PAGE河北大學(xué)檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)河北大學(xué)檔案的保密管理，確保學(xué)校檔案信息的安全，維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于河北大學(xué)各單位、部門在檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作過程中涉及的保密管理活動。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則對涉及學(xué)校機(jī)密的檔案信息，必須采取嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露。2.合法合規(guī)原則檔案保密工作應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保各項(xiàng)保密措施合法有效。3.最小化原則在檔案管理過程中，遵循最小化原則，僅允許必要的人員在必要的范圍內(nèi)接觸和使用檔案信息，確保信息的知悉范圍最小化。4.全程管理原則對檔案從形成到銷毀的全過程進(jìn)行保密管理，確保各個環(huán)節(jié)的保密措施落實(shí)到位。二、檔案保密工作組織與職責(zé)（一）保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組學(xué)校成立檔案保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)學(xué)校檔案保密工作，制定保密工作方針、政策和制度，審議重大保密事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決保密工作中的重大問題。（二）檔案管理部門職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)學(xué)校檔案保密工作的日常管理，制定和完善檔案保密制度，組織實(shí)施檔案保密工作的各項(xiàng)措施，指導(dǎo)和監(jiān)督各單位、部門的檔案保密工作。2.檔案管理人員職責(zé)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案信息的安全。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，對接觸到的檔案信息嚴(yán)格保密，不得擅自泄露。對檔案庫房、設(shè)備等進(jìn)行安全管理，定期檢查維護(hù)，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。協(xié)助做好檔案保密宣傳教育工作，提高全體教職工的保密意識。（三）各單位、部門職責(zé)1.各單位、部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的保密管理工作，明確職責(zé)，確保檔案信息安全。2.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并按照學(xué)校檔案管理部門的要求，做好檔案的保密工作。3.加強(qiáng)對本部門教職工的保密教育，提高保密意識，防止因人員疏忽導(dǎo)致檔案信息泄露。三、檔案保密范圍與密級劃分（一）保密范圍1.涉及學(xué)校重大決策、規(guī)劃、政策等方面的檔案如學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃、重要會議紀(jì)要、重大項(xiàng)目申報材料等，這些檔案信息一旦泄露，可能會對學(xué)校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展產(chǎn)生重大影響。2.涉及學(xué)校財(cái)務(wù)、人事、科研等核心業(yè)務(wù)的檔案財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、人事任免文件、科研項(xiàng)目成果等檔案，屬于學(xué)校的敏感信息，需要嚴(yán)格保密，防止信息被非法獲取或利用。3.涉及學(xué)校師生個人隱私的檔案學(xué)生成績單、個人檔案、教師教學(xué)科研成果等，涉及師生的個人隱私，應(yīng)予以保密，保護(hù)師生的合法權(quán)益。4.其他需要保密的檔案根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況和工作需要，經(jīng)保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組認(rèn)定需要保密的檔案。（二）密級劃分1.絕密級檔案是指學(xué)校最重要的秘密檔案，泄露后會使學(xué)校的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。絕密級檔案一般由學(xué)校保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組確定，并嚴(yán)格控制知悉范圍。2.機(jī)密級檔案是指學(xué)校重要的秘密檔案，泄露后會使學(xué)校的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害。機(jī)密級檔案由檔案管理部門會同相關(guān)職能部門審核確定，并報保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組備案。3.秘密級檔案是指學(xué)校一般的秘密檔案，泄露后會使學(xué)校的安全和利益遭受一定的損害。秘密級檔案由各單位、部門自行審核確定，并報檔案管理部門備案。四、檔案收集與整理過程中的保密措施（一）收集環(huán)節(jié)1.明確收集范圍與要求檔案管理部門應(yīng)根據(jù)學(xué)校檔案工作的需要，明確各類檔案的收集范圍和要求，并及時通知各單位、部門。各單位、部門應(yīng)按照要求，認(rèn)真做好檔案的收集工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.嚴(yán)格交接手續(xù)在檔案收集過程中，檔案管理人員與移交人員應(yīng)辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，填寫檔案交接清單，明確檔案的名稱、數(shù)量、移交時間等信息，并簽字確認(rèn)。交接清單應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案交接的憑證。3.防止信息泄露檔案管理人員在收集檔案時，應(yīng)注意保護(hù)檔案信息的安全，避免在收集過程中泄露檔案內(nèi)容。對于涉及保密信息的檔案，應(yīng)采取必要的保密措施，如密封包裝、專人護(hù)送等。（二）整理環(huán)節(jié)1.分類整理檔案管理人員應(yīng)按照學(xué)校檔案分類方案，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理，確保檔案分類準(zhǔn)確、排列有序。在整理過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得擅自涂改、損毀檔案。2.保密整理環(huán)境檔案整理工作應(yīng)在專門的整理場所進(jìn)行，整理場所應(yīng)具備必要的保密設(shè)施，如門窗防護(hù)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。整理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得在整理過程中談?wù)摍n案內(nèi)容，避免信息泄露。3.審核與登記整理后的檔案應(yīng)進(jìn)行審核，確保檔案整理質(zhì)量。審核通過后，檔案管理人員應(yīng)及時進(jìn)行登記，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，詳細(xì)記錄檔案的基本信息，包括檔案名稱、類別、保管期限、密級等，以便于檔案的查詢和利用。五、檔案保管過程中的保密措施（一）檔案庫房管理1.庫房選址與建設(shè)檔案庫房應(yīng)選擇在安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等條件良好的地方。庫房建設(shè)應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，具備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如鐵門、鐵窗、防火門、防盜報警裝置等。2.庫房環(huán)境控制檔案庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持庫房內(nèi)溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。同時，應(yīng)做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期進(jìn)行消毒、殺蟲處理，防止檔案受到污染和損壞。3.庫房安全管理檔案庫房應(yīng)實(shí)行專人專管制度，未經(jīng)授權(quán)人員不得進(jìn)入庫房。庫房管理人員應(yīng)定期對庫房進(jìn)行巡查，檢查庫房設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，確保庫房安全。同時，應(yīng)做好庫房的防火、防盜、防潮、防蟲等工作，制定應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。（二）檔案存儲介質(zhì)管理1.存儲介質(zhì)選擇根據(jù)檔案的重要性和保存期限，選擇合適的存儲介質(zhì)，如紙質(zhì)檔案、電子檔案等。對于重要的檔案信息，應(yīng)采用多種存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，確保檔案信息的安全。2.存儲介質(zhì)標(biāo)識對存儲介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行明確標(biāo)識，注明檔案的名稱、類別、保管期限、密級等信息，以便于識別和管理。同時，應(yīng)建立存儲介質(zhì)臺賬，詳細(xì)記錄存儲介質(zhì)的編號、名稱、存儲內(nèi)容、存儲位置等信息。3.存儲介質(zhì)保管存儲介質(zhì)應(yīng)存放在專門的存儲場所，按照存儲介質(zhì)的特性進(jìn)行保管。對于電子存儲介質(zhì)，應(yīng)定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，應(yīng)采取必要的加密措施，確保存儲介質(zhì)中的檔案信息安全。（三）檔案借閱與歸還管理1.借閱審批制度嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱審批制度，凡因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時間等信息，并按照檔案的密級報相關(guān)部門審批。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自借閱檔案。2.借閱登記與跟蹤檔案管理人員應(yīng)建立檔案借閱登記臺賬，詳細(xì)記錄借閱人員的姓名、單位、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱時間、歸還時間等信息。在借閱期間，檔案管理人員應(yīng)跟蹤借閱檔案的使用情況，確保檔案按時歸還。3.歸還檢查與驗(yàn)收檔案借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、涂改、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。同時，應(yīng)在檔案借閱登記臺賬上注明歸還時間，并簽字確認(rèn)。六、檔案利用過程中的保密措施（一）利用范圍與審批1.明確利用范圍檔案利用應(yīng)嚴(yán)格限定在規(guī)定的范圍內(nèi)，根據(jù)檔案的密級和內(nèi)容，確定利用對象和利用方式。一般情況下，絕密級檔案僅限學(xué)校保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組指定的人員查閱和使用；機(jī)密級檔案僅限相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和經(jīng)授權(quán)的人員查閱和使用；秘密級檔案僅限本單位、部門相關(guān)人員查閱和使用。2.利用審批程序凡需利用檔案的人員，應(yīng)按照檔案借閱審批制度的要求，填寫檔案利用申請表，注明利用檔案的目的、范圍、時間等信息，并報相關(guān)部門審批。經(jīng)審批同意后，方可到檔案管理部門辦理利用手續(xù)。（二）利用場所與設(shè)備管理1.利用場所選擇檔案利用應(yīng)在專門的閱覽室或辦公室進(jìn)行，利用場所應(yīng)具備必要的保密設(shè)施，如門窗防護(hù)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。同時，利用場所應(yīng)保持安靜、整潔，便于檔案利用人員查閱和使用檔案。2.利用設(shè)備管理檔案利用場所應(yīng)配備必要的利用設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等。利用設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。同時，應(yīng)采取必要的安全措施，如設(shè)置密碼、安裝殺毒軟件等，防止利用設(shè)備中的檔案信息被非法獲取或篡改。（三）利用過程中的保密要求1.查閱與摘抄限制檔案利用人員在查閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制檔案，應(yīng)按照檔案利用審批制度的要求，報相關(guān)部門審批，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。2.使用記錄與監(jiān)督檔案管理人員應(yīng)在檔案利用過程中進(jìn)行監(jiān)督，記錄利用人員的查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。利用人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，不得擅自延長利用時間。如發(fā)現(xiàn)利用人員有違反保密制度的行為，檔案管理人員應(yīng)及時制止，并報告相關(guān)部門處理。七、檔案鑒定與銷毀過程中的保密措施（一）鑒定工作組織與程序1.鑒定工作組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、相關(guān)職能部門和業(yè)務(wù)專家組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對學(xué)校檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和密級調(diào)整。2.鑒定工作程序初步審核：檔案管理部門對擬鑒定的檔案進(jìn)行初步審核，確定檔案的基本情況，如檔案名稱、類別、形成時間、保管期限等。詳細(xì)審查：鑒定工作小組對初步審核通過的檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和保密要求，確定檔案的保管期限和密級調(diào)整。形成鑒定報告：鑒定工作小組根據(jù)審查結(jié)果，形成檔案鑒定報告，明確檔案的鑒定結(jié)論，并報學(xué)校保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。（二）銷毀工作組織與程序1.銷毀工作組織經(jīng)學(xué)校保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保銷毀工作的安全、保密。2.銷毀工作程序編制銷毀清單：檔案管理部門根據(jù)鑒定報告，編制檔案銷毀清單，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、類別、數(shù)量、保管期限、密級等信息。審批銷毀清單：檔案銷毀清單應(yīng)報學(xué)校保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。選擇銷毀方式：根據(jù)檔案的載體和內(nèi)容，選擇合適的銷毀方式，如焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等。銷毀過程應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。銷毀記錄與備案：檔案管理部門應(yīng)做好檔案銷毀記錄，詳細(xì)記錄銷毀時間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人員等信息。銷毀記錄應(yīng)保存一定期限，并報學(xué)校相關(guān)部門備案。八、檔案保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制學(xué)校建立檔案保密監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對各單位、部門的檔案保密工作進(jìn)行檢查和評估。檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施監(jiān)督檢查工作，各單位、部門應(yīng)積極配合，確保監(jiān)督檢查工作的順利進(jìn)行。（二）檢查內(nèi)容與方式1.檢查內(nèi)容檔案保密制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的保密措施落實(shí)情況。檔案庫房、設(shè)備等的安全管理情況，如庫房環(huán)境控制、存儲介質(zhì)保管、安全防護(hù)設(shè)施運(yùn)行等。檔案管理人員的保密意識和業(yè)務(wù)能力，如是否熟悉檔案保密制度、是否掌握檔案管理技能等。2.檢查方式定期檢查：檔案管理部門每年定期對各單位、部門的檔案保密工作進(jìn)行全面檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報，并作為年度檔案工作考核的重要依據(jù)。不定期抽查：檔案管理部門根據(jù)工作需要，不定期對各單位、部門的檔案保密工作進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。專項(xiàng)檢查：針對檔案保密工作中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項(xiàng)檢查，深入分析原因，提出改進(jìn)措施，確保檔案保密工作的質(zhì)量。（三）問題整改與責(zé)任追究1.問題整改對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時各及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)單位、部門限期整改。整改單位、部門應(yīng)認(rèn)真分析問題原因，制定整改措施，并按時將整改情況報檔案管理部門。2.責(zé)任追究對于違反檔案保密制度的單位、部門和個人，學(xué)校將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分或行政處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。同時，學(xué)校將對因違反檔案保密制度導(dǎo)致檔案信息泄露的事件進(jìn)行通報，引以為戒，防止類似事件再次發(fā)生。九、檔案保密宣傳教育與培訓(xùn)（一）宣傳教育內(nèi)容1.保密法律法規(guī)組織全體教職工學(xué)習(xí)《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，增強(qiáng)教職工的法律意識，自覺遵守檔案保密制度。2.檔案保密制度深入宣傳學(xué)校檔案保密制度的各項(xiàng)規(guī)定，使教職工了解檔案保密工作的重要性和具體要求，明確自己在檔案保密工作中的職責(zé)和義務(wù)。3.保密意識與技能開展保密意識教育，提高教職工的保密意識，使其認(rèn)識到檔案保密工作的嚴(yán)肅性。同時，組織檔案保密技能培訓(xùn)，如檔案整理、存儲、利用等環(huán)節(jié)的保密操作方法，提高教職工的保密業(yè)務(wù)能力。（二）培訓(xùn)計(jì)劃與實(shí)施1.培訓(xùn)計(jì)劃制定檔案管理部門應(yīng)根據(jù)學(xué)校檔案保密工作的需要，制定年度檔案保密宣傳教育與培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)方式等。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)報學(xué)校保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批后實(shí)施。2.培訓(xùn)實(shí)施方式集中培訓(xùn)：定期組織全體教職工參加檔案保密知識集中培訓(xùn)，邀請