PAGE企業(yè)檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案資料管理，確保檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案資料在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構的檔案資料管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案資料實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案資料的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案資料管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案資料應如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案信息的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的各類檔案資料，保證檔案資料的完整性。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案資料進行保密管理，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則優(yōu)化檔案資料管理流程，提高檔案資料的檢索和利用效率，為公司各項工作提供便捷的檔案服務。二、檔案資料管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案資料管理的法律法規(guī)和公司相關制度，制定和完善公司檔案資料管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案資料的集中統(tǒng)一管理，包括檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作。3.建立健全公司檔案資料管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化管理，提高檔案資料的檢索和利用效率。4.定期對公司檔案資料進行清查、核對，確保檔案資料的完整、準確和安全。5.負責組織公司檔案資料的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ堰^保管期限或失去保存價值的檔案資料進行鑒定和銷毀。6.開展檔案資料的開發(fā)利用工作，為公司領導決策、生產(chǎn)經(jīng)營、項目建設等提供檔案信息支持。7.組織開展公司檔案資料管理業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。8.指導、監(jiān)督和檢查公司所屬各部門、各分支機構的檔案資料管理工作。（二）各部門職責1.負責本部門檔案資料的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案資料的完整、準確和安全。2.明確本部門檔案資料管理的兼職人員，負責本部門檔案資料管理工作的具體實施，并接受公司綜合管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督。3.按照公司檔案資料管理制度的要求，定期向公司綜合管理部門移交本部門應歸檔的檔案資料。4.在開展各項工作過程中，及時形成和積累檔案資料，保證檔案資料的真實、完整，并按照規(guī)定的格式和要求進行整理和歸檔。5.積極配合公司綜合管理部門開展檔案資料的鑒定、銷毀等工作。三、檔案資料的分類與編號（一）檔案資料分類公司檔案資料分為以下十大類：1.行政管理類包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議等公司治理文件，公司行政公文、會議紀要、工作計劃、工作總結等行政管理文件。2.黨群工作類包括黨組織建設、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設等方面的文件。3.經(jīng)營管理類包括市場調(diào)研、營銷策劃、合同管理、客戶關系管理等經(jīng)營管理活動中形成的文件。4.財務管理類包括財務預算、決算、會計憑證、財務報表、審計報告等財務管理文件。5.人力資源管理類包括員工招聘錄用、培訓、考核、薪酬福利、績效管理、勞動合同等人力資源管理文件。6.業(yè)務管理類根據(jù)公司業(yè)務特點，按照不同業(yè)務板塊進一步細分，如生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術研發(fā)、供應鏈管理等業(yè)務活動中形成的文件。7.項目管理類包括項目立項、可行性研究、設計方案、施工圖紙、項目驗收等項目建設全過程中形成的文件。8.法務合規(guī)類包括法律法規(guī)、規(guī)章制度、合同審查、訴訟仲裁案件等法務合規(guī)管理文件。9.審計監(jiān)察類包括內(nèi)部審計、外部審計、監(jiān)察工作等方面的文件。10.其他類不屬于上述分類的其他檔案資料。（二）檔案資料編號1.檔案資料編號采用“年度+類別代碼+流水號”的結構。2.年度：采用公元紀年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案資料分類，用兩位大寫字母表示，如“XG”表示行政管理類。4.流水號：按照檔案資料形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”。5.示例：“2023XG0001”表示2023年形成的行政管理類第1份檔案資料。四、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.上級機關、政府部門發(fā)來與公司有關的文件、指示、通知等。3.公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.公司員工在工作中形成的重要業(yè)務文件、報告、記錄等。5.公司舉辦的各類會議、活動、培訓等形成的文件、資料、照片、視頻等。6.公司獲得的各類榮譽證書、獎項、資質(zhì)證明等。7.其他與公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等有關的具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應明確檔案資料收集的責任人，負責及時收集本部門在工作過程中形成的各類檔案資料，并確保檔案資料的真實、完整、準確。2.對于重要的檔案資料，應在形成后及時收集，不得拖延或遺漏。3.收集的檔案資料應字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，載體應符合檔案保管要求。4.電子文件應采用通用格式存儲，并確保其真實性、完整性和可讀性。（三）整理要求1.檔案資料整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.對收集到的檔案資料進行分類、排序、編目、裝訂等工作，使其符合檔案管理的規(guī)范要求。3.歸檔的文件材料應齊全完整，對于破損、褪色的文件應進行修復或復制，字跡模糊的應進行清晰化處理。4.電子文件應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理，建立電子文件目錄，并與紙質(zhì)文件對應一致。五、檔案資料的保管（一）保管場所1.公司應設立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案資料。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設備、消防設備、防蟲藥品等。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒處理，防止檔案資料受到污染和損壞。（二）保管方式1.檔案資料應按照分類編號順序進行存放，排列整齊，便于查找和利用。2.紙質(zhì)檔案資料應采用檔案盒或檔案袋進行包裝，并在檔案盒或檔案袋上標明檔案編號、類別、年度等信息。3.電子檔案資料應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份，備份存儲設備應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.聲像檔案資料應按照類別進行整理，采用光盤、磁帶等載體進行存儲，并在載體上標明檔案編號、類別、年度、內(nèi)容簡介等信息。（三）保管期限1.檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案資料主要包括公司設立、變更、注銷等重要文件，公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議等公司治理文件，涉及公司重大權益、重要資產(chǎn)、重要業(yè)務等方面的文件，以及具有重要歷史價值和查考利用價值的文件。3.長期保管的檔案資料保管期限為30年，主要包括公司一般性行政管理文件、經(jīng)營管理文件、財務管理文件、人力資源管理文件、業(yè)務管理文件等在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件。4.短期保管的檔案資料保管期限為10年，主要包括公司臨時性工作文件、一般性業(yè)務文件等在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的文件。5.檔案資料保管期限的確定，應根據(jù)國家有關規(guī)定和公司實際情況進行綜合判斷，并在檔案資料整理時明確標注。（四）檔案資料的清查與盤點1.公司綜合管理部門應定期對檔案資料進行清查和盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案資料的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查和盤點內(nèi)容包括檔案資料的數(shù)量、編號、類別、保管期限、存放位置等信息，以及檔案資料的完整性、準確性和安全性。3.清查和盤點過程中發(fā)現(xiàn)的問題應及時記錄，并采取相應的措施進行處理，如補充缺失的檔案資料、修復損壞的檔案資料、調(diào)整檔案資料的存放位置等。4.清查和盤點結束后，應形成清查報告，對檔案資料的清查情況進行總結和分析，并提出改進建議。六、檔案資料的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案資料，以支持公司的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作。2.公司外部單位因工作需要查閱、借閱公司檔案資料，應按照國家有關規(guī)定和公司相關制度辦理審批手續(xù)。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案資料的利用，應嚴格遵守公司保密制度的規(guī)定，確保檔案信息安全。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，應填寫《檔案資料查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到公司綜合管理部門檔案庫房查閱。查閱檔案資料時，應在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案資料。2.借閱：公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案資料，應填寫《檔案資料借閱申請表》，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負責人和公司綜合管理部門負責人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案資料內(nèi)容。3.復制：公司內(nèi)部員工因工作需要復制檔案資料，應填寫《檔案資料復制申請表》，注明復制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負責人和公司綜合管理部門負責人審批后，由檔案管理人員負責復制。復制的檔案資料應加蓋公司檔案專用章，并注明復制日期。（三）利用審批1.公司內(nèi)部員工查閱、借閱、復制檔案資料，應按照規(guī)定的審批流程進行申請，經(jīng)審批同意后方可進行。2.公司外部單位查閱、借閱公司檔案資料，應提交查閱、借閱申請函，說明查閱、借閱的目的、范圍、時間等信息，并加蓋單位公章。公司綜合管理部門應按照國家有關規(guī)定和公司相關制度進行審核，報公司領導審批同意后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案資料的利用，應嚴格按照公司保密制度的規(guī)定進行審批，確保檔案信息安全。（四）利用登記1.檔案管理人員應建立檔案資料利用登記臺賬，對檔案資料的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人姓名、所在部門、利用目的、檔案編號、檔案名稱、利用期限等信息。2.檔案資料利用登記臺賬應定期進行整理和歸檔，作為檔案資料管理的重要組成部分。七、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案資料鑒定工作小組，由公司綜合管理部門負責人擔任組長，成員包括公司相關部門負責人、檔案管理人員等。檔案資料鑒定工作小組負責對公司檔案資料進行定期鑒定，確定檔案資料的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案資料的真實性、完整性和準確性。2.檔案資料的保存價值，包括對公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作的查考利用價值，以及對公司歷史研究、文化傳承等方面的價值。3.檔案資料的保管期限是否符合國家有關規(guī)定和公司實際情況。（三）鑒定程序1.檔案資料鑒定工作小組定期對公司檔案資料進行清查，確定需要鑒定的檔案資料清單。2.檔案管理人員對需要鑒定的檔案資料進行初步整理，提供檔案資料的基本情況和保管期限等信息。3.檔案資料鑒定工作小組根據(jù)檔案資料的內(nèi)容、來源、形成時間等因素，對檔案資料的保存價值進行綜合評估，確定檔案資料的保管期限和銷毀范圍。4.檔案資料鑒定工作小組形成鑒定報告，并報公司領導審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)公司領導審批同意銷毀的檔案資料，檔案管理人員應編制《檔案資料銷毀清單》，注明檔案編號、檔案名稱、類別、年度、保管期限等信息。2.《檔案資料銷毀清單》經(jīng)檔案資料鑒定工作小組組長