PAGE科大訊飛檔案部門(mén)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)科大訊飛檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于科大訊飛公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢(xún)和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的安全與完整。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。6.積極開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理工作的日常事務(wù)，并接受公司檔案部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.在各項(xiàng)工作活動(dòng)中，及時(shí)形成、積累和整理應(yīng)歸檔的文件材料，按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案部門(mén)。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等文件。3.公司員工的個(gè)人檔案（包括人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等）。4.公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。5.其他需要?dú)w檔保存的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷(xiāo)毀。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)同時(shí)收集電子版本和紙質(zhì)版本，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定進(jìn)行歸檔。4.其他專(zhuān)門(mén)檔案應(yīng)根據(jù)其形成特點(diǎn)和實(shí)際情況確定歸檔時(shí)間。（四）歸檔程序1.各部門(mén)檔案管理人員對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步整理，按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作。2.填寫(xiě)檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門(mén)留存，一份隨檔案移交檔案部門(mén)。3.檔案部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案，退回原部門(mén)重新整理。4.審核無(wú)誤后，檔案部門(mén)接收檔案，并辦理交接手續(xù)。四、檔案的整理與分類(lèi)（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）分類(lèi)方法1.文書(shū)檔案采用年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法。年度：按照文件形成的年度進(jìn)行分類(lèi)。保管期限：分為永久保管、長(zhǎng)期保管（15年）、短期保管（5年）。機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：按照公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)或問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)。2.科技檔案采用項(xiàng)目專(zhuān)業(yè)分類(lèi)法。項(xiàng)目：按照公司的科研項(xiàng)目、工程項(xiàng)目等進(jìn)行分類(lèi)。專(zhuān)業(yè)：在每個(gè)項(xiàng)目下，按照專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域進(jìn)行細(xì)分，如科研項(xiàng)目可分為研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)文檔等。3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)。4.聲像檔案按照載體形式（照片、錄音帶、錄像帶等）和內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)。5.實(shí)物檔案按照類(lèi)別（榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等）進(jìn)行分類(lèi)。（三）編號(hào)規(guī)則1.文書(shū)檔案編號(hào)格式為：年度+保管期限代碼+流水號(hào)。年度：四位數(shù)字表示，如“2023”。保管期限代碼：永久為“Y”，長(zhǎng)期為“C”，短期為“D”。流水號(hào)：按照檔案整理順序依次編號(hào)。2.科技檔案編號(hào)格式為：項(xiàng)目編號(hào)+專(zhuān)業(yè)代碼+流水號(hào)。:項(xiàng)目編號(hào)：按照公司項(xiàng)目管理規(guī)定進(jìn)行編號(hào)。專(zhuān)業(yè)代碼：根據(jù)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域設(shè)定相應(yīng)代碼。流水號(hào)：按照該專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域內(nèi)檔案整理順序依次編號(hào)。3.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)格式為：類(lèi)別代碼+年度+流水號(hào)。類(lèi)別代碼：會(huì)計(jì)憑證為“PZ”，會(huì)計(jì)賬簿為“ZB”，財(cái)務(wù)報(bào)告為“BG”等。年度：四位數(shù)字表示。流水號(hào)：按照該類(lèi)別檔案整理順序依次編號(hào)。4.聲像檔案編號(hào)格式為：年度+載體代碼+流水號(hào)。年度：四位數(shù)字表示。載體代碼：照片為“ZP”，錄音帶為“LY”，錄像帶為“LX”等。流水號(hào)：按照該載體形式檔案整理順序依次編號(hào)。5.實(shí)物檔案編號(hào)格式為：類(lèi)別代碼+年度+流水號(hào)。類(lèi)別代碼：榮譽(yù)證書(shū)為“RZ”，獎(jiǎng)牌為“JP”，獎(jiǎng)杯為“JB”等。年度：四位數(shù)字表示。流水號(hào)：按照該類(lèi)別實(shí)物檔案整理順序依次編號(hào)。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、文號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。2.目錄應(yīng)打印或書(shū)寫(xiě)清晰、工整，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)保存。3.電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的電子目錄，便于計(jì)算機(jī)檢索。五、檔案的保管（一）庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件良好的地點(diǎn)。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、防盜門(mén)窗等。3.庫(kù)房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.上架檔案應(yīng)保持包裝完好，標(biāo)識(shí)清晰，不得隨意堆放或倒置。3.對(duì)于珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、復(fù)制備份等。（三）庫(kù)房管理1.建立庫(kù)房管理制度，明確庫(kù)房管理人員的職責(zé)和工作流程。2.庫(kù)房管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查，做好溫濕度記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.嚴(yán)格控制庫(kù)房人員進(jìn)出，非庫(kù)房管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫(kù)房。4.做好庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫(kù)房整潔。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，分為永久保管、長(zhǎng)期保管（15年）、短期保管（5年）。2.對(duì)于重要的、具有歷史價(jià)值和長(zhǎng)期利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。3.對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，可根據(jù)其重要程度確定保管期限為長(zhǎng)期或短期。（五）檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.檔案部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否已失去保存價(jià)值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。3.鑒定小組根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。4.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。5.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)。6.銷(xiāo)毀后的檔案清單應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定，提供檔案利用服務(wù)。2.服務(wù)為本原則以滿足公司各項(xiàng)工作需求為出發(fā)點(diǎn)，積極主動(dòng)地為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.保密安全原則在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個(gè)人權(quán)益維護(hù)、職稱(chēng)評(píng)定、學(xué)歷認(rèn)證等需要查閱本人檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱利用者可到檔案部門(mén)查閱檔案原件，檔案部門(mén)應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，并安排專(zhuān)人協(xié)助查閱。2.借閱對(duì)于確需借出檔案的，利用者應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案部門(mén)工作人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案部門(mén)印章，并注明與原件核對(duì)無(wú)誤。（四）利用手續(xù)1.利用者應(yīng)填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、利用范圍、利用方式等內(nèi)容。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)利用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)。3.檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)利用申請(qǐng)表和部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)，進(jìn)行審批。4.利用者憑批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表到檔案部門(mén)辦理查閱、借閱或復(fù)制手續(xù)。5.查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、檔案名稱(chēng)、查閱人等信息。6.借閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)出具借條，注明借閱檔案名稱(chēng)、數(shù)量、借閱期限等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。7.復(fù)制檔案時(shí)，利用者應(yīng)按照規(guī)定支付復(fù)制費(fèi)用。（五）利用監(jiān)督1.檔案部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保利用者按時(shí)歸還檔案，遵守保密規(guī)定。2.如發(fā)現(xiàn)利用者在檔案利用過(guò)程中存在違規(guī)行為，檔案部門(mén)應(yīng)及時(shí)制止，并報(bào)告公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。3.對(duì)于違反檔案管理制度，造成檔案損壞、丟失或泄露的利用者，應(yīng)依法依規(guī)追究其責(zé)任。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與歸檔1.公司各部門(mén)在工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行收集和整理，并及時(shí)移交檔案部門(mén)歸檔。2.電子文件的收集范圍與紙質(zhì)檔案一致，應(yīng)確保電子文件的完整性和真實(shí)性。收集的電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，如PDF、DOC、XLS等。3.電子文件的歸檔應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步進(jìn)行，歸檔時(shí)應(yīng)按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作，并建立相應(yīng)的電子目錄。4.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）電子檔案的整理與分類(lèi)1.電子檔案的整理與分類(lèi)應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持一致，遵循相同的分類(lèi)原則和方法。2.電子檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序進(jìn)行存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。3.電子檔案的文件名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，按照檔案編號(hào)和題名進(jìn)行命名，確保文件名的唯一性和可讀性。（三）電子檔案的保管1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)門(mén)的電子檔案庫(kù)房或服務(wù)器上，配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火墻、殺毒軟件等，防止電子檔案被非法入侵和病毒感染。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)介質(zhì)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的完整性。3.電子檔案的保管期限與紙質(zhì)檔案相同，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。