PAGE土地檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強公司土地檔案管理，確保土地檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮土地檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、土地管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司范圍內(nèi)所有涉及土地相關(guān)業(yè)務(wù)的部門及人員在土地檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的土地檔案管理機構(gòu)或指定專人負責土地檔案的統(tǒng)一管理，確保土地檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實準確原則土地檔案應(yīng)如實反映土地的權(quán)屬、性質(zhì)、用途、變更等實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和準確性。3.完整系統(tǒng)原則全面收集和整理與土地相關(guān)的各類文件資料，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性，便于查閱和利用。4.安全保密原則采取有效措施確保土地檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對涉及國家機密、商業(yè)秘密的檔案嚴格保密。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善土地檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司土地檔案，接收、收集、整理、歸檔各類土地檔案資料。3.建立土地檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機檢索和管理，提高檔案利用效率。4.負責檔案庫房的日常管理，確保檔案存放安全，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。5.對各部門土地檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理人員培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。6.按照規(guī)定向有關(guān)部門提供土地檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。（二）業(yè)務(wù)部門職責1.負責本部門在土地業(yè)務(wù)活動中形成文件資料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門歸檔。2.配合檔案管理部門做好土地檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和資料。3.按照檔案管理規(guī)定，正確使用和妥善保管本部門使用的土地檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。4.在開展涉及土地的業(yè)務(wù)工作時，及時向檔案管理部門反饋檔案利用情況和存在的問題，提出改進建議。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行土地檔案管理制度，嚴格遵守檔案管理工作流程和規(guī)范。2.負責土地檔案的日常收集、整理、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。3.熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能，及時錄入和更新檔案信息，保證檔案數(shù)據(jù)的準確性和時效性。4.做好檔案庫房的管理工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.熱情接待檔案查閱、借閱人員，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，及時提供所需檔案資料，并做好跟蹤服務(wù)。6.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，維護公司利益。三、檔案的形成與收集（一）土地檔案形成范圍1.土地權(quán)屬文件包括土地所有權(quán)證、土地使用權(quán)證、土地出讓合同、土地租賃合同、土地轉(zhuǎn)讓協(xié)議等。2.土地規(guī)劃文件土地利用總體規(guī)劃、控制性詳細規(guī)劃、土地專項規(guī)劃等相關(guān)文件。3.土地審批文件建設(shè)用地批準書、農(nóng)用地轉(zhuǎn)用審批文件、土地征收批復(fù)等。4.土地登記文件土地登記申請書、地籍調(diào)查表、宗地圖、土地登記卡等。5.土地評估文件土地評估報告、評估備案表等。6.土地開發(fā)利用文件土地開發(fā)項目可行性研究報告、項目規(guī)劃設(shè)計方案、項目施工許可證、竣工驗收報告等。7.土地變更文件土地用途變更、面積變更、權(quán)屬變更等相關(guān)的申請文件、審批文件及變更后的各類資料。8.土地糾紛處理文件涉及土地糾紛的調(diào)查材料、處理決定、調(diào)解書、判決書等。9.其他與土地相關(guān)的文件資料如土地測繪報告、土地勘測定界圖、土地利用現(xiàn)狀圖、土地統(tǒng)計報表等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負責土地檔案資料的收集工作，確保在業(yè)務(wù)活動過程中形成的各類文件資料及時、完整地收集起來。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準確、清晰，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于重要的土地文件資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，需收集與原件核對無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處和復(fù)印日期，由經(jīng)手人簽字確認。4.收集的電子文件應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件相對應(yīng)，同時做好備份存儲。（三）收集時間1.對于日常業(yè)務(wù)活動中形成的土地檔案資料，各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)完成后的[X]個工作日內(nèi)收集整理完畢，并移交檔案管理部門。2.對于重大土地項目或涉及多個部門協(xié)同的業(yè)務(wù)，相關(guān)部門應(yīng)在項目階段性結(jié)束或業(yè)務(wù)完成后[X]個工作日內(nèi)完成資料收集和初步整理，并及時移交檔案管理部門。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照土地檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、條理清晰。（二）整理方法1.分類土地檔案分為土地權(quán)屬類、土地規(guī)劃類、土地審批類、土地登記類、土地評估類、土地開發(fā)利用類、土地變更類、土地糾紛處理類等若干類別。每個類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進一步細分二級類目。例如，土地權(quán)屬類可分為國有土地權(quán)屬、集體土地權(quán)屬等二級類目；土地開發(fā)利用類可分為土地一級開發(fā)、土地二級開發(fā)等二級類目。2.編號對每一份土地檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號格式可采用“年份+類別代碼+流水號”，如“2023QS001”，其中“2023”表示年份，“QS”表示土地權(quán)屬類別的代碼，“001”表示該類別下的流水號。3.編目編制土地檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限、密級等項目。題名應(yīng)準確概括檔案內(nèi)容，日期填寫文件形成日期，責任者填寫文件的制發(fā)單位或個人，保管期限按照相關(guān)規(guī)定確定，密級根據(jù)檔案內(nèi)容的敏感程度標注。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案材料進行修整、裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。（三）歸檔要求1.檔案管理部門在接收各業(yè)務(wù)部門移交的土地檔案資料后，應(yīng)按照整理方法進行進一步整理和審核，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.審核無誤的檔案資料應(yīng)及時歸檔，按照類別和編號順序上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，建立電子檔案目錄。3.歸檔后的土地檔案應(yīng)編制歸檔說明，內(nèi)容包括歸檔范圍、整理方法、檔案數(shù)量等，以便于日后查閱和管理。五、檔案的保管（一）保管期限土地檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案涉及公司土地產(chǎn)權(quán)歸屬、重大土地權(quán)益變動、土地規(guī)劃調(diào)整等具有重要歷史價值和現(xiàn)實意義的文件資料。2.長期保管的檔案土地開發(fā)利用項目的主要文件資料、土地登記資料、土地評估報告等，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案一般性的土地業(yè)務(wù)文件資料，保管期限為[X]年。（二）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防蟲、防盜等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和編號順序進行排列，便于查找和存放。3.庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境安全、適宜。（三）保管措施1.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、存放位置、保管期限等信息，定期對檔案進行盤點，做到賬實相符。2.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，并定期進行檢查和更新，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，檔案管理人員進入庫房時應(yīng)做好登記，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、用火、存放易燃物品等。4.定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、褪色、霉變等情況時，應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施進行處理。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱土地檔案，用于土地規(guī)劃、項目審批、產(chǎn)權(quán)管理、糾紛處理等業(yè)務(wù)活動。2.公司外部相關(guān)單位因依法履行職責需要查閱土地檔案，如政府部門進行土地監(jiān)管、司法機關(guān)辦理涉土地案件等。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員查閱土地檔案，需填寫《土地檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出。2.借閱因工作需要借閱土地檔案的，除填寫《土地檔案查閱申請表》并經(jīng)批準外，還需與檔案管理部門簽訂《土地檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、借閱責任等事項。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，歸還時檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和準確性。3.復(fù)制對于需要復(fù)制土地檔案的，查閱或借閱人員應(yīng)填寫《土地檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)批準后由檔案管理部門按照規(guī)定進行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明與原件核對無誤。（三）利用審批1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱土地檔案，由所在部門負責人審批；涉及重要檔案或跨部門查閱、借閱的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司外部單位查閱、借閱土地檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對土地檔案的利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用日期時間、利用人姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、復(fù)制內(nèi)容及數(shù)量、歸還日期等。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查詢和統(tǒng)計分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則定期對土地檔案進行鑒定，確保檔案的保管價值與實際需求相適應(yīng)，及時剔除失去保存價值的檔案，優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對土地檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值、歷史意義等因素，對檔案進行綜合評估。2.對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案，由鑒定小組提出銷毀意見，填寫《土地檔案銷毀申請表》。3.《土地檔案銷毀申請表》應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行