PAGE心理健康檔案移交制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織心理健康檔案的移交工作，確保心理健康檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，保障員工心理健康信息的有效管理和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及心理健康檔案管理與移交的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保心理健康檔案移交工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確完整原則：保證移交的心理健康檔案信息準(zhǔn)確無誤，內(nèi)容完整，能夠全面反映員工心理健康狀況。3.安全保密原則：在檔案移交過程中，高度重視信息安全與保密，防止員工心理健康信息泄露。4.及時(shí)高效原則：按照規(guī)定的程序和時(shí)間要求，及時(shí)、高效地完成心理健康檔案的移交工作，避免延誤和差錯(cuò)。二、心理健康檔案概述（一）定義心理健康檔案是指公司/組織為員工建立的，記錄員工心理健康評估、咨詢、治療等相關(guān)信息的文件集合。（二）內(nèi)容構(gòu)成1.個(gè)人基本信息：包括員工姓名、性別、年齡、部門、崗位等。2.心理健康評估報(bào)告：如心理測評結(jié)果、心理咨詢師評估意見等。3.心理咨詢記錄：詳細(xì)記載每次心理咨詢的時(shí)間、地點(diǎn)、咨詢師、咨詢內(nèi)容及員工反饋等。4.心理治療記錄：若員工接受心理治療，記錄治療過程、治療方案、治療效果等。5.其他相關(guān)資料：如員工主動提供的與心理健康有關(guān)的資料、特殊事件對員工心理影響的記錄等。三、移交主體與職責(zé)（一）移交部門1.人力資源部門：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)心理健康檔案的移交工作，對移交檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案資料符合移交要求。2.心理健康服務(wù)部門（如心理咨詢室等）：具體負(fù)責(zé)心理健康檔案的整理、匯總，向接收部門提供準(zhǔn)確完整的檔案資料，并配合做好交接過程中的溝通解釋工作。（二）接收部門根據(jù)工作需要接收心理健康檔案的部門，如員工所在部門、內(nèi)部審計(jì)部門、風(fēng)險(xiǎn)管理部門等。接收部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接收檔案，并對檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行再次審核，確保檔案能夠滿足本部門工作需求。（三）移交人員與接收人員職責(zé)1.移交人員職責(zé)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求，認(rèn)真整理、核對心理健康檔案，確保檔案資料齊全、準(zhǔn)確。在移交前，對檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案丟失、損壞或信息泄露。配合接收人員做好檔案移交過程中的各項(xiàng)工作，如實(shí)提供相關(guān)信息和解釋。2.接收人員職責(zé)及時(shí)接收移交的心理健康檔案，對檔案進(jìn)行認(rèn)真審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與移交人員溝通解決。對接收后的心理健康檔案進(jìn)行妥善保管，按照規(guī)定的權(quán)限和程序使用檔案信息，不得擅自泄露或違規(guī)使用。在檔案使用完畢后，按照要求及時(shí)將檔案歸檔或進(jìn)行后續(xù)處理。四、移交程序（一）移交準(zhǔn)備1.心理健康服務(wù)部門定期對心理健康檔案進(jìn)行整理，按照員工類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類編號，確保檔案條理清晰。2.檢查檔案資料的完整性，對缺失或不清晰的部分進(jìn)行補(bǔ)充和完善。3.填寫心理健康檔案移交清單，詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、所屬員工等信息，并由移交人員簽字確認(rèn)。（二）移交申請心理健康服務(wù)部門根據(jù)工作需要和檔案管理規(guī)定，確定檔案移交的時(shí)間、接收部門等信息，并填寫心理健康檔案移交申請表。申請表應(yīng)包括移交原因、移交檔案范圍、預(yù)計(jì)移交時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給人力資源部門。（三）審核批準(zhǔn)人力資源部門收到移交申請表后，對移交申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括移交原因是否合理、接收部門是否具備接收條件、檔案資料是否符合移交要求等。審核通過后，報(bào)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）正式移交1.在批準(zhǔn)的移交時(shí)間，移交人員與接收人員共同辦理檔案移交手續(xù)。移交人員按照移交清單逐一核對檔案，將檔案移交給接收人員，并雙方在移交清單上簽字確認(rèn)。2.對于電子檔案，應(yīng)通過安全的網(wǎng)絡(luò)傳輸方式進(jìn)行移交，并確保數(shù)據(jù)的完整性和保密性。接收人員在接收電子檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，并檢查數(shù)據(jù)是否可正常讀取。五、檔案交接過程中的注意事項(xiàng)（一）資料完整性檢查1.移交人員和接收人員應(yīng)共同對檔案資料進(jìn)行完整性檢查，確保每份檔案包含所有必要的信息，如評估報(bào)告、咨詢記錄等。2.對于缺失重要資料的檔案，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求相關(guān)部門或人員進(jìn)行補(bǔ)充。（二）信息準(zhǔn)確性核對1.仔細(xì)核對檔案中各項(xiàng)信息的準(zhǔn)確性，包括員工基本信息、評估結(jié)果、咨詢建議等。如有疑問，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員核實(shí)。2.確保檔案中的數(shù)據(jù)與原始記錄一致，避免因數(shù)據(jù)錯(cuò)誤導(dǎo)致對員工心理健康狀況的誤判。（三）交接記錄與簽字1.在檔案交接過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄交接的時(shí)間、地點(diǎn)、雙方人員姓名、檔案名稱及數(shù)量等信息。2.交接雙方必須在移交清單和相關(guān)記錄上簽字，明確各自的責(zé)任，確保交接過程可追溯。（四）安全保密措施1.在檔案交接現(xiàn)場，應(yīng)采取必要的安全保密措施，防止無關(guān)人員接觸檔案信息。對于涉及敏感信息的檔案，應(yīng)進(jìn)行加密處理或在特定環(huán)境下交接。2.交接人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得在交接過程中泄露員工心理健康檔案中的任何信息。六、檔案接收后的管理（一）檔案存儲1.接收部門應(yīng)按照公司/組織檔案管理規(guī)定，為心理健康檔案提供安全、適宜的存儲環(huán)境。存儲環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，確保檔案的完整性和安全性。2.對于電子檔案，應(yīng)建立專門的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行存儲，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問電子檔案。（二）檔案查閱與使用1.接收部門應(yīng)制定心理健康檔案查閱與使用制度，明確查閱和使用檔案的權(quán)限、程序和目的。2.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱原因、查閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱檔案。查閱過程中不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料。3.使用檔案信息時(shí)，應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保信息的使用符合員工權(quán)益保護(hù)和公司/組織利益要求。如需對外提供檔案信息，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并確保信息提供的安全性和保密性。（三）檔案更新與維護(hù)1.接收部門在使用心理健康檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案信息需要更新或補(bǔ)充，應(yīng)及時(shí)通知心理健康服務(wù)部門進(jìn)行處理。2.心理健康服務(wù)部門應(yīng)定期對已移交的心理健康檔案進(jìn)行跟蹤回訪，了解員工心理健康狀況的變化，及時(shí)更新檔案信息，確保檔案的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。七、特殊情況處理（一）檔案遺失或損壞1.在檔案移交或接收過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案遺失或損壞，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行查找或補(bǔ)救。2.對于遺失的檔案，應(yīng)盡快查明可能遺失的環(huán)節(jié)，組織相關(guān)人員進(jìn)行回憶和查找，并對可能涉及的人員進(jìn)行調(diào)查。如無法找回，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)有資料盡量恢復(fù)檔案內(nèi)容，并做好記錄。3.對于損壞的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案信息的完整性。修復(fù)或復(fù)制后的檔案應(yīng)與原檔案進(jìn)行核對，并在相關(guān)記錄中注明情況。同時(shí)，對造成檔案遺失或損壞的原因進(jìn)行分析，追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）員工信息變更1.若員工基本信息發(fā)生變更，如姓名、部門、崗位等，心理健康服務(wù)部門應(yīng)及時(shí)更新員工心理健康檔案中的相關(guān)信息，并通知接收部門。2.接收部門在收到信息變更通知后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對本部門保存的檔案進(jìn)行相應(yīng)修改，并確保檔案信息的一致性。（三）法律糾紛涉及檔案1.當(dāng)公司/組織涉及法律糾紛，且心理健康檔案可能作為證據(jù)或參考資料時(shí)，應(yīng)按照法律程序妥善處理檔案的提供、查閱等事宜。2.未經(jīng)合法授權(quán)，不得擅自向外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人提供心理健康檔案。如需提供檔案，應(yīng)經(jīng)過公司/組織內(nèi)部法律合規(guī)部門審核，并按照法律要求辦理相關(guān)手續(xù)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立專門的檔案管理監(jiān)督小組，定期對心理健康檔案移交制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查檔案移交過程中的程序合規(guī)性、資料完整性、信息安全性等方面，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。（二）考核辦法1.將心理健康檔案移交工作納入相關(guān)部門和人員的績效考核體系，對在檔案移交工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對于違反檔案移交制度，導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失或其他嚴(yán)重后果的部門和個(gè)人，按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。九、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.定期組織心理健康檔案移交制度相關(guān)培訓(xùn)，提高員工對檔案管理重要性的認(rèn)識，以及檔案移交工作的操作技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案管理法律法規(guī)、本制度具體要求、檔案整理與移交流程、信息安全保密知識等。（二）宣傳推廣1.通過內(nèi)部刊物、宣傳欄、公司/組織網(wǎng)站等渠道，廣泛宣傳心理健康檔案移交制度，使員工了解檔案管理的目的、意義和流程。2.