PAGE檔案資料管控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，充分發(fā)揮檔案資料在公司運(yùn)營、管理、決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案資料管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和工作實(shí)際情況，確保內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案資料的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案資料的損壞、丟失和泄露，確保檔案資料的安全性和保密性。4.方便利用原則建立健全檔案資料的檢索和利用體系，提高檔案資料的利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的支持和服務(wù)。二、檔案資料分類與編號（一）檔案資料分類1.行政檔案包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等；公司內(nèi)部管理制度、工作流程、崗位職責(zé)等；公司行政公文、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等；公司證照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等。2.人事檔案包括員工入職、離職、調(diào)動(dòng)、晉升等相關(guān)手續(xù)文件；員工勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、培訓(xùn)協(xié)議等；員工績效考核、薪酬福利、獎(jiǎng)懲記錄等；員工個(gè)人簡歷、學(xué)歷證書、資格證書、培訓(xùn)記錄等。3.財(cái)務(wù)檔案包括公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告；財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等；稅務(wù)申報(bào)資料、發(fā)票存根等；資金收付憑證、銀行對賬單、余額調(diào)節(jié)表等。4.業(yè)務(wù)檔案包括市場營銷檔案，如市場調(diào)研報(bào)告、客戶信息、銷售合同、營銷活動(dòng)策劃與執(zhí)行資料等；項(xiàng)目管理檔案，如項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告等；技術(shù)研發(fā)檔案，如研發(fā)項(xiàng)目申請書、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)記錄、技術(shù)成果鑒定文件等；生產(chǎn)管理檔案，如生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄等。5.合同檔案包括公司對外簽訂的各類合同，如采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等，以及合同履行過程中的相關(guān)文件，如合同變更協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、付款憑證、驗(yàn)收報(bào)告等。6.其他檔案除上述各類檔案外，公司在經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的其他具有保存價(jià)值的文件資料，如法律事務(wù)檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案、企業(yè)文化建設(shè)檔案等。（二）檔案資料編號1.編號規(guī)則檔案資料編號采用“分類代碼+年份+流水號”的方式，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。分類代碼：根據(jù)檔案資料分類，分別賦予不同的代碼，如行政檔案為“XZ”，人事檔案為“RS”，財(cái)務(wù)檔案為“CW”，業(yè)務(wù)檔案為“YW”，合同檔案為“HT”，其他檔案為“QT”。年份：采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字表示，如2023年表示為“23”。流水號：按照檔案資料形成的先后順序，從001開始依次編號。2.編號示例如一份屬于業(yè)務(wù)檔案類的項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告，形成于2023年，其編號為“YW23001”；一份2022年簽訂的采購合同，編號為“HT22001”。三、檔案資料收集與整理（一）收集職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理和移交，并確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.綜合管理部門負(fù)責(zé)對各部門移交的檔案資料進(jìn)行審核和匯總，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)反饋給相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（二）收集范圍1.在本部門工作中形成的各類文件、資料、記錄、報(bào)表等，包括紙質(zhì)文件、電子文檔、圖表、照片、音像資料等。2.與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的外部文件，如政府部門文件、行業(yè)協(xié)會(huì)文件、合作伙伴提供的資料等。3.公司員工在工作中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的個(gè)人資料，如工作成果報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、專利證書等。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的檔案資料，應(yīng)及時(shí)收集整理，確保檔案資料的時(shí)效性。2.對于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案資料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集整理工作。3.每年年終，各部門應(yīng)將本年度形成的檔案資料進(jìn)行全面收集整理，并移交綜合管理部門。（四）整理要求1.檔案資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，確保同一類檔案資料集中存放，便于查找和管理。2.對每份檔案資料應(yīng)進(jìn)行編號，并在檔案資料首頁右上角加蓋編號章。3.檔案資料應(yīng)保持整齊、清潔，紙張應(yīng)平整、無破損，字跡應(yīng)清晰可辨。對于破損、褪色的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在指定的存儲介質(zhì)上，確保電子檔案資料的安全性和可訪問性。四、檔案資料保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案資料。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.檔案資料應(yīng)按照不同的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，并建立檔案資料存放索引，便于查找和管理。2.對于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)采用檔案盒、檔案柜等方式進(jìn)行存放，并在檔案盒、檔案柜上標(biāo)明檔案資料的類別、年度、保管期限等信息。3.對于電子檔案資料，應(yīng)采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的存儲方式進(jìn)行存儲。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案資料的目錄索引，便于查找和管理。（三）保管期限1.檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案資料：反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司發(fā)展具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案資料，如公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、營業(yè)執(zhí)照等。長期保管的檔案資料：在較長時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案資料，保管期限為[X]年，如公司年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表等。短期保管的檔案資料：在較短時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案資料，保管期限為[X]年，如公司一般性文件、臨時(shí)性通知等。2.檔案資料保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況進(jìn)行綜合考慮，并在檔案資料整理時(shí)予以明確標(biāo)注。（四）檔案資料清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案資料的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)、補(bǔ)充或處理，并做好記錄。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案資料清查報(bào)告，對清查情況進(jìn)行總結(jié)分析，并提出改進(jìn)措施和建議。五、檔案資料利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案資料的，可向綜合管理部門提出申請。2.公司員工因個(gè)人需要查閱本人人事檔案等相關(guān)檔案資料的，可向綜合管理部門提出申請。3.外部單位因工作需要查閱公司檔案資料的，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）利用流程1.申請申請人應(yīng)填寫《檔案資料查閱申請表》，注明查閱檔案資料的名稱、類別、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.審批《檔案資料查閱申請表》經(jīng)申請人所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批。對于涉及公司機(jī)密、重要信息的檔案資料查閱申請，需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱經(jīng)審批同意后，申請人憑有效證件到綜合管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案資料。查閱過程中，應(yīng)遵守檔案資料查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案資料。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.歸還查閱完畢后，申請人應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還綜合管理部門，并在《檔案資料查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用記錄綜合管理部門應(yīng)建立檔案資料利用記錄，對每一次檔案資料查閱申請、審批、查閱、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱檔案資料名稱、查閱目的、審批意見等信息。檔案資料利用記錄應(yīng)妥善保管，保存期限與檔案資料保管期限相同。六、檔案資料鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案資料鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干為成員。檔案資料鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案資料進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案資料的保管期限是否已滿。2.檔案資料是否已失去保存價(jià)值，如內(nèi)容已過時(shí)、與現(xiàn)行政策法規(guī)不符、已被新的資料替代等。3.檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性和系統(tǒng)性是否存在問題。（三）鑒定程序1.檔案資料鑒定工作小組定期對到期檔案資料進(jìn)行清理，確定需要鑒定的檔案資料清單。2.檔案資料鑒定工作小組對需要鑒定的檔案資料進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定內(nèi)容提出銷毀、延長保管期限或繼續(xù)保存的意見。3.檔案資料鑒定工作小組將鑒定意見提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后形成檔案資料鑒定報(bào)告。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案資料，由綜合管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。銷毀過程中，應(yīng)確保檔案資料的徹底銷毀，防止檔案資料的流失和泄露。2.檔案資料銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀檔案資料名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息。3.銷毀完畢后，應(yīng)將銷毀記錄歸檔保存，保存期限與檔案資料保管期限相同。七、檔案資料信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案資料信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案資料管理工作的效率和質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的支持和服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案資料數(shù)字化對公司現(xiàn)有紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案資料，并按照規(guī)定的命名規(guī)則和存儲方式進(jìn)行存儲。同時(shí)，對電子檔案資料進(jìn)行分類、編號、標(biāo)注，建立電子檔案資料目錄索引，便于查找和管理。2.檔案資料信息化管理系統(tǒng)建設(shè)建立公司檔案資料信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的在線錄入、審核、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)分析等功能。檔案資料信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、安全保密、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等功能，確保檔案資料的安全性和可訪問性。3.檔案資料信息化利用公司內(nèi)部各部門可通過檔案資料信息化管理系統(tǒng)查閱、下載、打印檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案資料的快速共享和利用。同時(shí)，檔案資料信息化管理系統(tǒng)應(yīng)提供數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計(jì)功能，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）信息化管理要求1.加強(qiáng)檔案資料信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取必要的安全技術(shù)措施，如防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等，防止檔案資料的泄露和損壞。2.定期對檔案資料信息化