PAGE檔案行政復(fù)興實行制度一、總則（一）目的本制度旨在推動檔案行政工作的復(fù)興與發(fā)展，確保公司/組織檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化，提高檔案信息資源的利用效率，為公司/組織的決策、運營、發(fā)展提供有力支持，同時符合國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工在檔案行政工作中的行為規(guī)范與操作流程。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則：對公司/組織各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，避免分散、混亂。3.真實完整原則：保證檔案內(nèi)容的真實性、準(zhǔn)確性和完整性，如實記錄公司/組織的各項活動。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索、調(diào)閱的便利性，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案管理機構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司/組織檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施、監(jiān)督檢查等工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度、工作流程和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立和維護(hù)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化共享。4.開展檔案利用服務(wù)，為公司/組織內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司/組織員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步審核及向檔案管理部門移交等工作。兼職檔案員應(yīng)接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，履行以下職責(zé)：1.按照檔案管理要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，并進(jìn)行初步分類、整理。2.對收集的文件材料進(jìn)行真實性、完整性審核，確保符合歸檔要求。3.將整理好的檔案定期移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門開展本部門檔案的利用服務(wù)工作。（三）檔案管理負(fù)責(zé)人檔案管理部門設(shè)負(fù)責(zé)人一名，全面負(fù)責(zé)檔案管理部門的日常工作。其職責(zé)包括：1.組織實施檔案管理制度和工作流程，確保檔案管理工作有序開展。2.負(fù)責(zé)檔案管理部門人員的工作安排、績效考核等管理工作。3.協(xié)調(diào)與公司/組織內(nèi)其他部門的關(guān)系，保障檔案管理工作順利進(jìn)行。4.定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況，提出改進(jìn)建議和措施。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司/組織的各類行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋公司/組織各業(yè)務(wù)部門在經(jīng)營活動中形成的合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報表、市場調(diào)研資料、項目文檔等。3.財務(wù)管理類：包含會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.基本建設(shè)類：涉及公司/組織基本建設(shè)項目的可行性研究報告、設(shè)計圖紙、施工文件、竣工驗收資料等。5.設(shè)備儀器類：有關(guān)公司/組織設(shè)備儀器的購置合同、說明書、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。6.聲像電子類：包括照片、錄音、錄像、電子文檔、數(shù)據(jù)庫等。（二）檔案編號為便于檔案的標(biāo)識與管理，對各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則。編號方法如下：1.一級編號：采用大寫英文字母表示檔案類別，如“A”代表行政管理類，“B”代表業(yè)務(wù)管理類，“C”代表財務(wù)管理類等。2.二級編號：根據(jù)檔案類別下的具體分類進(jìn)行編號，用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“A01”表示行政管理類中的文件管理，“B02”表示業(yè)務(wù)管理類中的銷售業(yè)務(wù)檔案等。3.三級編號：按照檔案形成時間、順序等因素進(jìn)行編號，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“A01001”表示行政管理類文件管理中2023年形成的第一份文件。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理要求，全面收集本部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料。收集范圍包括但不限于：1.上級機關(guān)發(fā)來的與本部門工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本部門形成的各類工作報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。3.業(yè)務(wù)活動中簽訂的合同、協(xié)議、訂單、招投標(biāo)文件等。4.財務(wù)活動中產(chǎn)生的各類憑證、賬簿、報表、審計報告等。5.基本建設(shè)項目中的立項審批文件、設(shè)計圖紙、施工記錄、竣工驗收報告等。6.設(shè)備儀器的購置合同、安裝調(diào)試記錄、使用說明書、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。7.聲像資料，如重要活動照片、錄像、錄音等。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.及時性：各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門產(chǎn)生的文件材料，確保檔案的完整性和時效性。2.完整性：收集的文件材料應(yīng)齊全完整，包括正件與附件、定稿與修改稿、請示與批復(fù)等。3.準(zhǔn)確性：文件材料的內(nèi)容應(yīng)真實準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署完備。（三）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.組卷：將同一類別的文件材料按照一定的邏輯關(guān)系進(jìn)行組卷，如按照時間順序、問題性質(zhì)等。3.編目：對每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括序號、文件題名、日期、頁號、備注等項目。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固，便于保管和查閱。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門兼職檔案員在完成本部門檔案的整理后，填寫檔案移交清單，將檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門接收檔案后，對移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與移交部門溝通并要求整改。3.審核通過的檔案，檔案管理部門按照編號規(guī)則進(jìn)行編號，并錄入檔案信息管理系統(tǒng)，完成歸檔工作。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度、價值大小等因素，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期兩種。1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。例如公司/組織的重大決策文件、重要合同協(xié)議、財務(wù)審計報告等。2.定期保管：定期保管的檔案根據(jù)其保存價值分為30年、10年兩種期限。具體劃分如下：保管期限為30年的檔案：包括一般性業(yè)務(wù)文件材料、重要會議記錄、人事檔案等。保管期限為10年的檔案：如一般性的行政文件、短期業(yè)務(wù)報表等。（三）保管要求1.庫房建設(shè)：檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫房面積應(yīng)根據(jù)公司/組織檔案數(shù)量和未來發(fā)展需求合理確定。2.檔案裝具：選用符合檔案保管要求的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。檔案裝具應(yīng)堅固耐用，便于存放和查找檔案。3.溫濕度控制：庫房內(nèi)溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間,相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，定期監(jiān)測和記錄庫房溫濕度情況。4.安全管理：建立健全檔案庫房安全管理制度，加強安全防范措施。設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備，配備消防器材等，確保檔案庫房安全。5.檔案清點與檢查：定期對檔案進(jìn)行清點和檢查，每年至少一次。檢查檔案的保管狀況，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.審查檔案的內(nèi)容是否已失去保存價值，如文件所涉及的事項已完成且無后續(xù)利用需求，相關(guān)業(yè)務(wù)已停止且不再有參考價值等。3.檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對于不完整、不準(zhǔn)確或已失去憑證作用的檔案，可考慮予以銷毀。（三）銷毀程序1.鑒定小組對檔案進(jìn)行鑒定后，編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀后在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)妥善保管，保存期限與原檔案保管期限相同。七、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍與方式1.利用范圍：公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.利用方式：檔案利用方式包括查閱、借閱兩種。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后限期歸還。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部利用：公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，需填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理利用手續(xù)。2.外部利用：外部單位查閱公司/組織檔案，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請，說明查閱目的、范圍、時間等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。如需借閱檔案，應(yīng)按照公司/組織規(guī)定簽訂借閱協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)。（三）利用登記與統(tǒng)計檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用日期、利用者姓名、部門、利用目的、檔案名稱、編號、查閱或借閱期限等信息。定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。八、檔案信息化建設(shè)（一）信息化目標(biāo)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、管理、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案存儲和利用要求，一般不低于200dpi。掃描后的圖像應(yīng)清晰、完整，色彩還原準(zhǔn)確。2.圖像處理：對掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、拼接等處理，確保圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、日期、編號、保管期限等信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立電子目錄。4.掛接存儲：將處理后的電子檔案與對應(yīng)的目錄信息進(jìn)行掛接，存儲在檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中。（三）信息安全管理1.建立檔案信息安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)。設(shè)置用戶權(quán)限管理，嚴(yán)格控制不同人員對檔案信息的訪問級別。2.采取數(shù)據(jù)備份、災(zāi)難恢復(fù)等措施，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全性和完整性。定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。3.加強對檔案信息管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能，防止因人員失誤導(dǎo)致信息安全事故。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反檔案管理制度的行為，責(zé)令限期糾正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。（二）考核評價1.建立檔案工作考核評價機制，對各部門兼職檔案員及檔案管理部門工作人員的檔案工作進(jìn)行考核評價。考核評價指