PAGE人事檔案調(diào)入調(diào)出制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案的調(diào)入調(diào)出管理，確保人事檔案的安全、完整和有效利用，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工人事檔案的調(diào)入調(diào)出管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映員工的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等。3.安全保密原則：加強(qiáng)人事檔案的安全管理，嚴(yán)格保密制度，防止檔案信息泄露。4.及時高效原則：優(yōu)化人事檔案調(diào)入調(diào)出流程，提高工作效率，確保檔案及時準(zhǔn)確流轉(zhuǎn)。二、人事檔案調(diào)入管理（一）檔案接收條件1.新員工入職：公司錄用的新員工，應(yīng)在入職時提交個人人事檔案。2.外部調(diào)入：因工作需要從外部調(diào)入公司的人員，應(yīng)按照公司要求及時辦理檔案調(diào)入手續(xù)。（二）檔案接收流程1.員工提交：新員工或外部調(diào)入人員應(yīng)向公司人力資源部門提交個人人事檔案，檔案應(yīng)包含完整的個人資料，如身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、工作經(jīng)歷證明、勞動合同等相關(guān)材料的原件及復(fù)印件。2.初步審核：人力資源部門收到檔案后，對檔案的完整性、真實(shí)性進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括檔案材料是否齊全、各項材料是否真實(shí)有效、檔案是否符合歸檔要求等。3.檔案登記：經(jīng)初步審核合格的檔案，人力資源部門進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄檔案的基本信息，包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、學(xué)歷、畢業(yè)院校、工作經(jīng)歷、檔案來源等。4.檔案整理：對接收的檔案進(jìn)行整理，按照檔案管理的規(guī)范要求，將各類材料分類、排序、編目，確保檔案整齊有序，便于查閱。5.檔案入庫：整理后的檔案及時存入公司人事檔案庫，按照檔案存放規(guī)則進(jìn)行妥善保管。（三）特殊情況處理1.檔案材料不全：如員工提交的檔案材料不全，人力資源部門應(yīng)及時通知員工補(bǔ)充相關(guān)材料。員工應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)補(bǔ)齊材料，否則將影響檔案調(diào)入及入職手續(xù)辦理。2.檔案真實(shí)性存疑：若對檔案材料的真實(shí)性存在疑問，人力資源部門有權(quán)要求員工提供相關(guān)證明材料或進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。經(jīng)核實(shí)確屬虛假材料的，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。三、人事檔案調(diào)出管理（一）檔案調(diào)出條件1.員工離職：員工因辭職、辭退、解除勞動合同等原因離開公司時，應(yīng)辦理人事檔案調(diào)出手續(xù)。2.組織調(diào)動：員工因工作需要由公司內(nèi)部調(diào)動到其他單位或部門，涉及人事檔案調(diào)出的，應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)。（二）檔案調(diào)出流程1.申請：員工離職或組織調(diào)動時，應(yīng)向公司人力資源部門提交檔案調(diào)出申請。申請應(yīng)注明調(diào)出原因、接收單位名稱及地址等信息。2.審批：人力資源部門收到申請后，對調(diào)出原因及相關(guān)情況進(jìn)行審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可辦理檔案調(diào)出手續(xù)。3.檔案整理：在辦理檔案調(diào)出前，人力資源部門對員工檔案進(jìn)行再次整理，確保檔案材料齊全、完整。對需要補(bǔ)充或完善的材料，及時通知員工辦理。4.開具調(diào)檔函：根據(jù)審批結(jié)果，人力資源部門為員工開具調(diào)檔函，調(diào)檔函應(yīng)注明檔案調(diào)出的具體要求和注意事項。5.檔案交接：員工持調(diào)檔函到檔案庫辦理檔案交接手續(xù)。檔案管理人員與員工共同核對檔案材料，確認(rèn)無誤后，在檔案交接清單上簽字。檔案交接清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。6.檔案轉(zhuǎn)出：檔案管理人員按照調(diào)檔函的要求，將檔案密封包裝，并通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)等方式，將檔案轉(zhuǎn)出至接收單位。同時及時跟蹤檔案的接收情況，確保檔案安全、準(zhǔn)確送達(dá)。（三）特殊情況處理1.接收單位拒收：若檔案送達(dá)接收單位后，因不符合接收要求被拒收，人力資源部門應(yīng)及時與接收單位溝通協(xié)調(diào)，了解拒收原因，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行處理。如屬檔案材料問題，應(yīng)通知員工補(bǔ)充或更正相關(guān)材料后重新辦理調(diào)檔手續(xù)；如屬接收單位政策調(diào)整等原因，應(yīng)與員工協(xié)商解決方案。2.檔案遺失或損壞：在檔案調(diào)出過程中，如發(fā)生檔案遺失或損壞情況，人力資源部門應(yīng)立即采取措施進(jìn)行查找和補(bǔ)救。如因公司原因造成的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，及時為員工補(bǔ)辦相關(guān)檔案材料；如因員工或其他外部原因造成的，應(yīng)根據(jù)責(zé)任認(rèn)定情況協(xié)商解決辦法。四、人事檔案查閱與借閱管理（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部查閱：公司人力資源部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門、審計部門等因工作需要，可查閱員工人事檔案。查閱時應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外部單位查閱：因司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法履行職責(zé)需要查閱公司員工人事檔案的，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并按照公司規(guī)定的審批程序辦理查閱手續(xù)。未經(jīng)公司書面同意，任何外部單位不得查閱員工人事檔案。（二）查閱流程1.申請：查閱人員填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱檔案范圍、查閱時間等信息。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至人力資源部門。2.審批：人力資源部門對查閱申請進(jìn)行審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，為查閱人員開具查閱介紹信。3.查閱：查閱人員憑查閱介紹信到檔案庫查閱檔案。查閱時應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案庫。4.記錄：檔案管理人員對查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱檔案內(nèi)容等信息。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。（三）借閱管理1.借閱條件：因工作需要確需借閱人事檔案的，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍和借閱期限。借閱人員應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱流程：借閱申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，借閱人員到檔案庫辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員與借閱人員共同核對檔案材料，并在借閱登記簿上簽字。借閱登記簿應(yīng)記錄借閱時間、借閱人員、借閱檔案名稱及數(shù)量、預(yù)計歸還時間等信息。3.借閱期限：借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限的，借閱人員應(yīng)提前向人力資源部門申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。4.歸還：借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案材料，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。五、人事檔案信息化管理（一）檔案數(shù)字化1.掃描錄入：對公司現(xiàn)有人事檔案進(jìn)行全面掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。掃描過程中應(yīng)確保圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.數(shù)據(jù)錄入：對掃描后的電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)錄入應(yīng)嚴(yán)格按照檔案內(nèi)容進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.質(zhì)量審核：對數(shù)字化后的人事檔案進(jìn)行質(zhì)量審核，檢查圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確性等。審核合格后的電子檔案方可正式入庫保存。（二）系統(tǒng)功能1.檔案查詢：建立人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢。查詢功能應(yīng)涵蓋員工基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果等多個方面，方便公司內(nèi)部人員隨時查閱。2.權(quán)限管理：通過系統(tǒng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制檔案信息的訪問范圍。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查詢、借閱相關(guān)檔案信息，確保檔案信息安全。3.流程管理：將人事檔案調(diào)入調(diào)出、查閱借閱等業(yè)務(wù)流程納入系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)流程的自動化和規(guī)范化。系統(tǒng)應(yīng)實(shí)時記錄業(yè)務(wù)操作過程，便于跟蹤和監(jiān)督。4.數(shù)據(jù)備份與安全：定期對人事檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時，加強(qiáng)系統(tǒng)安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露和系統(tǒng)故障。（三）信息化應(yīng)用1.輔助決策：利用人事檔案信息化管理系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析功能，為公司人力資源決策提供支持。例如，通過分析員工年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷層次、工作經(jīng)驗等數(shù)據(jù)，為公司人才招聘、培訓(xùn)計劃制定等提供參考依據(jù)。2.服務(wù)員工：員工可通過系統(tǒng)自助查詢個人檔案信息，了解自己的工作經(jīng)歷、薪酬福利等情況。同時，系統(tǒng)還可提供在線辦理檔案相關(guān)業(yè)務(wù)的功能，如檔案調(diào)入調(diào)出申請、查閱借閱申請等，提高服務(wù)效率和員工滿意度。六、人事檔案保管與保密（一）檔案保管1.檔案庫建設(shè)：公司應(yīng)設(shè)立專門的人事檔案庫，檔案庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。2.檔案分類存放：按照檔案管理的規(guī)范要求，對人事檔案進(jìn)行分類存放。不同類別檔案應(yīng)分別存放于不同的檔案柜或區(qū)域，并進(jìn)行明確標(biāo)識，便于查找和管理。3.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對人事檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否完好無損、存放是否規(guī)范等。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并記錄檢查情況。4.檔案維護(hù)：對破損、褪色等檔案材料，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。同時，根據(jù)檔案管理的需要，適時對檔案進(jìn)行整理和更新，確保檔案的完整性和時效性。（二）保密措施1.人員管理：加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識和責(zé)任心。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.環(huán)境管理：檔案庫應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案庫內(nèi)不得存放無關(guān)物品，保持環(huán)境整潔、安靜。3.信息管理：嚴(yán)格控制人事檔案信息的傳播范圍，未經(jīng)公司書面批準(zhǔn)，任何人不得擅自對外泄露檔案信息。在檔案查閱、借閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得私自復(fù)