PAGE人事檔案合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司人事檔案與合同管理，確保人事檔案的完整、準確、安全，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等流程，維護公司和員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與公司簽訂各類合同的外部單位和個人。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保人事檔案與合同管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：人事檔案和合同內(nèi)容應(yīng)真實反映實際情況，保證信息的準確性和可靠性。3.保密原則：對人事檔案和合同涉及的機密信息予以嚴格保密，防止信息泄露。4.高效便捷原則：優(yōu)化管理流程，提高工作效率，為公司和員工提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二、人事檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.員工基本信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.學(xué)歷學(xué)位證書：最高學(xué)歷、學(xué)位證書復(fù)印件及學(xué)歷認證報告。3.工作經(jīng)歷：歷任工作單位、職位、工作時間等。4.勞動合同：與公司簽訂的勞動合同文本。5.薪資福利記錄：工資發(fā)放記錄、獎金分配、社保繳納等。6.培訓(xùn)記錄：參加公司內(nèi)外培訓(xùn)的相關(guān)資料。7.考核評價：年度考核、績效評估等結(jié)果。8.獎懲記錄：獲得的獎勵和違紀處分情況。9.職業(yè)資格證書：專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)技能等級證書等。10.其他重要資料：如體檢報告、離職證明等。（二）檔案建立與收集1.新員工入職時，人力資源部門負責(zé)指導(dǎo)員工填寫個人信息登記表，并要求員工提供相關(guān)證明材料。2.員工所在部門應(yīng)及時將員工的崗位變動、薪資調(diào)整、培訓(xùn)情況、考核結(jié)果等信息反饋給人力資源部門，以便更新檔案。3.對于員工獲得的獎勵或違紀處分，相關(guān)部門應(yīng)在事件發(fā)生后及時將相關(guān)文件和資料交至人力資源部門歸檔。（三）檔案整理與歸檔1.人力資源部門指定專人負責(zé)檔案整理工作，按照檔案內(nèi)容分類，進行編號、裝訂。2.建立電子檔案，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進行掃描錄入，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。電子檔案應(yīng)按照一定的命名規(guī)則進行存儲，便于查詢和管理。3.檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照部門、員工類別等進行分類存放，并建立檔案索引，方便查找。（四）檔案查閱與借閱1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人事檔案的，需填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門審批。人力資源部門根據(jù)審批情況，指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等。2.外部查閱因司法機關(guān)、行政機關(guān)等依法需要查閱公司員工人事檔案的，公司應(yīng)積極配合。查閱單位應(yīng)出具正式的查閱函，并按照法定程序進行查閱。人力資源部門應(yīng)在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，并要求查閱單位嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。3.檔案借閱公司內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱人事檔案的，需填寫《人事檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人、人力資源部門負責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時歸還檔案，人力資源部門負責(zé)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。（五）檔案保密與安全1.人力資源部門應(yīng)加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協(xié)議。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。3.檔案存放場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案安全。（六）檔案銷毀1.對于已超過保管期限或失去保存價值的人事檔案，由人力資源部門提出銷毀申請，填寫《人事檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由人力資源部門會同相關(guān)部門組成銷毀小組，對檔案進行集中銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等。3.銷毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查考。三、合同管理（一）合同分類與簽訂流程1.合同分類勞動合同：與公司員工簽訂的明確雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。業(yè)務(wù)合同：與供應(yīng)商、客戶等簽訂的涉及采購、銷售、服務(wù)等業(yè)務(wù)的合同。租賃合同：與房東簽訂的租賃辦公場地、設(shè)備等的合同。其他合同：如技術(shù)合同、合作協(xié)議等。2.簽訂流程合同承辦部門負責(zé)合同的起草、談判、審查等工作。在起草合同前，應(yīng)充分了解合同相關(guān)事項，收集必要的資料，并與對方進行初步溝通。合同起草完成后，由承辦部門按照公司合同審批流程，依次提交部門負責(zé)人、法務(wù)部門、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)等進行審核。審核意見應(yīng)明確、具體，對合同條款的合法性、合理性、完整性等進行審查。經(jīng)審核通過的合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章后生效。合同簽訂后，承辦部門應(yīng)及時將合同文本原件交至公司檔案室存檔，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。（二）合同履行與跟蹤1.合同承辦部門負責(zé)合同履行的具體工作，按照合同約定的條款和時間要求，組織實施各項工作。2.建立合同履行跟蹤臺賬，詳細記錄合同履行情況，包括合同執(zhí)行進度、款項收付、質(zhì)量驗收等。定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決。3.如合同履行過程中出現(xiàn)變更、解除等情況，承辦部門應(yīng)及時與對方協(xié)商，并按照公司合同變更、解除流程辦理相關(guān)手續(xù)。變更、解除合同的申請應(yīng)說明原因、變更或解除的條款內(nèi)容等，經(jīng)審核批準后，簽訂相關(guān)協(xié)議。（三）合同付款管理1.財務(wù)部門負責(zé)合同付款的審核與支付工作。根據(jù)合同約定的付款方式、付款時間等，對付款申請進行嚴格審核。2.付款申請應(yīng)附合同副本、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)資料，經(jīng)承辦部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可付款。3.對于大額合同付款，應(yīng)按照公司資金審批制度進行審批，確保資金支付安全。（四）合同檔案管理1.合同簽訂后，承辦部門應(yīng)及時將合同文本原件、相關(guān)附件、審批文件等整理歸檔，交至公司檔案室。檔案室應(yīng)按照合同類別、簽訂時間等進行分類存放，并建立合同檔案索引。2.合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的完整、安全。定期對合同檔案進行檢查和清理，對已履行完畢的合同檔案，按照檔案銷毀規(guī)定進行處理。3.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，按照人事檔案查閱流程辦理。外部單位或個人因特殊原因需要查閱合同檔案的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定，經(jīng)審批同意后，在指定地點查閱，并遵守保密規(guī)定。（五）合同糾紛處理1.在合同履行過程中如發(fā)生糾紛，承辦部門應(yīng)及時向公司報告，并積極與對方協(xié)商解決。協(xié)商過程中應(yīng)注意收集相關(guān)證據(jù)，如合同文本、往來函件、會議紀要、驗收報告等。2.如協(xié)商不成，公司應(yīng)及時啟動法律程序，委托律師事務(wù)所處理糾紛。法務(wù)部門應(yīng)協(xié)助律師做好案件的調(diào)查、證據(jù)收集、訴訟文書起草等工作。3.合同糾紛處理結(jié)束后，承辦部門應(yīng)將糾紛處理情況及時反饋給公司相關(guān)部門，并對糾紛處理過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行總結(jié)分析，提出改進措施，避免類似糾紛再次發(fā)生。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門和法務(wù)部門定期對人事檔案和合同管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案整理、歸檔、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)，以及合同簽訂、履行、付款、檔案管理等方面。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反本制度的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，如實提供有關(guān)資料。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查意見，及