PAGE檔案制度起于何時實施一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司/組織的各項工作提供有力支持，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司/組織在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織的各類檔案，對檔案進行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.負責檔案的安全保管，采取必要的防火、防潮、防蟲、防盜等措施，維護檔案的完整性和可讀性。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用，根據(jù)公司/組織各部門及員工的需求，及時提供檔案資料。5.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行銷毀處理。6.組織開展檔案管理業(yè)務培訓，提高公司/組織員工的檔案意識和檔案管理水平。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整和準確。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理，按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門。3.在開展各項工作過程中，嚴格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范檔案的形成和積累，積極配合檔案管理部門做好檔案管理工作。（三）員工職責1.員工在工作中應妥善保管個人形成的各類文件資料，按照檔案管理要求及時整理并移交至所在部門的兼職檔案員。2.積極配合檔案管理部門及本部門兼職檔案員的工作，遵守檔案查閱、借閱等相關規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設立、變更、終止過程中形成的各類文件，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證等相關資料。2.公司/組織的各類會議文件，包括會議通知、議程、紀要、決議等。3.公司/組織的工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等文件材料。4.公司/組織的各類業(yè)務合同、協(xié)議、訂單、招投標文件等。5.公司/組織的財務文件，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.公司/組織的人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、薪酬福利文件、培訓記錄、考核評價等資料。7.公司/組織的技術文件，如研發(fā)項目資料、技術標準、工藝流程、產(chǎn)品圖紙等。8.公司/組織的市場營銷文件，如市場調(diào)研報告、宣傳資料、客戶資料等。9.公司/組織的行政文件，如辦公制度、行政事務處理文件、安全管理文件等。10.公司/組織的其他具有保存價值的文件資料，如榮譽證書、獲獎文件、往來信函等。（二）收集要求1.各部門及員工應及時將工作中形成的各類文件資料收集齊全，確保文件的完整性。2.收集的文件資料應真實、準確、清晰，嚴禁偽造、篡改文件內(nèi)容。3.對于重要文件資料，應收集原件；如無法收集原件，應收集與原件核對無誤的復印件，并注明原件保存處。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，按照文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進行分類整理。2.分類應科學合理，便于查找和利用，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術類、產(chǎn)品類、科研項目類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類等類別。3.每份文件應編制清晰、準確的頁碼，確保文件順序不混亂。4.對破損或褪色的文件應進行修復或復制，保持文件的可讀性。（四）整理方法1.文書檔案的整理：按照年度保管期限機構（問題）進行分類，將同一年度、同一保管期限、同一機構（問題）的文件集中在一起，依次排列編號，并編制卷內(nèi)目錄。2.科技檔案的整理：按照項目專業(yè)階段進行分類，將同一項目、同一專業(yè)、同一階段形成的文件集中整理，建立項目檔案卷，編制卷內(nèi)目錄和備考表。3.會計檔案的整理：按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別分別進行整理，裝訂成冊，并編制會計檔案目錄。4.人事檔案的整理：按照員工個人信息、履歷材料、考核材料、培訓材料、獎懲材料、工資福利材料、任免材料等類別進行分類整理，建立員工個人檔案，填寫檔案目錄和檔案編號。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.文書檔案應在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應在項目結束后三個月內(nèi)完成歸檔。3.會計檔案應在會計年度終了后，由財務部門保管一年，期滿后移交檔案管理部門保管。4.人事檔案應在員工離職后一個月內(nèi)整理歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對本部門整理好的檔案進行初步審核，確保檔案的完整性和準確性。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的類別、數(shù)量、年度等信息，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門接收檔案后，對檔案進行再次審核，核對無誤后辦理簽收手續(xù)，并按照檔案管理制度的要求進行上架保管。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財務審計報告等。2.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，應列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。如一般性會議文件、工作計劃總結、業(yè)務合同等。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，應列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如一般性的行政事務文件、臨時性的統(tǒng)計報表等。（四）保管要求1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的數(shù)據(jù)存儲設備，確保檔案的安全保管。檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時，應建立檔案存放位置索引，并定期進行核對，確保索引信息的準確性。3.對電子檔案應進行備份存儲，備份介質(zhì)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份數(shù)據(jù)應定期進行檢查和恢復測試，確保數(shù)據(jù)的可用性。4.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色、變質(zhì)的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。5.嚴格執(zhí)行檔案庫房的安全管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。檔案庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，并定期進行檢查和維護，確保設施設備的正常運行。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應根據(jù)查閱申請表，提供相應的檔案資料，并在檔案查閱登記表上記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復印檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門負責人同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。4.涉及公司/組織機密的檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。如因工作需要必須引用檔案內(nèi)容的，應經(jīng)檔案管理部門審核同意，并注明檔案來源。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部員工因特殊工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱檔案的理由、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門申請，并說明原因，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后方可延期。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、復制檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應責任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應認真核對檔案的完整性和準確性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)，并在檔案借閱登記表上注明歸還時間。（三）外單位查閱與借閱規(guī)定1.外單位因工作需要查閱或借閱公司/組織檔案的，應提前向公司/組織提出書面申請，說明查閱或借閱檔案的目的、內(nèi)容、范圍等信息，并加蓋單位公章。2.公司/組織收到外單位申請后，應進行審核，如涉及公司/組織機密或重要信息的，應報公司/組織領導審批。經(jīng)批準同意后，外單位查閱或借閱人員應持單位介紹信和有效身份證件到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。3.外單位查閱或借閱檔案時，檔案管理部門應安排專人陪同，并按照公司/組織的相關規(guī)定進行查閱或借閱。外單位如需復印或摘錄檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門審核同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.外單位借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向公司/組織申請，并說明原因，經(jīng)批準后方可延期。外單位歸還檔案時，檔案管理部門應認真核對檔案的完整性和準確性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)，并在檔案外借登記表上注明歸還時間。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門負責人及檔案管理人員。檔案鑒定工作小組負責對公司/組織的檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標準1.依據(jù)國家有關檔案保管期限表和公司/組織檔案管理制度，結合公司/組織的實際情況，對檔案進行鑒定。2.對已過保管期限的檔案，應重點審查其是否仍具有查考利用價值。如檔案涉及公司/組織的重要歷史事件、重要業(yè)務活動、知識產(chǎn)權等方面，即使已過保管期限，也應繼續(xù)保存。3.對保管期限內(nèi)但已失去保存價值的檔案，如重復文件、無利用價值的草稿、一般性文件等，可以考慮銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，編制檔案鑒定清冊，注明檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.檔案鑒定工作小組對檔案鑒定清冊進行審核，根據(jù)鑒定標準，逐份確定檔案的存毀，并在檔案鑒定清冊上簽署意見。3.對確定銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，詳細記錄檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量、銷毀原因等信息。檔案銷毀清冊一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份報公司/組織領導審批。（四）銷毀實施1.經(jīng)公司/組織領導批準后，檔案管理部門負責組織實施檔案