PAGE礦山工廠檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)礦山工廠檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于礦山工廠各部門、車間及下屬單位在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：礦山工廠檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映礦山工廠各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集和整理礦山工廠在各個(gè)階段形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及企業(yè)機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。（四）檔案定義本制度所稱檔案，是指礦山工廠在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善礦山工廠檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)礦山工廠各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用檔案資料。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、車間及下屬單位的檔案工作，定期對(duì)檔案工作進(jìn)行檢查和考核。4.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化進(jìn)程。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保檔案的安全與完整。6.參與礦山工廠重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。（二）各部門、車間及下屬單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、車間及下屬單位檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，并接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案移交綜合管理部門集中保管，并辦理交接手續(xù)。4.在各項(xiàng)工作中，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，確保檔案的安全和保密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.負(fù)責(zé)檔案的檢索、查詢和利用工作，根據(jù)利用者的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。5.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案資料，確保檔案信息安全。6.參與檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì)工作，對(duì)到期檔案提出鑒定意見(jiàn)，做好檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表的填報(bào)工作。三檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案：包括礦山工廠的行政公文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案等。2.生產(chǎn)技術(shù)類檔案：涵蓋礦山開(kāi)采設(shè)計(jì)方案、工藝流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備圖紙、操作規(guī)程、技術(shù)革新資料等。3.安全管理類檔案：如安全管理制度、安全檢查記錄、事故應(yīng)急預(yù)案及處理報(bào)告、安全培訓(xùn)資料等。4.經(jīng)營(yíng)管理類檔案：包含市場(chǎng)營(yíng)銷資料、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、客戶信息、物資采購(gòu)與供應(yīng)檔案等。5.基本建設(shè)類檔案：涉及礦山建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料等。6.科研項(xiàng)目類檔案：包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果鑒定材料等。7.其他類檔案：如聲像檔案（照片、錄像、錄音等）、實(shí)物檔案（獎(jiǎng)牌、證書(shū)、模型等）以及其他具有保存價(jià)值的資料。（二）收集要求1.各部門、車間及下屬單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。2.對(duì)于重要活動(dòng)、重大項(xiàng)目形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)整理收集，確保檔案的時(shí)效性。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案內(nèi)容。4.對(duì)收集到的零散文件資料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，分類存放，便于后續(xù)的集中整理。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般分為行政管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、安全管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、基本建設(shè)類、科研項(xiàng)目類等一級(jí)類目，在一級(jí)類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級(jí)及以下類目。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的檢索和管理。編號(hào)方法可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，以便快速查找和了解檔案的基本信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、起止日期等信息，便于存放和管理。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、溫濕度計(jì)等，保證庫(kù)房環(huán)境符合檔案保管要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立紙質(zhì)檔案目錄索引，方便快速檢索。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)可采用磁帶、光盤、硬盤等，備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。電子檔案應(yīng)按照一定的分類體系進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的電子目錄索引，便于查詢和管理。3.聲像檔案、實(shí)物檔案等應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行妥善保管，聲像檔案應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，注明來(lái)源、日期等情況。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映礦山工廠主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為30年的檔案，主要是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)礦山工廠生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策等有重要參考價(jià)值的檔案。短期保管的檔案：保管期限為10年的檔案，是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)礦山工廠工作有查考利用價(jià)值的檔案。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，按照檔案保管期限表的規(guī)定正確劃分檔案的保管期限，并在檔案整理過(guò)程中予以標(biāo)注。（四）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無(wú)誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性、保管期限、存放位置等，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，對(duì)檔案清查情況進(jìn)行總結(jié)分析，并提出改進(jìn)措施和建議。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各相關(guān)部門檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定其是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行判斷：檔案內(nèi)容已過(guò)時(shí)效，對(duì)當(dāng)前工作和今后決策無(wú)參考價(jià)值。檔案所涉及的事項(xiàng)已經(jīng)結(jié)束，且無(wú)后續(xù)利用需求。檔案重復(fù)或可替代，且無(wú)特殊保存意義。檔案保管條件受限，且難以修復(fù)或復(fù)制，繼續(xù)保管成本過(guò)高。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對(duì)到期檔案進(jìn)行初步整理，列出擬鑒定檔案清單，提交檔案鑒定工作小組。2.檔案鑒定工作小組對(duì)擬鑒定檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見(jiàn)，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)一式兩份，一份留存檔案部門，一份報(bào)礦山工廠分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)礦山工廠分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門人員共同對(duì)銷毀檔案進(jìn)行監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，注明銷毀日期和方式。（四）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除或格式化等方式進(jìn)行銷毀，銷毀后的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行物理?yè)p壞，防止數(shù)據(jù)恢復(fù)。3.聲像檔案、實(shí)物檔案等應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)選擇合適的銷毀方式，確保檔案信息徹底銷毀。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和礦山工廠檔案管理制度的規(guī)定，確保檔案利用合法合規(guī)。2.服務(wù)企業(yè)原則：檔案利用工作應(yīng)圍繞礦山工廠的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策等中心工作展開(kāi)，為企業(yè)發(fā)展提供有力支持。3.安全保密原則：在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.本礦山工廠內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱、借閱本礦山工廠檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱、借閱檔案的目的、范圍等內(nèi)容，經(jīng)礦山工廠分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱、借閱，并做好登記記錄。3.涉及司法機(jī)關(guān)等部門依法查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照相關(guān)法律程序辦理手續(xù)，檔案管理部門應(yīng)積極配合，提供必要的檔案資料。（三）利用方式1.查閱：利用者可在檔案查閱區(qū)查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，確保查閱工作順利進(jìn)行。查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限及時(shí)歸還檔案。借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)與利用者辦理借閱登記手續(xù)，明確借閱檔案名稱、數(shù)量、期限等信息，并要求利用者妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)保證內(nèi)容清晰、完整，與原件一致，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、利用時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)分析檔案利用情況。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立礦山工廠檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過(guò)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，為礦山工廠各部門提供便捷的檔案信息服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)信息資源的有效利用。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合礦山工廠檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、防火墻等技術(shù)措施，確保檔案信息的安全可靠。（三）信息化工作流程1.檔案數(shù)字化流程：檔案掃描：按照一定的掃描標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，生成清晰、完整的電子圖像。圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。數(shù)據(jù)掛接：將處理后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)審核：對(duì)數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.檔案管理信息系統(tǒng)操作流程：用戶登錄：檔案管理人員及利用者通過(guò)用戶名和密碼登錄檔案管理信息系統(tǒng)。檔案錄入：檔案管理人員按照系統(tǒng)要求錄入檔案的基本信息