PAGE官員檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)對(duì)官員檔案的管理，確保官員檔案的真實(shí)、完整、安全，充分發(fā)揮檔案在干部選拔任用、考核評(píng)價(jià)、監(jiān)督管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有官員檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映官員的歷史和現(xiàn)實(shí)情況，嚴(yán)禁任何形式的虛假記載。2.完整性原則：全面收集官員在各個(gè)方面形成的具有保存價(jià)值的材料，保證檔案材料的齊全完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對(duì)官員檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序、方法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。二、檔案內(nèi)容（一）履歷材料包括官員的個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)經(jīng)歷等。（二）自傳材料官員本人撰寫(xiě)的關(guān)于自己成長(zhǎng)經(jīng)歷、思想演變等方面的材料。（三）考察、考核、鑒定材料1.定期考核、年度考核、任職期滿(mǎn)考核等形成的考核材料。2.專(zhuān)項(xiàng)考察、重點(diǎn)考察等形成的考察材料。3.鑒定性材料，如廉潔自律鑒定、業(yè)務(wù)能力鑒定等。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、學(xué)歷認(rèn)證報(bào)告等。2.參加各類(lèi)培訓(xùn)的結(jié)業(yè)證書(shū)、培訓(xùn)鑒定等。3.專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書(shū)、聘任文件等。（五）政審材料包括政治歷史情況審查、入黨政審、出國(guó)（境）政審等材料。（六）黨團(tuán)材料1.入黨志愿書(shū)、入黨申請(qǐng)書(shū)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)等。2.入團(tuán)志愿書(shū)、入團(tuán)申請(qǐng)書(shū)等。3.黨團(tuán)關(guān)系證明材料。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料獲得的各種獎(jiǎng)勵(lì)的表彰決定、獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)等。（八）處分材料受到黨紀(jì)政紀(jì)處分的決定、處分執(zhí)行情況報(bào)告等。（九）工資、任免、出國(guó)（境）等材料1.工資變動(dòng)審批表、工資待遇證明等。2.任免文件、任職通知等。3.出國(guó)（境）審批表、護(hù)照使用記錄等。（十）其他可供組織參考的材料如個(gè)人重大事項(xiàng)報(bào)告、廉政檔案材料、工作業(yè)績(jī)證明等。三、檔案收集與整理（一）收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)定期收集本部門(mén)官員形成的各類(lèi)檔案材料，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)主動(dòng)與組織、人事、紀(jì)檢等部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，確保各類(lèi)檔案材料按時(shí)、準(zhǔn)確收集。3.對(duì)于新入職官員，應(yīng)在其入職一個(gè)月內(nèi)完成檔案材料的初步收集工作，確保檔案材料齊全。（二）整理1.檔案管理人員按照檔案內(nèi)容分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)整理。2.每份檔案材料應(yīng)保持完整，不得隨意裁剪、涂改。對(duì)于破損、褪色的材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.按照檔案材料形成的時(shí)間順序，依次排列每份檔案材料，并編寫(xiě)頁(yè)碼。4.填寫(xiě)檔案目錄，目錄應(yīng)清晰反映檔案材料的類(lèi)別、名稱(chēng)、日期、頁(yè)碼等信息。四、檔案審核與鑒別（一）審核1.檔案管理部門(mén)對(duì)整理后的檔案進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核檔案材料的完整性、真實(shí)性、規(guī)范性。2.對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)與相關(guān)部門(mén)或官員本人溝通核實(shí)，要求補(bǔ)充或更正檔案材料。3.初審合格的檔案提交組織人事部門(mén)進(jìn)行復(fù)審，復(fù)審應(yīng)結(jié)合干部選拔任用、考核評(píng)價(jià)等工作實(shí)際，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行全面審查。（二）鑒別1.對(duì)檔案材料的真?zhèn)芜M(jìn)行鑒別，通過(guò)與相關(guān)原始材料核對(duì)、向有關(guān)部門(mén)或人員核實(shí)等方式，確保檔案材料真實(shí)可靠。2.鑒別檔案材料是否屬于歸檔范圍，對(duì)于不屬于歸檔范圍的材料，應(yīng)予以剔除。3.鑒別檔案材料的保存價(jià)值，對(duì)于具有重要保存價(jià)值的材料，應(yīng)妥善保管；對(duì)于價(jià)值不大的材料，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)處理。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防高溫等條件。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案盒、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期檢查備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（三）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.查閱檔案必須履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得查閱檔案。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。六、檔案查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。4.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、組織人事部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，審核通過(guò)后，辦理檔案借閱手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)使用專(zhuān)門(mén)的檔案借閱登記簿，詳細(xì)記錄借閱時(shí)間、借閱人、檔案名稱(chēng)、歸還時(shí)間等信息。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完整、有無(wú)損壞，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.官員因工作調(diào)動(dòng)、職務(wù)變動(dòng)、辭職、退休等原因離開(kāi)本公司/組織的，應(yīng)及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和要求。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.檔案管理部門(mén)根據(jù)官員的人事變動(dòng)情況，開(kāi)具《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并將通知單送達(dá)接收單位。2.檔案管理人員按照檔案轉(zhuǎn)遞通知單的要求，對(duì)檔案進(jìn)行整理、核對(duì)，確保檔案材料齊全、完整。3.將檔案密封包裝，并在封口處加蓋檔案管理部門(mén)印章。4.通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞綄n案轉(zhuǎn)遞給接收單位，并要求接收單位在檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)上簽字確認(rèn)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的官員檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案副本，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.在電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中錄入檔案目錄信息，便于快速檢索檔案材料。3.利用信息化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱審批、轉(zhuǎn)遞管理等功能。4.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化安全保障1.加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)信息化管理系統(tǒng)的用戶(hù)進(jìn)行權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶(hù)的操作權(quán)限，確保檔案信息安全。3.定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)漏洞和故障，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。九、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類(lèi)別、年度、保管期限、查閱借閱情況等。3.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）分析1.對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，了解檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題。2.通過(guò)分析檔案利用情況，評(píng)估檔案在干部選拔任用、考核評(píng)價(jià)等工作中的作用，為改進(jìn)檔案管理工作提供依據(jù)。3.根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)與分析結(jié)果，制定相應(yīng)的檔案管理工作計(jì)劃和措施，不斷提高檔案管理工作水平。十、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。3.定期檢查檔案管理工作情況，及時(shí)解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題。4.協(xié)調(diào)檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)之間的工作關(guān)系，確保檔案管理工作順利開(kāi)展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、審核、鑒別、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等具體管理工作。2.維護(hù)檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，確保檔案信息安全。3.做好檔案統(tǒng)計(jì)與分析工作，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。4.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。5.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。十一、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.公司/組織內(nèi)部的紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.上級(jí)主管部門(mén)或檔案行政管理部門(mén)有權(quán)對(duì)本公司/組織的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性、保密性情況。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況和安全保障措施落實(shí)情況。4.檔案管理人員的職責(zé)履行情況。（三）監(jiān)督檢查結(jié)果處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查