PAGE檔案數(shù)字資源管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案數(shù)字資源的管理，確保檔案數(shù)字資源的真實、完整、可用和安全，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在檔案數(shù)字資源的形成、收集、整理、存儲、利用、保管等過程中的管理活動。（三）基本原則1.真實性原則：檔案數(shù)字資源應(yīng)如實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的實際情況，確保其內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理公司各類檔案數(shù)字資源，保證檔案數(shù)字資源的齊全和完整。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案數(shù)字資源的存儲安全、傳輸安全和使用安全，防止信息泄露、篡改和丟失。4.規(guī)范性原則：遵循國家和行業(yè)相關(guān)標準規(guī)范，對檔案數(shù)字資源的管理流程、數(shù)據(jù)格式、元數(shù)據(jù)等進行規(guī)范統(tǒng)一。5.便捷性原則：優(yōu)化檔案數(shù)字資源管理系統(tǒng)，提高檔案數(shù)字資源的檢索、利用效率，為公司各項工作提供便捷的服務(wù)。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司檔案數(shù)字資源管理制度、標準和規(guī)范，并組織實施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查公司各部門及所屬單位的檔案數(shù)字資源管理工作。3.負責(zé)公司檔案數(shù)字資源的集中統(tǒng)一管理，包括檔案數(shù)字資源的收集、整理、存儲、編目、鑒定、銷毀等工作。4.建立和維護公司檔案數(shù)字資源管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)安全。5.組織開展檔案數(shù)字資源的開發(fā)利用工作，為公司各項工作提供檔案信息支持。6.負責(zé)檔案數(shù)字資源管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。（二）各部門及所屬單位職責(zé)1.負責(zé)本部門及所屬單位檔案數(shù)字資源的形成、收集、整理和移交工作，確保檔案數(shù)字資源的真實、完整和準確。2.按照公司檔案數(shù)字資源管理制度和標準規(guī)范，對本部門及所屬單位的檔案數(shù)字資源進行分類、編號、著錄等工作，并及時向檔案管理部門移交。3.配合檔案管理部門做好檔案數(shù)字資源的存儲、利用、保管等工作，提供必要的支持和協(xié)助。4.負責(zé)本部門及所屬單位檔案數(shù)字資源管理系統(tǒng)的使用和維護，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全和準確。5.對本部門及所屬單位檔案數(shù)字資源管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.負責(zé)為檔案數(shù)字資源管理提供技術(shù)支持和保障，確保檔案數(shù)字資源管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.協(xié)助檔案管理部門制定檔案數(shù)字資源管理系統(tǒng)的技術(shù)方案和安全策略，保障系統(tǒng)的安全性和可靠性。3.負責(zé)檔案數(shù)字資源存儲設(shè)備的維護和管理，確保存儲設(shè)備的正常運行和數(shù)據(jù)安全。4.配合檔案管理部門做好檔案數(shù)字資源的備份和恢復(fù)工作，制定備份策略和恢復(fù)計劃，確保數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。三、檔案數(shù)字資源的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的電子文件，包括但不限于合同協(xié)議、文件通知、會議紀要、財務(wù)報表、技術(shù)文檔、人事檔案等。2.公司引進的各類電子資料，如軟件、數(shù)據(jù)庫、技術(shù)資料等。3.公司與外部單位交換的電子文件和資料。4.公司員工個人提交的與工作相關(guān)的電子文檔。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)明確專人負責(zé)檔案數(shù)字資源的收集工作，確保檔案數(shù)字資源的及時收集和完整保存。2.檔案數(shù)字資源應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進行收集，確保數(shù)據(jù)的規(guī)范性和可讀性。3.對于重要的檔案數(shù)字資源，應(yīng)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)分開存儲，并定期進行檢查和維護。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照公司檔案分類方案，對檔案數(shù)字資源進行分類。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于管理和檢索。2.編號：為每一份檔案數(shù)字資源賦予唯一的編號，編號應(yīng)簡潔明了，便于識別和管理。3.著錄：對檔案數(shù)字資源的題名、日期、責(zé)任者、文號、保管期限等信息進行著錄，形成檔案數(shù)字資源的元數(shù)據(jù)。4.裝訂：對于紙質(zhì)檔案數(shù)字化形成的檔案數(shù)字資源，應(yīng)按照一定的順序進行裝訂，確保檔案數(shù)字資源的整齊和牢固。四、檔案數(shù)字資源的存儲(一)存儲方式1.采用磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等存儲設(shè)備，對檔案數(shù)字資源進行集中存儲。2.建立異地災(zāi)備中心，對重要的檔案數(shù)字資源進行異地備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。(二)存儲要求1.存儲設(shè)備應(yīng)定期進行檢查和維護，確保設(shè)備的正常運行。2.檔案數(shù)字資源應(yīng)按照分類和編號進行存儲，便于查找和管理。3.存儲設(shè)備應(yīng)具備數(shù)據(jù)加密、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等安全功能，保障數(shù)據(jù)的安全性。(三)存儲環(huán)境1.存儲場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合設(shè)備要求。2.存儲場所應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保數(shù)據(jù)的安全。五、檔案數(shù)字資源的利用(一)利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案數(shù)字資源的利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)公司原則：檔案數(shù)字資源的利用應(yīng)圍繞公司的中心工作，為公司各項業(yè)務(wù)活動提供支持和服務(wù)。3.安全保密原則：在利用檔案數(shù)字資源的過程中，應(yīng)嚴格遵守安全保密制度，確保檔案數(shù)字資源的安全。(二)利用方式1.提供檔案數(shù)字資源查詢服務(wù)：通過檔案數(shù)字資源管理系統(tǒng)，為公司員工提供檔案數(shù)字資源的在線查詢服務(wù)。2.開展檔案數(shù)字資源借閱服務(wù)：對于確需借閱檔案數(shù)字資源的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。3.提供檔案數(shù)字資源復(fù)制服務(wù)：根據(jù)利用者的需求，為其提供檔案數(shù)字資源的復(fù)制服務(wù)。4.開展檔案數(shù)字資源編研服務(wù)：對檔案數(shù)字資源進行整理、分析和研究，編寫專題資料、大事記等編研成果，為公司決策提供參考依據(jù)。(三)利用流程1.申請：利用者填寫檔案數(shù)字資源利用申請表，注明利用目的、利用內(nèi)容、利用方式等信息，并提交所在部門負責(zé)人審批。2.審批：所在部門負責(zé)人對利用申請表進行審批，同意后簽字蓋章，并將申請表提交檔案管理部門。3.辦理：檔案管理部門根據(jù)利用申請表的內(nèi)容，為利用者辦理檔案數(shù)字資源的查詢、借閱、復(fù)制等手續(xù)。4.利用：利用者按照規(guī)定的方式和要求利用檔案數(shù)字資源，并在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。5.登記：檔案管理部門對檔案數(shù)字資源的利用情況進行登記，包括利用時間、利用內(nèi)容、利用方式、利用者等信息。(四)利用權(quán)限1.公司員工因工作需要，可以查詢、借閱、復(fù)制與其工作相關(guān)的檔案數(shù)字資源。2.外單位因工作需要查閱公司檔案數(shù)字資源的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案數(shù)字資源，應(yīng)嚴格限制利用范圍和利用權(quán)限，未經(jīng)公司授權(quán)，不得對外提供。六、檔案數(shù)字資源的安全管理(一)安全管理制度1.建立健全檔案數(shù)字資源安全管理制度，明確安全管理職責(zé)和安全管理流程。2.加強對檔案數(shù)字資源管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識和安全技能。3.定期對檔案數(shù)字資源管理系統(tǒng)和存儲設(shè)備進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。(二)安全技術(shù)措施1.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全技術(shù)手段，保障檔案數(shù)字資源管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全。2.對檔案數(shù)字資源進行加密存儲和傳輸，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取和篡改。3.建立用戶認證和授權(quán)機制，對訪問檔案數(shù)字資源的用戶進行身份認證和權(quán)限管理，防止非法訪問。(三)安全應(yīng)急處置1.制定檔案數(shù)字資源安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期組織安全應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。3.發(fā)生安全事件時，應(yīng)及時采取措施進行處置，并向上級主管部門報告。七、檔案數(shù)字資源的鑒定與銷毀(一)鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，對檔案數(shù)字資源進行鑒定。2.堅持全面審查、綜合判斷的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和客觀性。3.充分考慮檔案數(shù)字資源的歷史價值、現(xiàn)實價值和未來價值，合理確定檔案數(shù)字資源的保管期限。(二)鑒定組織1.成立檔案數(shù)字資源鑒定小組，由檔案管理部門、信息技術(shù)部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員組成。2.鑒定小組負責(zé)制定鑒定方案、組織鑒定工作、審核鑒定結(jié)果等。(三)鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案數(shù)字資源的內(nèi)容進行直接審查，判斷其價值。2.綜合分析法：綜合考慮檔案數(shù)字資源的形成背景、來源、內(nèi)容、形式等因素，判斷其價值。3.專家咨詢法：對于專業(yè)性較強的檔案數(shù)字資源，可以咨詢相關(guān)領(lǐng)域的專家，聽取專家意見，判斷其價值。(四)鑒定程序1.準備階段：鑒定小組制定鑒定方案，明確鑒定范圍、鑒定方法、鑒定標準等。2.初審階段：檔案管理部門對檔案數(shù)字資源進行初步審查，提出初步鑒定意見。3.會審階段：鑒定小組對初步鑒定意見進行會審，形成會審意見。4.審批階段：將會審意見報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，確定檔案數(shù)字資源的保管期限和處置方式。(五)銷毀程序1.對已超過保管期限且無保存價值的檔案數(shù)字資源，由檔案管理部門提出