PAGE單位檔案日常管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為單位各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：?jiǎn)挝粰n案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)工作。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映單位各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案信息的可靠性。3.完整性原則：全面收集和整理單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及單位機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為單位員工和相關(guān)部門(mén)提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置單位設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和單位實(shí)際情況，制定和修訂檔案管理相關(guān)制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)接收、收集單位各部門(mén)形成的各類(lèi)檔案，按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、編目，確保檔案的有序存放。3.檔案保管：建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行安全保管，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.檔案利用服務(wù)：為單位員工和相關(guān)部門(mén)提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)，做好利用登記和跟蹤反饋工作。5.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化管理工作，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.檔案鑒定與銷(xiāo)毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀處理，確保檔案庫(kù)存的合理性。7.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，定期分析檔案管理工作狀況，為單位決策提供數(shù)據(jù)支持。8.檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)：組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高單位員工檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。三、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.文書(shū)檔案：主要包括單位在行政管理、黨群工作、業(yè)務(wù)活動(dòng)等方面形成的各類(lèi)文件材料，如請(qǐng)示、報(bào)告、通知、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等。2.科技檔案：涵蓋單位在科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)等活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、圖紙、圖表、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等，如科研項(xiàng)目檔案（項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、研究報(bào)告、成果鑒定材料等）、工程檔案（項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收文件等）。3.人事檔案：記錄單位員工個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、考核獎(jiǎng)懲、工資待遇等情況的檔案材料，包括員工入職登記表、履歷表、任免文件、考核表、工資變動(dòng)表等。4.會(huì)計(jì)檔案：?jiǎn)挝辉谪?cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算過(guò)程中形成的各類(lèi)憑證、賬簿、報(bào)表等資料，如原始憑證、記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、財(cái)務(wù)報(bào)表等。按財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行分類(lèi)管理。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)單位不同業(yè)務(wù)類(lèi)型形成的專(zhuān)業(yè)性檔案，如市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案（客戶(hù)資料、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)策劃與執(zhí)行材料等）、合同檔案（各類(lèi)合同文本、合同審批表、合同履行情況記錄等）、招投標(biāo)檔案（招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書(shū)等）。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書(shū)檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如，2023永久001，表示2023年度形成的永久保管的第1份文書(shū)檔案。2.科技檔案編號(hào)：按照項(xiàng)目名稱(chēng)或工程名稱(chēng)進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，每個(gè)項(xiàng)目或工程下再根據(jù)文件材料的類(lèi)別和順序編號(hào)。如某科研項(xiàng)目編號(hào)為KY202301，其項(xiàng)目文檔編號(hào)依次為KY20230101（項(xiàng)目申報(bào)書(shū)）、KY20230102（研究報(bào)告）等。3.人事檔案編號(hào)：以員工個(gè)人身份證號(hào)為基礎(chǔ)進(jìn)行編號(hào)，確保一人一號(hào)，便于管理和查詢(xún)。4.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)：按照會(huì)計(jì)年度、類(lèi)別和保管期限進(jìn)行編號(hào)。如2023年度會(huì)計(jì)憑證編號(hào)為2023記001，表示2023年度的第1冊(cè)記賬憑證。5.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)業(yè)務(wù)類(lèi)型和檔案形成時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)。如合同檔案編號(hào)為HT2023001，表示2023年度簽訂的第1份合同。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.部門(mén)職責(zé)：各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案的收集、整理和移交工作，明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理，并按照檔案管理部門(mén)的要求及時(shí)將檔案移交至檔案管理部門(mén)。2.收集范圍：各部門(mén)應(yīng)收集的檔案包括但不限于各類(lèi)文件、報(bào)告、報(bào)表、合同、協(xié)議、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、圖紙、圖表、技術(shù)資料、照片、音像資料等。3.收集時(shí)間：各部門(mén)應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案進(jìn)行初步整理后移交檔案管理部門(mén)。對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)收集整理并移交。（二）檔案整理1.分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)：檔案管理部門(mén)按照既定的檔案分類(lèi)方案對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)。2.裝訂要求：文書(shū)檔案應(yīng)去除金屬物，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。科技檔案、業(yè)務(wù)檔案等應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容特點(diǎn)進(jìn)行合理裝訂或裝盒。3.編目：對(duì)每份檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，確保目錄準(zhǔn)確、清晰，便于檢索。4.裝盒上架：將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔號(hào)、年度、保管期限、盒內(nèi)文件起止件號(hào)等信息，然后按照檔案庫(kù)房的排架順序上架存放。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房：檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案存放安全。2.溫濕度控制：庫(kù)房?jī)?nèi)溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，定期進(jìn)行監(jiān)測(cè)記錄，并根據(jù)溫濕度變化情況采取相應(yīng)的調(diào)節(jié)措施。3.安全防護(hù)設(shè)施：庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備滅火器材、防蟲(chóng)藥品、除濕設(shè)備等必要的安全防護(hù)設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。（二）檔案存放方式1.分類(lèi)存放：按照檔案分類(lèi)方案，將不同類(lèi)型的檔案分別存放，便于查找和管理。2.上架排列：檔案上架應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行排列，如按照年度、保管期限、類(lèi)別等順序排列，確保檔案存放有序，便于快速檢索。3.標(biāo)識(shí)清晰：在檔案架、檔案盒等顯著位置標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、保管期限等信息，便于識(shí)別和查找。（三）檔案保管期限1.文書(shū)檔案保管期限：文書(shū)檔案的保管期限分為永久、定期（30年、10年）。具體保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和單位實(shí)際情況確定。2.科技檔案保管期限：科技檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目或工程的重要程度、使用壽命等因素確定，一般不少于項(xiàng)目或工程的使用壽命。3.人事檔案保管期限：人事檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管，員工離職后，其檔案應(yīng)按照規(guī)定繼續(xù)保管一定期限。4.會(huì)計(jì)檔案保管期限：會(huì)計(jì)檔案的保管期限按照財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行。（四）檔案定期檢查1.檢查周期：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，對(duì)重點(diǎn)檔案或易損檔案應(yīng)增加檢查頻次。2.檢查內(nèi)容：檢查檔案的保管狀況，包括檔案是否完好無(wú)損、有無(wú)霉變、蟲(chóng)蛀、褪色等情況；檢查檔案的存放秩序，是否按照規(guī)定分類(lèi)存放、編號(hào)清晰；檢查檔案庫(kù)房的溫濕度、安全防護(hù)設(shè)施等是否正常運(yùn)行。3.檢查記錄：對(duì)每次檢查情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理情況等，并存檔備查。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，確保檔案安全。六、檔案利用（一）利用范圍1.內(nèi)部利用：?jiǎn)挝粏T工因工作需要，可查閱、借閱本部門(mén)及與工作相關(guān)的其他部門(mén)的檔案。2.外部利用：因單位業(yè)務(wù)往來(lái)、合作項(xiàng)目等需要，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可向外部單位或個(gè)人提供相關(guān)檔案的查閱、借閱服務(wù)，但應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)：?jiǎn)挝粏T工查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.借閱手續(xù)：借閱檔案需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)按照規(guī)定期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱檔案進(jìn)行跟蹤管理，確保檔案按時(shí)歸還。（三）利用限制1.機(jī)密檔案限制：涉及單位機(jī)密的檔案，未經(jīng)單位保密委員會(huì)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁查閱、借閱和復(fù)制。2.特殊檔案限制：對(duì)于某些特殊檔案，如人事檔案中的個(gè)人隱私信息、會(huì)計(jì)檔案中的財(cái)務(wù)機(jī)密數(shù)據(jù)等，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行利用，防止信息泄露。3.利用方式限制：檔案利用應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，嚴(yán)禁將檔案帶出單位或擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和編號(hào)。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織單位成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文書(shū)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。對(duì)于已過(guò)保管期限且確無(wú)保存必要的檔案，可進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀。2.科技檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)：依據(jù)項(xiàng)目或工程的完成情況是否已達(dá)到預(yù)期目標(biāo)、是否有后續(xù)利用需求、是否涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)等因素，確定檔案的鑒定銷(xiāo)毀范圍。3.人事檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)：按照人事檔案管理規(guī)定，對(duì)已離職員工檔案中超過(guò)保管期限且無(wú)特殊用途的材料進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀。4.會(huì)計(jì)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中關(guān)于會(huì)計(jì)檔案保管期限和銷(xiāo)毀程序的規(guī)定，對(duì)已過(guò)保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀。（三）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理部門(mén)定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清查，按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)初步篩選出擬銷(xiāo)毀的檔案清單。2.小組審核：將初步篩選的檔案清單提交檔案鑒定工作小組進(jìn)行審核，工作小組對(duì)每份檔案進(jìn)行逐一審查，綜合評(píng)估檔案的價(jià)值，確定最終的銷(xiāo)毀檔案清單。3.審批公示：銷(xiāo)毀檔案清單經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，在單位內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期為[X]個(gè)工作日。公示期間，如有員工對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案提出異議，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核實(shí)和處理。（四）銷(xiāo)毀實(shí)施1.銷(xiāo)毀方式：對(duì)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.銷(xiāo)毀記錄：銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并對(duì)銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀方式等信息，監(jiān)銷(xiāo)人員和負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀的人員應(yīng)在銷(xiāo)毀記錄上簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為單位信息化建設(shè)提供有力支持。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案存儲(chǔ)和利用要求（一般不低于300dpi），確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、去黑邊等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立準(zhǔn)確的索引數(shù)據(jù)庫(kù)。4.掛接存儲(chǔ)：將處理后的圖像文件與錄入的索引數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，存儲(chǔ)到檔案信息管理系統(tǒng)的存儲(chǔ)服務(wù)器中，確保檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)和有效管理。（三）系統(tǒng)功能1.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按檔號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶(hù)快速查找所需檔案信息。2.借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)，提高借閱管理效率和準(zhǔn)確性。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，對(duì)檔案信息的訪(fǎng)問(wèn)進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息安全。只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的用戶(hù)才能訪(fǎng)問(wèn)相應(yīng)級(jí)別的檔案信息。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表和圖表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復(fù)：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，能夠在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)，保證檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（四）安全保障1.網(wǎng)絡(luò)安全：加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，并定