PAGE驛站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強驛站檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于驛站內(nèi)所有部門及工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：驛站檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映驛站的工作實際情況。3.保密性原則：對涉及驛站機密和敏感信息的檔案，嚴格保密，防止泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善驛站檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理驛站各類檔案，包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目和提供利用等工作。3.對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督、指導和檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。4.定期對檔案進行清理和鑒定，銷毀已失去保存價值的檔案。5.負責檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案的及時歸檔和安全保管。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理各項職責，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括整理、編目、上架、保管等，確保檔案的安全和完整。3.積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務，及時、準確地查找和提供所需檔案。4.定期對檔案進行清點和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。5.參與檔案信息化建設，錄入和維護檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.驛站在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等。包括但不限于：行政管理文件，如通知、報告、決議等。業(yè)務工作文件，如工作計劃、總結、合同協(xié)議等。財務文件，如會計憑證、報表、審計報告等。人事檔案，如員工履歷、考核記錄、獎懲材料等。技術資料，如設計圖紙、技術標準、操作規(guī)程等。會議記錄、紀要、大事記等。其他具有保存價值的文件材料。2.驛站接收或征集的與驛站工作相關的各類檔案。（二）收集要求1.各部門應在工作結束后及時將形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案管理部門。2.對于重要文件和緊急事項形成的檔案，應隨時收集，及時歸檔。3.收集的檔案材料應保持原始性和完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理方法1.檔案管理部門按照檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學分類。分類方法可采用年度機構保管期限等分類方式。2.對每份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索。4.對檔案進行裝訂、編頁，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則1.根據(jù)驛站的職能和工作需要，結合檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，對檔案進行全面、客觀的鑒定。2.鑒定工作應遵循慎重、準確的原則標準，確保鑒定結果的科學性和公正性。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映驛站主要職能活動和基本歷史面貌的，對驛站有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如驛站成立、合并、撤銷等重要文件，重大業(yè)務活動的文件材料，重要的人事任免文件等。2.長期保管：保管期限為30年。主要是驛站在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件材料。如一般業(yè)務工作文件，年度工作計劃、總結等。3.短期保管：保管期限為10年。是驛站在較短時間內(nèi)需要查考利用的文件材料。如一般性的通知、簡報等。（三）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組對檔案進行逐卷審查，根據(jù)保管期限劃分標準，提出鑒定意見。3.對鑒定結果進行審核，經(jīng)驛站領導批準后確定檔案的保管期限。五、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲藥品等。（二）檔案裝具1.使用符合標準的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊有序，便于查找和利用。2.對不同保管期限和類型的檔案進行分類存放，并有明顯標識。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。3.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入庫房。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.驛站內(nèi)部工作人員因工作需要，可查閱與其工作相關的檔案。2.外單位因工作需要查閱驛站檔案的，須經(jīng)驛站領導批準，并辦理相關查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.驛站內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，需持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)驛站領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.查閱檔案時，查閱人員應遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注。（三）利用方式1.檔案管理部門應根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件或復印件。如需復制檔案，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按規(guī)定收取復制費用。2.對于涉及機密和敏感信息的檔案，應嚴格控制查閱范圍和利用方式，確保信息安全。（四）查閱記錄1.檔案管理部門應對每次檔案查閱進行記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.查閱記錄應妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和驛站領導報告檔案管理工作情況。3.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確、及時、完整，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.驛站撤銷、合并或職能調(diào)整時，原部門應將檔案整理后移交檔案管理部門或新的接管部門。2.工作人員調(diào)動時，應將個人保管的檔案材料移交所在部門，由部門統(tǒng)一移交檔案管理部門。3.檔案移交時，應辦理交接手續(xù)，填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認。八、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及驛站機密和敏感信息的檔案，實行專人專管，嚴格限制查閱范圍。2.檔案管理人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.在檔案查閱、利用過程中，對涉及保密內(nèi)容的檔案應采取相應的保密措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，安裝必要的安全監(jiān)控設備，確保庫房安全。2.制定檔案安全應急預案，定期進行演練，提高應對突發(fā)事件的能力。3.對檔案管理人員進行安全教育，增強安全意識，確保檔案管理工作安全有序進行。九、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立驛站檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、遠程查閱和共享利用。（二）檔案數(shù)字化1.對驛站現(xiàn)有檔案進行全面數(shù)字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中存儲和管理。（三）信息系統(tǒng)管理