PAGE建立公司檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本檔案歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的各類檔案歸檔管理工作。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、信函、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司在經(jīng)營管理過程中形成的各類檔案，保證檔案的完整性，避免重要信息缺失。4.準(zhǔn)確性原則：檔案的整理、分類、編號等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，便于查找和利用。5.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、機密信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。二、檔案歸檔職責(zé)分工（一）綜合管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司檔案歸檔制度，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案歸檔工作，對歸檔工作進行檢查和考核。3.負責(zé)公司各類檔案的集中收集、整理、歸檔、保管和利用工作，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。4.定期對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和安全性。5.負責(zé)與外部檔案管理機構(gòu)的聯(lián)絡(luò)與協(xié)調(diào)，辦理檔案的移交、借閱等手續(xù)。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照公司檔案歸檔制度的要求，定期將本部門的檔案移交至綜合管理部門歸檔。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負責(zé)對本部門兼職檔案員進行培訓(xùn)和管理，提高檔案管理水平。（三）兼職檔案員職責(zé)1.在本部門負責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，負責(zé)本部門日常檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對本部門檔案進行分類整理，編制檔案目錄，確保檔案的有序存放。3.協(xié)助綜合管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，及時提供所需檔案資料。4.定期對本部門檔案進行盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。三、檔案歸檔范圍與分類（一）歸檔范圍1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件；公司規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告；行政公文、函件、通知、通報等。2.人力資源類：員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲、離職等相關(guān)文件；勞動合同、薪酬福利、社會保險、人事檔案等。3.財務(wù)審計類：財務(wù)預(yù)算、決算、報表、憑證、賬簿；審計報告、審計工作底稿；稅務(wù)申報、繳納等相關(guān)文件。4.市場營銷類：市場調(diào)研、分析報告；產(chǎn)品推廣、銷售合同、訂單；客戶資料、市場活動策劃與執(zhí)行文件等。5.采購供應(yīng)類：采購計劃、采購合同、供應(yīng)商資料；物資驗收、入庫、出庫記錄；采購招投標(biāo)文件等。6.生產(chǎn)管理類：生產(chǎn)計劃、調(diào)度指令；生產(chǎn)工藝文件、操作規(guī)程；產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告、不合格品處理記錄等。7.技術(shù)研發(fā)類：研發(fā)項目立項、可行性研究報告；技術(shù)方案、設(shè)計圖紙；專利申請、技術(shù)成果鑒定文件等。8.合同協(xié)議類：各類業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、租賃合同、借款合同等。9.基本建設(shè)類：工程項目立項、規(guī)劃、設(shè)計文件；工程招投標(biāo)文件、施工合同；工程竣工驗收報告等。10.其他類：公司榮譽證書、資質(zhì)證書；重要會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話；外事活動文件；各類照片、音像資料等具有保存價值的文件。（二）檔案分類1.按年度分類：將檔案按形成年度進行分類，便于按時間順序查找和管理檔案。2.按機構(gòu)分類：根據(jù)公司內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置，將檔案分為各部門檔案，明確檔案的來源和歸屬。3.按問題分類：按照檔案所反映的問題或事項進行分類，如行政管理、人力資源、財務(wù)審計等，使檔案分類更加科學(xué)合理，便于利用。4.按保管期限分類：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將檔案分為永久、長期和短期三類。永久保存的檔案是對公司具有長遠利用價值的重要文件；長期保存的檔案是在一定時期內(nèi)對公司工作有查考作用的文件；短期保存的檔案是在較短時間內(nèi)有參考價值的文件。四、檔案歸檔流程（一）檔案收集1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性。2.對于重要文件、合同等，應(yīng)在形成后及時進行登記，并妥善保管，防止丟失或損壞。3.涉及多個部門的文件，由主辦部門負責(zé)收集齊全后，交綜合管理部門歸檔。（二）檔案整理1.兼職檔案員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進行分類整理。2.對每份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.去除檔案中的金屬物、訂書釘?shù)龋瑢ζ茡p的文件進行修補，對字跡模糊或褪色的文件進行復(fù)制或摘抄。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄與檔案內(nèi)容一致。（三）檔案歸檔1.各部門兼職檔案員定期（每季度末）將整理好的檔案移交至綜合管理部門。2.綜合管理部門對移交的檔案進行核對和驗收，確保檔案的質(zhì)量符合要求。3.對驗收合格的檔案進行上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，建立電子檔案目錄。（四）檔案保管1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對檔案進行分類存放，不同類別、保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。3.定期對檔案進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（五）檔案利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后交綜合管理部門。2.綜合管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供檔案，并做好查閱登記工作，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案應(yīng)在檔案閱覽室進行，如需借出檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個工作日。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容，歸還檔案時應(yīng)進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告并處理。5.外部單位或個人查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱，并按照公司規(guī)定辦理查閱手續(xù)。五、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.綜合管理部門定期（每[X]年）對檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。（二）檔案銷毀1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合管理部門組織實施檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，并由專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》存檔。六、檔案信息化管理（一）建立檔案管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立完善的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，滿足公司檔案管理的各項需求。（二）檔案數(shù)字化處理1.對重要檔案和利用率較高的檔案進行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，便于長期保存和利用。2.數(shù)字化處理的檔案應(yīng)保證圖像清晰、完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案管理系統(tǒng)的要求進行存儲和管理。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.加強檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對不同人員授予不同