PAGE工程檔案安全制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案的安全管理，確保工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，保障公司各項(xiàng)工程建設(shè)的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的安全管理。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。（四）基本原則1.安全第一原則：始終將工程檔案的安全放在首位，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案安全意識，提前做好預(yù)防工作，消除安全隱患。3.依法管理原則：嚴(yán)格按照法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案安全管理，確保管理行為合法合規(guī)。4.分級負(fù)責(zé)原則：明確各級部門和人員在工程檔案安全管理中的職責(zé)，實(shí)行分級管理。二、組織與職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司主管領(lǐng)導(dǎo)為組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司工程檔案安全管理工作，制定檔案安全管理政策和制度，審議重大檔案安全事項(xiàng)。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案安全管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各工程項(xiàng)目部門的檔案收集、整理、歸檔工作，確保檔案質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)工程檔案的日常保管，建立健全檔案保管設(shè)施，保障檔案存放安全。4.負(fù)責(zé)檔案的利用管理，按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤工作。5.定期組織檔案安全檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時督促整改。6.負(fù)責(zé)檔案鑒定和銷毀工作的組織實(shí)施，確保檔案銷毀符合規(guī)定。（三）工程項(xiàng)目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目工程檔案的收集、整理、立卷工作，確保檔案資料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的安全保管和利用工作，提供必要的協(xié)助。4.負(fù)責(zé)本部門檔案安全管理工作，落實(shí)安全防范措施，防止檔案丟失、損壞等情況發(fā)生。（四）人員職責(zé)1.檔案管理人員嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括整理、上架、檢索等，確保檔案管理有序。做好檔案的安全防護(hù)工作，定期檢查檔案保管環(huán)境，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計，跟蹤檔案去向。2.工程項(xiàng)目文件形成人員在工作過程中及時收集、整理與工程相關(guān)的文件資料，確保文件的原始性和完整性。按照檔案整理規(guī)范要求，對文件進(jìn)行分類、編號、編目等工作，為檔案移交做好準(zhǔn)備。三、工程檔案收集與整理（一）收集范圍1.工程項(xiàng)目前期文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.工程勘察、設(shè)計文件，如勘察報告、設(shè)計圖紙、設(shè)計變更等。3.工程施工過程中的各類文件，包括施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。4.工程監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報、工程質(zhì)量評估報告等。5.工程竣工驗(yàn)收文件，包括竣工驗(yàn)收報告、竣工圖、工程結(jié)算文件等。6.其他與工程建設(shè)有關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各工程項(xiàng)目部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件收集工作，確保文件及時、準(zhǔn)確收集。2.收集的文件應(yīng)真實(shí)、完整、有效，不得偽造、篡改。3.對重要文件應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件丟失或損壞。（三）整理規(guī)范1.按照《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》的要求，對收集的文件進(jìn)行分類整理。2.工程文件應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種載體同時保存，電子文件應(yīng)符合相關(guān)格式和存儲要求。3.紙質(zhì)文件應(yīng)進(jìn)行編號、編目，建立檔案目錄清單，便于查找和利用。4.竣工圖應(yīng)與工程實(shí)際相符，加蓋竣工圖章，并進(jìn)行整理歸檔。四、工程檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持適宜的溫濕度環(huán)境，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全報警裝置，確保檔案安全。（二）保管方式1.檔案應(yīng)分類存放，按照工程類別、時間順序等進(jìn)行排列，便于查找和管理。2.對重要檔案應(yīng)實(shí)行專柜保管，采取加密存儲等措施，確保檔案的保密性。3.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。（三）檔案數(shù)字化1.逐步推進(jìn)工程檔案的數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行存儲和管理。2.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線檢索、利用和管理。五、工程檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱工程檔案。2.外單位因?qū)徲?、檢查、合作等需要查閱工程檔案，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用流程1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并安排專人提供查閱服務(wù)。3.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房，嚴(yán)禁在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等。4.如需借閱檔案，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限，按時歸還。借閱人應(yīng)對檔案的安全負(fù)責(zé)，不得轉(zhuǎn)借他人。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容、借閱期限等，定期進(jìn)行統(tǒng)計和分析。六、工程檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案保管期限規(guī)定，對工程檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、工程項(xiàng)目部門及相關(guān)專業(yè)人員組成。負(fù)責(zé)對工程檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保存價值，包括歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值等。3.檔案的密級和保密期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)組織檔案銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等。3.銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑_保檔案信息無法恢復(fù)。4.對涉及重要機(jī)密的檔案銷毀，應(yīng)在保密部門的監(jiān)督下進(jìn)行。七、安全檢查與整改（一）檢查周期1.檔案管理部門應(yīng)定期對工程檔案安全情況進(jìn)行檢查，每月至少進(jìn)行一次自查。2.公司檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組每年組織一次全面的檔案安全檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案保管環(huán)境，包括溫濕度、防火、防潮、防蟲等措施的落實(shí)情況。2.檔案保管設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行狀況，如消防器材、安全報警裝置等。3.檔案整理、歸檔、利用等工作的規(guī)范性。4.檔案數(shù)字化工作進(jìn)展及數(shù)據(jù)安全情況。（三）整改措施1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，明確整改責(zé)任部門和整改期限。2.整改責(zé)任部門應(yīng)制定具體的整改措施，按時完成整改任務(wù)，并將整改情況書面報告檔案管理部門。3.檔案管理部門對整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。八、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計劃1.檔案管理部門應(yīng)制定年度檔案安全培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象和培訓(xùn)時間。2.培訓(xùn)計劃應(yīng)根據(jù)公司檔案安全管理工作的實(shí)際需要和人員業(yè)務(wù)水平進(jìn)行制定。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理人員的法律意識和業(yè)務(wù)水平。2.工程檔案安全管理知識，包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的安全要求。3.檔案信息化管理技能，如檔案數(shù)字化處理、檔案管理系統(tǒng)操作等。4.安全防范知識，如防火、防盜、防潮、防蟲等知識和技能。（三）培訓(xùn)方式1.定期組織內(nèi)部培訓(xùn)，邀請專家進(jìn)行授課或由檔案管理人員進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)分享。2.鼓勵檔案管理人員參加外部培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動，不斷提升業(yè)務(wù)能力。3.利用網(wǎng)絡(luò)平臺開展在線培訓(xùn)，方便檔案管理人員隨時學(xué)習(xí)。九、獎懲措施（一）獎勵1.對在工程檔案安全管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括榮譽(yù)證書、獎金、晉升等，以激勵員工積極做好檔案安全管理工作。（二）懲罰1.對違反工程檔案安全制度的部門和個人，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等