PAGE檔案庫房檢查制度要求一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案庫房管理，確保檔案的完整與安全，特制定本檔案庫房檢查制度要求。本制度旨在規(guī)范檔案庫房的日常檢查工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決檔案保管過程中存在的問題，保障檔案信息的真實(shí)性、完整性和可用性，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的檔案支持。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有檔案庫房及檔案管理人員。檔案庫房包括但不限于紙質(zhì)檔案庫房、電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備所在區(qū)域等。檔案管理人員涵蓋直接從事檔案管理工作的人員以及涉及檔案管理相關(guān)操作的其他人員。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)以及檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。同時(shí)，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，確保制度的科學(xué)性、合理性和可操作性。二、檢查內(nèi)容（一）檔案實(shí)體檢查1.檔案數(shù)量核對(duì)定期對(duì)檔案庫房內(nèi)的檔案進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量是否與檔案目錄一致。檢查檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管等環(huán)節(jié)的記錄是否準(zhǔn)確、完整，確保檔案數(shù)量無遺漏、無丟失。2.檔案質(zhì)量檢查查看檔案的紙張是否有破損、褪色、霉變等情況；字跡是否清晰可辨；裝訂是否牢固、整齊。對(duì)于電子檔案，檢查存儲(chǔ)介質(zhì)是否完好，數(shù)據(jù)是否完整、可讀，有無病毒感染等問題。3.檔案整理情況檢查檢查檔案的分類、編號(hào)、編目等整理工作是否符合規(guī)范。檔案的分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用；編號(hào)應(yīng)連續(xù)、唯一；編目信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括檔號(hào)、題名、日期、保管期限等。（二）庫房環(huán)境檢查1.溫濕度檢查每日定時(shí)監(jiān)測(cè)檔案庫房內(nèi)的溫度和濕度，并做好記錄。檔案庫房的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。溫濕度超出規(guī)定范圍時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)的調(diào)控措施，如使用空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器等設(shè)備。2.清潔衛(wèi)生檢查定期檢查檔案庫房的清潔狀況，包括地面、貨架、檔案柜等是否干凈整潔，無灰塵、無雜物。防止灰塵、雜物等對(duì)檔案造成污染和損壞。3.通風(fēng)狀況檢查檢查檔案庫房的通風(fēng)系統(tǒng)是否正常運(yùn)行，通風(fēng)口是否暢通無阻。良好的通風(fēng)能夠保證庫房內(nèi)空氣的清新，降低有害氣體的濃度，有利于檔案的長期保存。4.防火檢查查看檔案庫房內(nèi)的消防設(shè)施是否齊全、有效，如滅火器、消火栓、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)等。檢查消防通道是否暢通，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)堆放易燃、易爆物品。定期組織消防演練，確保檔案管理人員熟悉消防器材的使用方法和火災(zāi)應(yīng)急處置流程。5.防潮檢查檢查檔案庫房的防潮措施是否到位，如庫房地面是否做防潮處理，檔案柜是否放置在防潮墊上，門窗是否密封良好等。對(duì)于易受潮的檔案，應(yīng)采取特殊的防潮包裝或存儲(chǔ)方式。6.防蟲檢查查看檔案庫房內(nèi)是否有防蟲措施，如放置防蟲藥品、定期清掃庫房等。檢查檔案是否有蟲蛀現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)蟲害應(yīng)及時(shí)采取有效的防治措施，防止蟲害擴(kuò)散。7.防盜檢查檢查檔案庫房的門窗是否堅(jiān)固，門鎖是否完好，是否安裝了防盜報(bào)警裝置。加強(qiáng)庫房的安全保衛(wèi)工作，限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房，確保檔案的安全。（三）設(shè)備設(shè)施檢查1.存儲(chǔ)設(shè)備檢查定期檢查檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、貨架、密集架等是否完好無損，結(jié)構(gòu)是否牢固。檢查存儲(chǔ)設(shè)備的標(biāo)識(shí)是否清晰，便于查找和管理檔案。對(duì)于電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如服務(wù)器、磁盤陣列、磁帶庫等，檢查其運(yùn)行狀態(tài)是否正常，存儲(chǔ)容量是否滿足需求，數(shù)據(jù)備份是否及時(shí)、準(zhǔn)確。2.溫濕度調(diào)控設(shè)備檢查對(duì)檔案庫房內(nèi)的溫濕度調(diào)控設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器等進(jìn)行定期檢查和維護(hù)。確保設(shè)備能夠正常運(yùn)行，溫濕度調(diào)控效果符合要求。檢查設(shè)備的濾網(wǎng)是否清潔，制冷劑是否充足，排水是否暢通等。3.消防設(shè)備檢查按照規(guī)定定期對(duì)消防設(shè)備進(jìn)行檢查，包括滅火器的壓力是否正常、藥劑是否過期，消火栓的閥門是否靈活、水帶和水槍是否完好，自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)的噴頭是否堵塞、報(bào)警裝置是否靈敏等。確保消防設(shè)備隨時(shí)處于可用狀態(tài)。4.安全監(jiān)控設(shè)備檢查檢查檔案庫房內(nèi)的安全監(jiān)控設(shè)備，如攝像頭、錄像機(jī)、監(jiān)視器等是否正常工作，圖像是否清晰，存儲(chǔ)是否完整。確保監(jiān)控設(shè)備能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)控庫房內(nèi)的情況，為檔案安全提供保障。（四）檔案管理制度執(zhí)行情況檢查1.檔案出入庫登記制度執(zhí)行情況檢查查看檔案出入庫登記記錄是否完整、準(zhǔn)確，包括檔案的名稱、數(shù)量、出入庫時(shí)間、經(jīng)手人等信息。檢查檔案出入庫手續(xù)是否齊全，是否嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行審批和登記。2.檔案借閱制度執(zhí)行情況檢查檢查檔案借閱登記記錄，核實(shí)借閱檔案的人員是否符合規(guī)定，借閱手續(xù)是否完備，借閱期限是否在規(guī)定范圍內(nèi)。查看歸還檔案時(shí)是否進(jìn)行了認(rèn)真核對(duì)，確保檔案無損壞、無丟失。3.檔案保密制度執(zhí)行情況檢查檢查檔案管理人員是否嚴(yán)格遵守檔案保密制度，是否對(duì)檔案信息進(jìn)行了有效的保密措施。查看檔案庫房是否設(shè)置了專門的保密區(qū)域，檔案管理人員在工作過程中是否妥善保管檔案，防止檔案信息泄露。三、檢查頻率（一）日常檢查檔案管理人員每天對(duì)檔案庫房進(jìn)行巡查，重點(diǎn)檢查檔案實(shí)體的擺放情況、庫房環(huán)境的溫濕度、清潔衛(wèi)生、通風(fēng)狀況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理一般性問題。（二）定期檢查1.每月對(duì)檔案庫房進(jìn)行一次全面檢查，檢查內(nèi)容包括檔案實(shí)體檢查、庫房環(huán)境檢查、設(shè)備設(shè)施檢查等。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)記錄，并及時(shí)采取整改措施。2.每季度對(duì)檔案管理制度執(zhí)行情況進(jìn)行一次專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)檢查檔案出入庫登記制度、檔案借閱制度、檔案保密制度等的執(zhí)行情況，確保制度的有效落實(shí)。（三）不定期抽查公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行抽查，檢查內(nèi)容可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注。抽查結(jié)果作為對(duì)檔案管理工作考核的重要依據(jù)之一。（四）特殊情況檢查在遇到自然災(zāi)害、設(shè)備故障、人員變動(dòng)等特殊情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查，確保檔案的安全。如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)等災(zāi)害后，要對(duì)檔案進(jìn)行全面清查，評(píng)估受損情況，采取相應(yīng)的搶救和修復(fù)措施。四檢查人員及職責(zé)（一）檔案管理人員檔案管理人員是檔案庫房日常檢查的直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)每天的巡查工作以及每月的全面檢查工作。在檢查過程中，要認(rèn)真細(xì)致，如實(shí)記錄檢查情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告存在的問題，并按照要求進(jìn)行初步處理。（二）檔案管理部門負(fù)責(zé)人檔案管理部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織和指導(dǎo)檔案庫房檢查工作，定期對(duì)檢查情況進(jìn)行審核和分析。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的重大問題，要及時(shí)研究解決方案，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。同時(shí)，負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況，確保制度的有效落實(shí)。（三）公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案庫房檢查工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，不定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行抽查，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。對(duì)檔案庫房檢查工作中發(fā)現(xiàn)的重要問題，要做出決策，協(xié)調(diào)各方面資源，確保檔案庫房的安全和檔案管理工作的順利開展。五、檢查記錄與報(bào)告（一）檢查記錄要求檔案庫房檢查人員應(yīng)認(rèn)真填寫檢查記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確、完整。檢查記錄應(yīng)包括檢查日期、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。檢查記錄應(yīng)使用統(tǒng)一的表格形式，便于整理和歸檔。（二）檢查報(bào)告編制每月檢查結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檢查記錄編制檢查報(bào)告。檢查報(bào)告應(yīng)包括本月檢查工作的基本情況、發(fā)現(xiàn)的主要問題、整改措施及整改期限等內(nèi)容。檢查報(bào)告應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)送公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（三）問題跟蹤與反饋對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，要明確整改責(zé)任人，制定整改措施，規(guī)定整改期限。整改責(zé)任人應(yīng)按照要求及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況反饋給檔案管理部門。檔案管理部門要對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。六、整改措施（一）一般性問題整改對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的一般性問題，如檔案擺放不整齊、庫房清潔衛(wèi)生不到位等，檔案管理人員應(yīng)立即進(jìn)行整改。整改完成后，要進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）較大問題整改對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的較大問題，如檔案紙張破損、設(shè)備設(shè)施故障等，檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行分析研究，制定詳細(xì)的整改方案。整改方案應(yīng)包括整改措施、整改責(zé)任人、整改期限等內(nèi)容。整改責(zé)任人應(yīng)按照整改方案認(rèn)真組織實(shí)施，確保問題得到妥善解決。整改完成后，要進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后方可銷號(hào)。（三）重大問題整改對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的重大問題，如火災(zāi)隱患、檔案信息泄露等，公司/組織應(yīng)立即成立專項(xiàng)整改領(lǐng)導(dǎo)小組，制定專項(xiàng)整改方案。專項(xiàng)整改方案應(yīng)報(bào)上級(jí)主管部門備案，并組織相關(guān)人員進(jìn)行整改。整改過程中，要及時(shí)向上級(jí)主管部門