PAGE各類檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司各類檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項工作中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司各項工作中形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及公司機密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對檔案進(jìn)行收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定的范圍和程序，為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)。6.負(fù)責(zé)對公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，對本部門形成的檔案進(jìn)行分類整理，確保檔案的齊全完整，并定期向綜合管理部門移交。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱規(guī)定，在規(guī)定的范圍內(nèi)使用檔案，不得擅自擴大查閱、借閱范圍，不得私自復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)批示、重要通知等。2.人事管理類檔案：包括員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲、離職等相關(guān)文件，員工檔案、勞動合同、人事報表等。3.財務(wù)管理類檔案：包括財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)合同類檔案：包括公司對外簽訂的各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等。5.項目管理類檔案：包括公司各類項目的立項、可行性研究報告、項目計劃、項目實施過程中的各類文件、項目驗收報告等。6.技術(shù)研發(fā)類檔案：包括公司技術(shù)研發(fā)項目的技術(shù)方案、設(shè)計圖紙、實驗報告、技術(shù)總結(jié)、專利申請文件等。7.市場營銷類檔案：包括市場調(diào)研、營銷策劃、廣告宣傳、客戶資料、銷售合同等相關(guān)文件。8.其他類檔案：包括公司獲得的榮譽證書、資質(zhì)證書、各類證照、照片、音像資料等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的方式進(jìn)行編制。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類，分別用兩位字母表示各類檔案，如“XG”表示行政管理類檔案，“RS”表示人事管理類檔案，“CW”表示財務(wù)管理類檔案，“HT”表示業(yè)務(wù)合同類檔案，“XM”表示項目管理類檔案，“JS”表示技術(shù)研發(fā)類檔案，“SC”表示市場營銷類檔案，“QT”表示其他類檔案。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”。5.例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，其編號為“2023XG0001”。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)在工作活動結(jié)束后，及時將形成的檔案材料收集齊全，確保檔案的完整性。2.對于重要的文件、資料，應(yīng)實行“雙套制”管理，即同時保存紙質(zhì)檔案和電子檔案。3.檔案管理人員應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查，督促各部門及時收集檔案。（二）整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.對檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。4.對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，建立電子檔案目錄，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。五、檔案的保管（一）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。3.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為15年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請表》，提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記簿上做好記錄，包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱、編號、查閱目的等信息。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、拆散等。4.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并在復(fù)印件上加蓋“與原件核對無誤”章。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案借閱申請表》，提供相應(yīng)的檔案，并在檔案借閱登記簿上做好記錄，包括借閱日期、借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、編號、借閱期限、借閱目的等信息。3.借閱檔案時，借閱人應(yīng)出具本人有效身份證件，并在檔案管理人員指定的地點進(jìn)行借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍，不得私自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。如檔案在借閱期間發(fā)生丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組。檔案鑒定小組由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對保管期滿的檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的存毀。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字同意后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷毀1.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序?qū)M銷毀的檔案進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。4.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，及時將形成的電子檔案收集齊全，并進(jìn)行整理。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，建立電子檔案目錄，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。3.電子檔案的格式應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司的規(guī)定，一般應(yīng)采用通用的辦公軟件格式，如.doc、.xls、.ppt、.pdf等。（二）電子檔案的存儲與備份1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.建立電子檔案存儲管理制度，對電子檔案的存儲環(huán)境、存儲設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全存儲。3.定期對電子檔案進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)完整性檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）電子檔案的查閱與利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱電子檔案的，應(yīng)按照公司檔案查閱的規(guī)定，填寫《電子檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《電子檔案查閱申請表》，提供相應(yīng)