PAGE檔案室用制度推進(jìn)工作檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司檔案室的管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，推進(jìn)公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分考慮檔案利用的需求，提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，定期對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和水平。5.組織開展檔案宣傳、培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究活動(dòng)，提高公司員工的檔案意識(shí)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，并接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案移交檔案室，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.積極配合檔案室做好檔案的利用工作，根據(jù)工作需要提供相關(guān)檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、借閱登記、統(tǒng)計(jì)等。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。4.積極開展檔案編研工作，為公司提供有價(jià)值的檔案信息服務(wù)。5.協(xié)助各部門做好檔案的整理和歸檔工作，提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的各類文件材料，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，包括合同協(xié)議、項(xiàng)目計(jì)劃、工作報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.公司行政管理工作中形成的文件材料，如公文、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案、印章管理文件等。4.公司黨群工作中形成的文件材料，如黨組織建設(shè)、黨員管理、群團(tuán)活動(dòng)等方面的文件。5.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)形成的技術(shù)文件、產(chǎn)品資料、市場(chǎng)調(diào)研資料等。6.公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、專利證書等相關(guān)文件。7.其他與公司有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和信息檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、聲像檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行裁剪或損壞。四、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限表和公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定。2.堅(jiān)持全面的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，確定檔案的保管期限。3.對(duì)保管期限已滿的檔案，進(jìn)行再次鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存或銷毀。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（四）保管期限的調(diào)整1.檔案保管期限確定后，應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。如有特殊情況需要調(diào)整保管期限的，應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組審核，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.對(duì)于保管期限已滿但仍有重要價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.上架的檔案應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，不得隨意堆放。（三）檔案保管要求1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完好程度、保管環(huán)境等。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，采取有效的防護(hù)措施，確保檔案的安全。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。六、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和安全性。2.堅(jiān)持方便利用、服務(wù)為本的原則，在確保檔案安全的前提下，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息服務(wù)。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司外部單位因工作需要查閱、借閱公司檔案，須按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)依法查閱、借閱公司檔案。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.公司外部單位查閱、借閱公司檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱、借閱公司檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。4.檔案室對(duì)查閱、借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以辦理，并登記查閱、借閱的檔案名稱、數(shù)量、時(shí)間等信息。5.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。6.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱期限，到期歸還。如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用登記1.檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用部門、利用人、檔案名稱、數(shù)量、利用目的等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，定期向上級(jí)主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)采用科學(xué)的方法和手段，提高統(tǒng)計(jì)工作的效率和質(zhì)量。（二）移交工作1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定，定期將本部門形成的檔案移交檔案室。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并雙方簽字確認(rèn)。3.檔案室對(duì)接收的檔案應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的齊全完整。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和水平，為公司提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、編研等功能，滿足公司檔案管理的實(shí)際需求。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行規(guī)范的分類、編號(hào)、著錄等處理，確保電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。4.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保兩者內(nèi)容一致。2.電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)，并進(jìn)行備份。備份應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)電子檔案的利用應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制，確保電子檔案的安全。九、檔案的保密與安全管理（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.檔案室應(yīng)與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。對(duì)因工作需要接觸機(jī)密檔案的人員，應(yīng)進(jìn)行保密教育，并限定接觸范圍。4.對(duì)檔案的查閱、借閱應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行審批，確保檔案不被非法獲取和利用。（二）安全管理制度1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝必要的安全設(shè)施設(shè)備，如監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報(bào)警裝