PAGE檔案風(fēng)險(xiǎn)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效防范檔案管理過程中的各類風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.完整性原則：全面收集、整理公司各類檔案，保證檔案內(nèi)容的完整無缺。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。5.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，確保機(jī)密信息不被泄露。6.便利性原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和考核。3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。5.建立健全檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。6.組織開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司決策提供參考依據(jù)。7.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備。8.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密管理，確保機(jī)密信息安全。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，并接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期向公司檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。4.在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中，及時(shí)形成、收集和整理相關(guān)檔案，確保檔案與業(yè)務(wù)活動(dòng)同步進(jìn)行。5.嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自泄露本部門涉及公司機(jī)密的檔案信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)所在部門或公司檔案管理部門檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等。3.做好檔案的日常保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.按照規(guī)定的程序和要求，為公司內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。5.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自查閱、復(fù)制、傳播涉及公司機(jī)密的檔案信息。6.協(xié)助檔案管理部門開展檔案鑒定、銷毀等工作。7.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等，包括但不限于以下幾類：文書檔案：公司發(fā)布的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。科技檔案：公司科研項(xiàng)目、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面的技術(shù)文件、圖紙、資料等。人事檔案：?jiǎn)T工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資福利等檔案材料。財(cái)務(wù)檔案：公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)文件。業(yè)務(wù)檔案：公司市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶服務(wù)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、質(zhì)量管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。其他檔案：公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、合同協(xié)議、審計(jì)報(bào)告、法律文件等。2.各部門應(yīng)根據(jù)上述檔案收集范圍，結(jié)合本部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)，明確本部門檔案收集的具體內(nèi)容和要求，并及時(shí)收集、整理本部門形成的檔案。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集應(yīng)遵循真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的原則，不得對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行篡改、偽造或遺漏。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，以確保檔案的安全性和可利用性。4.各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)檔案整理齊全，按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交公司檔案管理部門。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范，確保檔案整理的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索，提高檔案信息的利用效率。（四）檔案整理方法1.文書檔案整理：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類，采用“件”裝盒的方式進(jìn)行整理，每件文件應(yīng)加蓋歸檔章，并填寫相關(guān)項(xiàng)目。2.科技檔案整理：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類，采用卷、冊(cè)等形式進(jìn)行整理，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，并編制卷內(nèi)目錄。3.人事檔案整理：按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，采用分類裝訂的方式，每類檔案應(yīng)編制目錄，并填寫相關(guān)信息。4.財(cái)務(wù)檔案整理：按照會(huì)計(jì)年度、類別等進(jìn)行分類，采用裝訂成冊(cè)的方式進(jìn)行整理，每?jī)?cè)應(yīng)編制目錄，并填寫相關(guān)信息。5.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案管理要求，制定具體的整理方法，確保業(yè)務(wù)檔案的系統(tǒng)性和完整性。四、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度控制設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)施等，確保檔案庫房的安全。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。4.檔案庫房應(yīng)設(shè)置合理的檔案架、柜，按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于檔案的查找和管理。（二）檔案保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年以下。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際情況，準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限，并在檔案整理過程中注明保管期限。（三）檔案定期檢查與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等，確保檔案的安全和完整。2.定期檢查檔案的載體狀況，如發(fā)現(xiàn)檔案紙張發(fā)黃、變脆、字跡褪色等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)或復(fù)制等措施進(jìn)行處理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全性和可恢復(fù)性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。4.根據(jù)檔案保管的實(shí)際需要，適時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行整理、編目、數(shù)字化等維護(hù)工作，提高檔案的管理水平和利用效率。五、檔案利用（一）檔案利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)公司原則：檔案利用應(yīng)緊密圍繞公司的中心工作，為公司決策、業(yè)務(wù)開展、內(nèi)部管理等提供有力支持。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)確保檔案的安全和保密，防止檔案信息泄露。（二）檔案查閱與借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。4.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。5.涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行查閱和借閱，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱和借閱。（三）檔案出具證明與提供利用1.公司外部單位或個(gè)人因工作需要要求公司出具檔案證明的，應(yīng)提交相關(guān)證明材料，并填寫《檔案證明申請(qǐng)表》，經(jīng)公司檔案管理部門審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容如實(shí)出具證明，并加蓋公司檔案管理部門印章。出具的檔案證明應(yīng)客觀、準(zhǔn)確，不得提供虛假信息。3.公司應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)的需要，積極提供檔案信息服務(wù)，如開展檔案咨詢、檔案編研成果發(fā)布等，為公司各項(xiàng)工作提供支持。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定組織與程序1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定檔案鑒定方案，明確鑒定的范圍、方法、步驟等。3.檔案鑒定工作小組應(yīng)按照檔案鑒定方案，對(duì)公司檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。鑒定過程中，應(yīng)充分聽取檔案形成部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見。4.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)鑒定結(jié)果，編制《檔案鑒定意見書》，提出檔案存毀的具體意見，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）檔案銷毀規(guī)定1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。檔案銷毀前，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案名稱、數(shù)量銷毀原因等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。3.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀的憑證。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)共享和在線查詢，為公司內(nèi)部各部門及員工提供便捷的檔案服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息在傳輸、存儲(chǔ)和利用過程中的安全。（二）檔案數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子圖像文件。掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化的質(zhì)量要求。2.圖像處理：對(duì)掃描后的圖像文件進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將處理后的圖像文件與檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系。4.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)：將數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。（三）檔案信息系統(tǒng)管理1.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，滿足公司檔案管理的實(shí)際需要。2.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的管理和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)不同用戶的操作進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止檔案信息泄露。4.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的性能和穩(wěn)定性。八、檔案保密管理（一）檔案保密制度1.公司應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確檔案保密工作的職責(zé)、范圍、措施等，確保檔案信息安全。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自查閱、復(fù)制、傳播涉及公司機(jī)密的檔案信息。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等高保密措施，防止檔案信息泄露。（二）保密教育與培訓(xùn)1.公司應(yīng)定期組織檔案保密教育與培訓(xùn)，提高員工的檔案保密意識(shí)和技能。