PAGE醫(yī)院各項檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案實行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映醫(yī)院各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集醫(yī)院在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.系統(tǒng)性原則：按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，保持檔案的系統(tǒng)性。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置醫(yī)院設(shè)立專門的檔案管理科室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)醫(yī)院各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和利用水平。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，嚴(yán)格履行檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的合理利用。6.開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為醫(yī)院各項工作提供信息支持。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。8.對醫(yī)院各科室、部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作的規(guī)范開展。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類醫(yī)院檔案分為黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)類、教學(xué)科研類、人事管理類、財務(wù)管理類、設(shè)備物資管理類、基本建設(shè)類等八大類。具體分類如下：1.黨群工作類：包括醫(yī)院黨組織建設(shè)、黨員管理、工會工作、共青團(tuán)工作等方面的文件材料。2.行政管理類：涵蓋醫(yī)院行政事務(wù)管理、會議文件、規(guī)章制度、工作計劃與總結(jié)、對外聯(lián)絡(luò)等方面的檔案。3.醫(yī)療業(yè)務(wù)類：主要有醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療技術(shù)操作規(guī)范、病歷檔案、醫(yī)療統(tǒng)計報表、醫(yī)療糾紛處理等相關(guān)材料。4.教學(xué)科研類：包含醫(yī)院教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、教學(xué)成果、科研項目申報與結(jié)題、學(xué)術(shù)論文等檔案。5.人事管理類：涉及醫(yī)院人員招聘、錄用、考核、晉升、獎懲、培訓(xùn)、工資福利、人事檔案等方面的文件。6.財務(wù)管理類：包括醫(yī)院財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告等檔案。7.設(shè)備物資管理類：有關(guān)醫(yī)院設(shè)備采購、驗收、使用、維護(hù)、報廢，物資采購、庫存管理等方面的材料。8.基本建設(shè)類：涵蓋醫(yī)院基本建設(shè)項目規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等過程中形成的文件。（二）檔案編號檔案編號采用“年度類別流水號”的方式。例如：2023YL001，表示2023年醫(yī)療業(yè)務(wù)類的第1份檔案。具體編號規(guī)則如下：1.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成的年份。2.類別：用大寫英文字母表示檔案所屬的類別，如“DQ”表示黨群工作類，“XZ”表示行政管理類等。3.流水號：用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示同一類別檔案的順序號，從001開始依次編號。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍醫(yī)院各科室、部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時將工作中形成的具有保存價值的文件材料收集齊全，移交檔案管理部門。收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級文件、指示、通知等。2.醫(yī)院制定的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等。3.醫(yī)療業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的各類文件，如病歷、檢查報告、診斷證明、手術(shù)記錄等。4.教學(xué)活動中的教案、講稿、學(xué)生成績冊等。5.科研項目的申報書、研究報告、論文發(fā)表等材料。6.人事任免、考核、獎懲等文件。7.財務(wù)報表、憑證、賬簿等財務(wù)資料。8.設(shè)備物資采購、使用、維修等記錄。9.基本建設(shè)項目的相關(guān)文件，如立項批復(fù)、設(shè)計圖紙、施工文件等。（二）收集要求1.各科室、部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)保持原件完整，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，將收集到的檔案進(jìn)行分類。2.組卷：將同一類別的檔案按照一定的原則和方法進(jìn)行組卷，一般以問題、時間、重要程度等為依據(jù)。3.編目：對每卷檔案進(jìn)行編號、編頁、填寫卷內(nèi)目錄、備考表等，編制案卷封面。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，保持庫房整潔、有序。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，按照類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)，分別存儲在不同的地點，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.對重要的實物檔案，如榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌等，應(yīng)進(jìn)行專柜保管，并做好登記和標(biāo)識。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管的檔案：凡是反映醫(yī)院主要職能活動和歷史面貌的，對醫(yī)院工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，主要是醫(yī)院在一定時期內(nèi)具有重要查考利用價值的檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案，主要是醫(yī)院在日常工作中形成的一般性文件材料。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，一般每年不少于一次。檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)破損檔案、更換防蟲藥品、調(diào)整檔案存放位置等。3.建立檔案檢查記錄，詳細(xì)記錄檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等，以備查閱。六、檔案的利用（一）查閱與借閱規(guī)定1.醫(yī)院內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱醫(yī)院檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并嚴(yán)格限制查閱范圍。3.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件、復(fù)印件、電子文檔等多種利用方式。2.對于重要檔案的利用，檔案管理部門可根據(jù)實際情況，采用提供摘要、編寫檔案參考資料等方式，為利用者提供服務(wù)。（三）利用效果跟蹤1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用效果跟蹤制度，對檔案利用情況進(jìn)行跟蹤調(diào)查，了解利用者對檔案的評價和利用效果。2.對檔案利用效果顯著的案例，應(yīng)進(jìn)行總結(jié)和推廣，為醫(yī)院各項工作提供參考和借鑒。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點，以維護(hù)醫(yī)院檔案的完整性和歷史真實性為原則，準(zhǔn)確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室專家、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：鑒定人員直接審查檔案內(nèi)容，根據(jù)檔案的價值標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限和存毀。2.分析檔案的來源、內(nèi)容、形式、時間等因素，綜合判斷檔案的價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀審批表》。2.《檔案銷毀審批表》經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案