PAGE檔案管理制度自查一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案管理制度自查方案。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案的管理與自查。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集公司在各個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案，保證檔案的齊全完整，避免重要檔案的遺漏。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，方便檔案的查詢(xún)和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門(mén)和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.組織開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)工作，提高員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管工作，并定期向綜合管理部移交應(yīng)歸檔的檔案。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的具體工作，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。3.配合綜合管理部做好檔案的清查、盤(pán)點(diǎn)、查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政檔案類(lèi)包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議等文件，公司內(nèi)部管理制度、工作流程、崗位職責(zé)等文件，行政公文、通知、通報(bào)、報(bào)告等文件，以及公司與外部單位簽訂的行政協(xié)議、合同等文件。2.人事檔案類(lèi)涵蓋員工入職、離職、調(diào)動(dòng)、晉升等相關(guān)手續(xù)文件，員工簡(jiǎn)歷、學(xué)歷證書(shū)、資格證書(shū)、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核記錄、薪酬福利記錄等文件，勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)禁止協(xié)議等文件，以及人事檔案信息化管理系統(tǒng)中的各類(lèi)數(shù)據(jù)。3.財(cái)務(wù)檔案類(lèi)包含會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料、銀行對(duì)賬單、發(fā)票等財(cái)務(wù)核算與管理過(guò)程中形成的各類(lèi)文件，以及財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、成本核算、資金管理等相關(guān)文件。4.業(yè)務(wù)檔案類(lèi)根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)板塊進(jìn)行細(xì)分，如市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)檔案包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷(xiāo)策劃方案、客戶(hù)資料、銷(xiāo)售合同、招投標(biāo)文件等；研發(fā)業(yè)務(wù)檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專(zhuān)利申請(qǐng)文件等；生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案包括生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄等。5.項(xiàng)目檔案類(lèi)針對(duì)公司各類(lèi)項(xiàng)目，從項(xiàng)目籌備、實(shí)施到驗(yàn)收全過(guò)程形成的文件，如項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目施工圖紙、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.聲像檔案類(lèi)包括公司重大活動(dòng)、會(huì)議、培訓(xùn)、項(xiàng)目建設(shè)等過(guò)程中形成的照片、錄音、錄像等資料。7.電子檔案類(lèi)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)上的各類(lèi)電子文件，如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的文件、電子郵件、電子報(bào)表、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。（二）檔案編號(hào)1.采用“分類(lèi)號(hào)+年度號(hào)+流水號(hào)”的編號(hào)方法。2.分類(lèi)號(hào)按照上述檔案分類(lèi)進(jìn)行編制，用大寫(xiě)字母表示，如“A”代表行政檔案類(lèi)，“B”代表人事檔案類(lèi)，“C”代表財(cái)務(wù)檔案類(lèi)等。3.年度號(hào)用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”代表2023年度形成的檔案。4.流水號(hào)按照檔案形成的先后順序依次編制，用五位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“00001”。5.例如，一份2023年度形成的行政檔案中的第5份文件，其編號(hào)為“A202300005”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)將本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，確保檔案的原始性和真實(shí)性。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，保證電子文件的可讀性和可利用性。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理。2.同一類(lèi)檔案應(yīng)按照文件的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，對(duì)于具有內(nèi)在聯(lián)系的文件應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)整理，確保檔案的邏輯性和連貫性。3.每份文件應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并編制相應(yīng)的目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括文件編號(hào)、文件題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等信息，以便于查找和利用。4.對(duì)于破損、褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。5.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)整理，并配以文字說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入，確保檔案的保密性和安全性。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議等涉及公司重大權(quán)益和歷史沿革的文件，以及具有重要?dú)v史意義和憑證價(jià)值的文件。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為15年至50年，主要包括公司重要業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、人事檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括一般性的行政文件、業(yè)務(wù)文件、臨時(shí)性的工作記錄等。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、借閱、歸還等情況，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)存放，按照檔案編號(hào)順序排列上架，并在檔案柜上標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。同時(shí)，建立電子檔案的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制電子檔案的查閱和使用。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保檔案庫(kù)房的安全可靠。5.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等，防止檔案信息的泄露。六、檔案的利用（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行，查閱完畢后應(yīng)及時(shí)歸還檔案，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。4.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向綜合管理部申請(qǐng)并辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向綜合管理部報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（三）檔案復(fù)制規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到綜合管理部辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制，并對(duì)復(fù)制件進(jìn)行核對(duì)，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋“與原件核對(duì)無(wú)誤”章，并注明復(fù)制日期。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得擅自復(fù)制。如需復(fù)制，應(yīng)按照公司保密規(guī)定辦理相關(guān)審批手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.綜合管理部應(yīng)定期組織對(duì)保管期滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)于仍具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并繼續(xù)進(jìn)行保管；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清單》。（二）銷(xiāo)毀程序1.《檔案銷(xiāo)毀清單》經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)在檔案鑒定小