PAGE規(guī)劃局檔案室接收制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)規(guī)劃局檔案室檔案接收工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在規(guī)劃工作中的憑證和參考作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于規(guī)劃局各部門在履行職能活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案接收管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：接收的檔案應(yīng)真實(shí)反映規(guī)劃局各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容與原始記錄一致。2.完整性原則：全面收集規(guī)劃局在規(guī)劃編制、審批、管理等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的檔案，保證檔案的齊全完整。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，表述清晰規(guī)范。4.系統(tǒng)性原則：按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)接收的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。5.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、接收范圍（一）規(guī)劃編制類檔案1.城市總體規(guī)劃、分區(qū)規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃等各類規(guī)劃編制過程中形成的基礎(chǔ)資料收集、調(diào)研分析、規(guī)劃文本、圖紙、圖表、論證報(bào)告、評(píng)審意見等。2.專項(xiàng)規(guī)劃，如交通規(guī)劃、環(huán)保規(guī)劃、產(chǎn)業(yè)規(guī)劃等編制過程中產(chǎn)生的相關(guān)材料。（二）規(guī)劃審批類檔案1.建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃審批申請(qǐng)材料，包括建設(shè)單位提交的申請(qǐng)書、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、土地使用證明、設(shè)計(jì)方案等。2.規(guī)劃部門對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的受理、審查、審批過程中形成的文件、意見、會(huì)議紀(jì)要、審批決定等。（三）規(guī)劃管理類檔案1.建設(shè)用地規(guī)劃管理檔案，包括建設(shè)用地規(guī)劃許可證的核發(fā)、變更、延期等相關(guān)材料，以及用地規(guī)劃條件的制定與調(diào)整文件。2.建設(shè)工程規(guī)劃管理檔案，涵蓋建設(shè)工程規(guī)劃許可證的辦理、建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)線、規(guī)劃核實(shí)等過程中產(chǎn)生的資料。3.規(guī)劃監(jiān)察執(zhí)法檔案，包括違法建設(shè)案件的立案、調(diào)查、處理過程中形成的文件、現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄、詢問筆錄、處罰決定書等。（四）其他類檔案1.規(guī)劃局內(nèi)部行政管理工作中形成的文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.與規(guī)劃工作相關(guān)的對(duì)外交流合作文件、協(xié)議、函件等。3.涉及規(guī)劃領(lǐng)域的科研項(xiàng)目成果、學(xué)術(shù)論文、調(diào)研報(bào)告等。三、接收要求（一）文件材料的質(zhì)量要求1.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備。2.使用的紙張應(yīng)符合檔案保存要求，一般為A4幅面，耐久性好，不易褪色。3.電子文件應(yīng)格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全、真實(shí)有效，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。（二）整理要求1.歸檔文件應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.遵循文件的形成規(guī)律，區(qū)分不同年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行排列。3.編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包含文件編號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目，確保準(zhǔn)確無誤。4.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用三孔一線的裝訂方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響文件的閱讀和日后的查閱利用。（三）移交時(shí)間要求1.各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的應(yīng)歸檔文件材料整理完畢，向檔案室移交。2.對(duì)于重大規(guī)劃項(xiàng)目或緊急事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事項(xiàng)辦理完畢后的[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)及時(shí)移交。（四）移交手續(xù)要求1.移交檔案時(shí)，移交部門應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的類別、數(shù)量、移交日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。2.移交部門應(yīng)確保移交的檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，如有缺漏或不符合要求的情況，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或整改后再行移交。四、接收程序（一）接收準(zhǔn)備1.檔案室根據(jù)檔案接收計(jì)劃，提前通知各部門做好檔案移交準(zhǔn)備工作。2.準(zhǔn)備好檔案接收所需的場(chǎng)地、設(shè)備和用品，如檔案架、裝訂工具、存儲(chǔ)介質(zhì)等。3.安排專人負(fù)責(zé)接收工作，熟悉檔案接收的流程和要求。（二）初步審核1.接收人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案的整理質(zhì)量、文件材料的完整性和準(zhǔn)確性等。2.核對(duì)《檔案移交清單》與實(shí)際移交檔案是否相符，如有問題及時(shí)與移交部門溝通解決。（三）詳細(xì)檢查1.對(duì)初步審核合格的檔案進(jìn)行詳細(xì)檢查，逐卷（件）核對(duì)文件內(nèi)容、格式、簽字蓋章等是否符合要求。2.檢查電子檔案的存儲(chǔ)格式、元數(shù)據(jù)等是否規(guī)范，確保電子檔案的可讀性和可用性。（四）接收登記1.經(jīng)檢查合格的檔案，接收人員按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行登記，錄入檔案的基本信息，如題名、年度、保管期限、檔號(hào)等。2.將檔案裝入專用檔案盒或存儲(chǔ)設(shè)備，并在檔案盒或設(shè)備上標(biāo)注檔號(hào)、題名等信息。（五）入庫上架1.將登記后的檔案按照分類方案進(jìn)行排列，存放入檔案庫房的相應(yīng)位置。2.在檔案架上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。五、檔案整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法：將檔案按形成年度進(jìn)行分類，不同年度的檔案分別排列。2.保管期限分類法：根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案分為永久、長期、短期三種保管期限。3.機(jī)構(gòu)（問題）分類法：結(jié)合規(guī)劃局的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或檔案內(nèi)容所反映的問題，對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步分類。（三）具體分類方案1.規(guī)劃編制類檔案城市總體規(guī)劃基礎(chǔ)資料規(guī)劃文本圖紙圖表論證報(bào)告評(píng)審意見分區(qū)規(guī)劃基礎(chǔ)資料規(guī)劃文本圖紙圖表論證報(bào)告評(píng)審意見詳細(xì)規(guī)劃控制性詳細(xì)規(guī)劃基礎(chǔ)資料規(guī)劃文本圖紙圖表論證報(bào)告評(píng)審意見修建性詳細(xì)規(guī)劃基礎(chǔ)資料規(guī)劃文本圖紙圖表論證報(bào)告評(píng)審意見專項(xiàng)規(guī)劃交通規(guī)劃基礎(chǔ)資料規(guī)劃文本圖紙圖表論證報(bào)告評(píng)審意見環(huán)保規(guī)劃基礎(chǔ)資料規(guī)劃文本圖紙圖表論證報(bào)告評(píng)審意見產(chǎn)業(yè)規(guī)劃基礎(chǔ)資料規(guī)劃文本圖紙圖表論證報(bào)告評(píng)審意見2.規(guī)劃審批類檔案建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃審批申請(qǐng)材料受理文件審查意見會(huì)議紀(jì)要審批決定3.規(guī)劃管理類檔案建設(shè)用地規(guī)劃管理建設(shè)用地規(guī)劃許可證核發(fā)申請(qǐng)材料審查文件審批決定附圖附件建設(shè)用地規(guī)劃許可證變更申請(qǐng)材料審查文件審批決定附圖附件建設(shè)用地規(guī)劃許可證延期申請(qǐng)材料審查文件審批決定附圖附件用地規(guī)劃條件制定與調(diào)整基礎(chǔ)資料文件依據(jù)調(diào)整方案審批決定建設(shè)工程規(guī)劃管理建設(shè)工程規(guī)劃許可證辦理申請(qǐng)材料審查文件審批決定附圖附件建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)線驗(yàn)線申請(qǐng)驗(yàn)線記錄驗(yàn)線報(bào)告建設(shè)工程規(guī)劃核實(shí)申請(qǐng)材料核實(shí)記錄核實(shí)報(bào)告審批決定規(guī)劃監(jiān)察執(zhí)法違法建設(shè)案件立案立案材料現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄違法建設(shè)案件調(diào)查詢問筆錄證據(jù)材料違法建設(shè)案件處理處罰決定書執(zhí)行情況記錄4.其他類檔案內(nèi)部行政管理文件會(huì)議記錄工作計(jì)劃總結(jié)統(tǒng)計(jì)報(bào)表對(duì)外交流合作文件協(xié)議函件科研項(xiàng)目成果學(xué)術(shù)論文調(diào)研報(bào)告六、檔案保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用檔案架上，按照分類順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，如檔案破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房，確保檔案的實(shí)體安全。七、檔案利用與借閱（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法、依規(guī)、合理、安全的原則，確保檔案的正常使用和信息安全。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案室查閱檔案原件，查閱時(shí)應(yīng)遵守檔案室的相關(guān)規(guī)定，在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[規(guī)定天數(shù)]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案室工作人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案室印章，并注明復(fù)制日期和用途。（三）利用登記1.對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用方式、檔案名稱、檔號(hào)等信息。2.利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)。（四）歸還要求1.借閱的檔案應(yīng)按時(shí)歸還，歸還時(shí)檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱者的責(zé)任。2.復(fù)制的檔案應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將復(fù)制件交回檔案室，如有剩余復(fù)制件，應(yīng)按照檔案室的要求進(jìn)行處理。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，可考慮進(jìn)行銷毀；對(duì)于仍有一定利用價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。（四）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和鑒定，逐卷（件）審查檔案的內(nèi)容和價(jià)值。2.對(duì)擬銷毀的檔案編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)注明檔案的名稱、檔號(hào)、年度、保管期限、數(shù)量等信息，并