PAGE檔案經(jīng)費保障管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案經(jīng)費的管理，保障檔案工作的正常開展，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構(gòu)在檔案管理活動中涉及的經(jīng)費保障相關(guān)事項。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案經(jīng)費的使用合法合規(guī)。2.保障重點原則：優(yōu)先保障檔案收集、整理、保管、利用等核心業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的經(jīng)費需求。3.合理預(yù)算原則：根據(jù)公司檔案工作實際情況，科學合理編制檔案經(jīng)費預(yù)算，提高資金使用效益。4.?？顚Ｓ迷瓌t：檔案經(jīng)費應(yīng)專項用于檔案管理工作，不得挪作他用。二、檔案經(jīng)費預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.職責分工檔案管理部門負責根據(jù)公司檔案工作計劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，提出檔案經(jīng)費預(yù)算建議方案。財務(wù)部門負責指導(dǎo)檔案管理部門編制預(yù)算，審核預(yù)算的合理性，并匯總編制公司年度檔案經(jīng)費預(yù)算草案。各部門配合檔案管理部門提供與本部門檔案工作相關(guān)的信息，協(xié)助做好預(yù)算編制工作。2.編制依據(jù)國家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、政策要求。公司檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃。檔案管理業(yè)務(wù)量的變化情況，如檔案數(shù)量增長、檔案類型增加、檔案利用頻率提高等。檔案管理設(shè)施設(shè)備的更新?lián)Q代需求，包括檔案庫房建設(shè)、檔案裝具購置、檔案管理軟件升級等。人員培訓計劃，如參加檔案業(yè)務(wù)培訓、學術(shù)交流活動等所需費用。3.編制內(nèi)容檔案收集費用：包括檔案征集、購買、接收等過程中發(fā)生的費用，如資料費、差旅費、咨詢費等。檔案整理費用：涵蓋檔案分類、編號、編目、裝訂等工作所需的人工費用、辦公用品費用等。檔案保管費用：主要有檔案庫房租賃費用、檔案裝具購置費用、檔案保護設(shè)備購置費用、庫房溫濕度調(diào)控費用、檔案安全防護費用等。檔案利用費用：包含檔案查閱、借閱服務(wù)費用，檔案數(shù)字化加工費用，檔案編研出版費用等。檔案信息化建設(shè)費用：如檔案管理系統(tǒng)購置、升級費用，服務(wù)器及存儲設(shè)備購置費用，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備費用，數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)費用等。人員培訓費用：包括參加檔案專業(yè)培訓課程、學術(shù)研討會、講座等的費用，以及聘請專家授課的費用。其他費用：如檔案鑒定銷毀費用、檔案宣傳費用、檔案工作相關(guān)的審計費用等。（二）預(yù)算審批1.檔案經(jīng)費預(yù)算草案經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況以及檔案工作實際需求，對預(yù)算草案進行審核，提出修改意見或批準預(yù)算方案。3.經(jīng)批準的檔案經(jīng)費預(yù)算納入公司年度預(yù)算管理體系，由財務(wù)部門負責監(jiān)控執(zhí)行。（三）預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因國家政策調(diào)整、公司業(yè)務(wù)發(fā)展變化、不可抗力因素等原因?qū)е聶n案經(jīng)費預(yù)算需要調(diào)整的，由檔案管理部門提出預(yù)算調(diào)整申請。2.預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)詳細說明調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容及金額，并提供相關(guān)證明材料。3.檔案管理部門負責人對調(diào)整申請進行審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準的預(yù)算調(diào)整事項，由財務(wù)部門負責相應(yīng)調(diào)整預(yù)算安排。三、檔案經(jīng)費支出管理（一）支出范圍1.檔案業(yè)務(wù)費用檔案收集：用于支付檔案征集、購買、接收過程中的各項費用，如向社會征集檔案資料的費用、購買歷史檔案的費用、接收下屬單位檔案的運輸費用等。檔案整理：包括檔案分類、編號、編目、裝訂等工作所需的人工費用、辦公用品費用。例如，支付給檔案整理人員的勞務(wù)報酬，購買檔案整理所需的文件夾、裝訂線等辦公用品的費用。檔案保管：涵蓋檔案庫房租賃費用、檔案裝具購置費用、檔案保護設(shè)備購置費用、庫房溫濕度調(diào)控費用、檔案安全防護費用等。如租賃符合檔案保管要求的庫房的租金，購置檔案密集架、防磁柜等裝具的費用，安裝溫濕度調(diào)控設(shè)備及監(jiān)控設(shè)備的費用。檔案利用：包含檔案查閱、借閱服務(wù)費用，檔案數(shù)字化加工費用，檔案編研出版費用等。例如，支付給檔案查閱服務(wù)人員的費用，委托專業(yè)機構(gòu)進行檔案數(shù)字化加工的費用，出版檔案編研成果的印刷費用等。檔案信息化建設(shè)：如檔案管理系統(tǒng)購置、升級費用，服務(wù)器及存儲設(shè)備購置費用，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備費用，數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)費用等。購買適合公司檔案管理需求的檔案管理軟件的費用，更換服務(wù)器以滿足檔案數(shù)據(jù)存儲增長需求的費用，升級網(wǎng)絡(luò)設(shè)備保障檔案傳輸安全的費用。人員培訓：包括參加檔案專業(yè)培訓課程、學術(shù)研討會、講座等的費用，以及聘請專家授課的費用。員工參加檔案業(yè)務(wù)培訓課程的學費，邀請檔案專家來公司進行講座的講課費等。其他業(yè)務(wù)費用：如檔案鑒定銷毀費用、檔案宣傳費用、檔案工作相關(guān)的審計費用等。支付檔案鑒定工作的專家費用，開展檔案宣傳活動的宣傳資料制作費用、場地租賃費用等，聘請審計機構(gòu)對檔案經(jīng)費使用情況進行審計的費用。2.與檔案管理相關(guān)的設(shè)備設(shè)施維護費用檔案庫房及辦公區(qū)域的消防設(shè)施、電氣設(shè)備、通風設(shè)備等的定期維護保養(yǎng)費用。檔案裝具、保護設(shè)備等的維修、保養(yǎng)費用。（二）審批流程1.費用報銷申請費用發(fā)生部門或個人應(yīng)填寫費用報銷申請表，詳細注明費用發(fā)生的事由、金額、支付方式等信息，并附上相關(guān)的發(fā)票、合同、審批文件等原始憑證。對于涉及檔案采購、檔案服務(wù)外包等重大支出項目，應(yīng)在申請表中提供項目詳細說明，包括項目背景、目標、實施計劃、預(yù)期效果等。2.部門審核費用發(fā)生部門負責人對報銷申請進行審核，確認費用支出的真實性、合理性和必要性，并簽署審核意見。如費用涉及多個部門，相關(guān)部門負責人應(yīng)共同審核，并明確各自的責任。3.檔案管理部門審核檔案管理部門對報銷申請中與檔案業(yè)務(wù)相關(guān)的內(nèi)容進行審核，重點審核費用支出是否符合檔案工作實際需求、是否在預(yù)算范圍內(nèi)、是否符合檔案管理規(guī)范等。檔案管理部門負責人簽署審核意見，對于不符合檔案管理要求或超出預(yù)算的費用報銷申請，應(yīng)提出修改意見或不予批準。4.財務(wù)部門審核財務(wù)部門對報銷申請的合法性、合規(guī)性以及報銷憑證的完整性進行審核，檢查發(fā)票是否真實有效、報銷金額計算是否準確、支付方式是否符合規(guī)定等。財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)制度和檔案經(jīng)費預(yù)算執(zhí)行情況，對報銷申請進行審批，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與報銷部門溝通并要求補充或更正相關(guān)資料。5.領(lǐng)導(dǎo)審批報銷金額在規(guī)定審批權(quán)限范圍內(nèi)的，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。超過公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限的報銷申請，需報公司總經(jīng)理審批。（三）支付方式1.檔案經(jīng)費支出應(yīng)按照國家有關(guān)財務(wù)規(guī)定和公司內(nèi)部財務(wù)管理制度，通過銀行轉(zhuǎn)賬、支票、網(wǎng)上支付等合規(guī)方式進行支付。2.對于金額較大的檔案采購項目或服務(wù)外包項目，原則上應(yīng)采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付，并要求供應(yīng)商提供合法有效的發(fā)票。3.對于一些零星的檔案業(yè)務(wù)費用支出，如辦公用品購置、小額勞務(wù)報酬支付等，在符合公司現(xiàn)金管理規(guī)定的情況下，可以采用現(xiàn)金支付方式，但應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)，并確?，F(xiàn)金支付的安全性。四、檔案經(jīng)費使用監(jiān)督與績效評價（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對檔案經(jīng)費的使用情況進行審計監(jiān)督，檢查經(jīng)費支出是否符合預(yù)算安排、審批流程是否規(guī)范、資金使用是否合法合規(guī)等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案經(jīng)費的使用情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正經(jīng)費使用過程中存在的問題，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報自查情況。3.財務(wù)部門負責對檔案經(jīng)費的會計核算進行監(jiān)督，確保經(jīng)費收支記錄準確、完整，及時反映檔案經(jīng)費的使用狀況。（二）績效評價1.建立檔案經(jīng)費績效評價指標體系，對檔案經(jīng)費的使用效益進行綜合評價。評價指標包括檔案收集的完整性、檔案整理的準確性、檔案保管的安全性、檔案利用的效率、檔案信息化建設(shè)的水平、人員培訓的效果等方面。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案工作目標完成情況進行總結(jié)分析，對照績效評價指標體系，評估檔案經(jīng)費的使用效益，并撰寫績效評價報告。3.績效評價結(jié)果作為檔案經(jīng)費預(yù)算調(diào)整、資金分配以及檔案管理部門工作考核的重要依據(jù)。對于績效評價結(jié)果優(yōu)秀的部門，在后續(xù)預(yù)算安排中給予適當傾斜；對于績效評價結(jié)果較差的部門，應(yīng)責令其分析原因，提出改進措施，并對相關(guān)責任人進行問責。五、檔案經(jīng)費核算與財務(wù)報告（一）核算要求1.財務(wù)部門應(yīng)按照國家統(tǒng)一的會計制度和公司財務(wù)管理制度，對檔案經(jīng)費進行單獨核算，確保經(jīng)費收支清晰、準確。2.檔案經(jīng)費應(yīng)設(shè)置專門的會計科目進行核算，詳細記錄經(jīng)費的來源、支出項目、金額、支付時間等信息。3.對于檔案經(jīng)費中的固定資產(chǎn)購置、無形資產(chǎn)攤銷等，應(yīng)按照相關(guān)會計準則進行核算，準確反映資產(chǎn)的價值變動情況。（二）財務(wù)報告1.財務(wù)部門應(yīng)定期編制檔案經(jīng)費財務(wù)報告，向公司領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門提供經(jīng)費收支情況、預(yù)算執(zhí)行情況、資金使用效益等信息。2.檔案經(jīng)費財務(wù)報告應(yīng)包括資產(chǎn)負債表、收支明細表、預(yù)算執(zhí)行情況表、績效評價報告等內(nèi)容，以文字和圖表相結(jié)合的