yīng)包括審計報告、會計報表、附表、附注及文字說明等，應(yīng)分別裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、年度、報告種類等內(nèi)容。四、會計檔案的保管（一）保管地點1.公司應(yīng)設(shè)立專門的會計檔案保管庫，用于存放會計檔案。保管庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保會計檔案的安全保管。2.會計檔案保管庫應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。（二）保管方式1.會計檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類和編號順序排列存放，便于查閱和管理。電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.對于重要的會計檔案，如涉及公司重大經(jīng)濟決策、財務(wù)審計等相關(guān)資料，應(yīng)進行雙備份或多備份，并分別存儲在不同的存儲設(shè)備和地點。（三）保管期限1.會計檔案的保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。永久保管的會計檔案包括年度財務(wù)會計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。定期保管期限為10年的會計檔案包括月度、季度財務(wù)會計報告，銀行存款余額調(diào)節(jié)表等；定期保管期限為30年的會計檔案包括會計憑證、會計賬簿等。2.會計檔案保管期限從會計年度終了后的第一天算起。（四）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對會計檔案進行檢查和盤點，確保會計檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)會計檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理，并記錄相關(guān)情況。2.會計檔案應(yīng)妥善保管，不得隨意堆放、出借或轉(zhuǎn)讓。未經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制會計檔案。3.對于已超過保管期限的會計檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀，不得擅自留存。五、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱會計檔案時，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并經(jīng)本部門負責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至財務(wù)部門。2.財務(wù)部門檔案管理人員應(yīng)對查閱申請表進行審核，審核通過后，安排專人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱會計檔案，不得擅自將會計檔案帶出保管庫。3.查閱會計檔案時，不得在會計檔案上涂畫、標(biāo)記、拆封或抽換，如需復(fù)印或復(fù)制會計檔案，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員負責(zé)辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱1.公司外部單位因工作需要借閱會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.財務(wù)部門檔案管理人員應(yīng)對借閱申請表進行審核，審核通過后，與借閱單位簽訂《會計檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并收取一定的押金。3.借閱會計檔案時，借閱單位應(yīng)派專人前來辦理借閱手續(xù)，并在檔案管理人員的陪同下，在指定地點查閱和復(fù)制會計檔案。借閱期限一般不得超過[具體期限]天，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱單位歸還會計檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱單位的責(zé)任。六、會計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.公司應(yīng)定期對已超過保管期限的會計檔案進行鑒定。鑒定工作應(yīng)由財務(wù)部門牽頭，會同公司內(nèi)部審計、檔案管理等部門組成鑒定小組進行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，對會計檔案的保管期限、內(nèi)容完整性、準(zhǔn)確性等進行全面審查和評估，確定哪些會計檔案可以銷毀，哪些會計檔案仍需繼續(xù)保管。3.對于涉及未了事項的會計檔案，如未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證等，應(yīng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應(yīng)編制《會計檔案銷毀清冊》，詳細列出擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.《會計檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，并報上級主管部門備案。3.銷毀會計檔案時，應(yīng)由公司檔案管理部門、財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀前認真清點核對擬銷毀的會計檔案，銷毀后應(yīng)在《會計檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司管理層。七、會計檔案的信息化管理（一）電子會計檔案的管理1.公司應(yīng)建立健全電子會計檔案管理制度，規(guī)范電子會計檔案的形成、傳輸、存儲、利用等環(huán)節(jié)的管理。2.電子會計檔案應(yīng)采用符合國家規(guī)定的電子格式進行存儲，并確保其真實性、完整性和可讀性。電子會計檔案的元數(shù)據(jù)應(yīng)與會計檔案一并保存，確保電子會計檔案的可追溯性。3.公司應(yīng)定期對電子會計檔案進行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，并按照規(guī)定的期限進行保管。同時，應(yīng)建立電子會計檔案的恢復(fù)測試機制，確保在需要時能夠及時恢復(fù)電子會計檔案。（二）會計檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)1.公司應(yīng)積極推進會計檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)，利用信息技術(shù)手段提高會計檔案管理的效率和水平。2.會計檔案管理信息化系統(tǒng)應(yīng)具備會計檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等功能，并能夠?qū)崿F(xiàn)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交換。3.公司應(yīng)加強對會計檔案管理信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對會計檔案管理工作進行審計監(jiān)督，檢查會計檔案管理是否符合本制度的規(guī)定，是否存在安全隱患等問題。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對本部門會計檔案管理工作的自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，確保會計檔案管理工作的規(guī)范有序。（二）外部檢查1