PAGE扶貧檔案日常管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)扶貧檔案管理，確保扶貧工作資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，充分發(fā)揮扶貧檔案在扶貧工作中的憑證、參考和借鑒作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織參與的所有扶貧項(xiàng)目及相關(guān)工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映扶貧工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集、整理扶貧工作各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的資料，確保檔案資料的齊全完整。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂等應(yīng)符合國(guó)家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。4.保密性原則：對(duì)涉及扶貧對(duì)象個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善扶貧檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好扶貧檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理扶貧檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案的安全保管和有效利用。4.定期對(duì)扶貧檔案進(jìn)行檢查、鑒定和銷毀，對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（二）項(xiàng)目實(shí)施部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門扶貧項(xiàng)目檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并協(xié)助做好檔案的審核和驗(yàn)收工作。3.負(fù)責(zé)對(duì)本部門保管的扶貧檔案進(jìn)行日常維護(hù)和管理，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。（三）扶貧工作人員職責(zé)1.在扶貧工作過(guò)程中，及時(shí)形成并妥善保管各自工作中產(chǎn)生的文件材料，確保資料的原始性和完整性。2.按照檔案整理要求，對(duì)個(gè)人工作檔案進(jìn)行初步分類和整理，定期移交至項(xiàng)目實(shí)施部門。3.配合檔案管理部門和項(xiàng)目實(shí)施部門做好檔案的查詢、借閱等工作，如實(shí)提供相關(guān)信息。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.扶貧規(guī)劃與計(jì)劃：包括年度扶貧工作計(jì)劃、中長(zhǎng)期扶貧規(guī)劃、項(xiàng)目實(shí)施方案等。2.貧困對(duì)象信息：貧困戶基本信息檔案、貧困人口動(dòng)態(tài)管理資料、貧困對(duì)象識(shí)別與退出資料等。3.項(xiàng)目實(shí)施資料：項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目審批文件、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、工程進(jìn)度資料、資金使用憑證、物資采購(gòu)清單、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.幫扶工作記錄：幫扶責(zé)任人幫扶計(jì)劃、幫扶工作臺(tái)賬、走訪記錄、幫扶成效記錄等。5.培訓(xùn)與宣傳資料：扶貧政策培訓(xùn)資料、宣傳活動(dòng)方案、宣傳資料樣本、媒體報(bào)道等。6.監(jiān)督檢查與考核資料：上級(jí)部門檢查、審計(jì)、考核等相關(guān)文件及結(jié)果資料，本公司/組織內(nèi)部自查自糾資料等。7.其他相關(guān)資料：與扶貧工作有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、調(diào)研報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、榮譽(yù)證書等。（二）收集要求1.各部門和扶貧工作人員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集各自工作中產(chǎn)生的各類文件材料，確保檔案資料的時(shí)效性。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，載體應(yīng)符合長(zhǎng)期保存要求。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照扶貧工作的不同類別和階段，將檔案分為綜合管理類、貧困對(duì)象管理類、項(xiàng)目管理類、幫扶工作類、培訓(xùn)宣傳類、監(jiān)督考核類等若干大類，每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容細(xì)分若干小類。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息，便于查詢和管理。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，確保目錄清晰準(zhǔn)確，便于檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，拆除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊牢固。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.項(xiàng)目實(shí)施部門在完成扶貧項(xiàng)目或階段性工作后，應(yīng)及時(shí)對(duì)本部門形成的檔案資料進(jìn)行整理和初步歸檔。2.在整理完成后，填寫檔案移交清單，將檔案資料移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的檔案退回項(xiàng)目實(shí)施部門重新整理。4.審核驗(yàn)收合格后，檔案管理部門將檔案正式歸檔，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。（二）保管期限1.永久保管：涉及扶貧工作重大決策、重要項(xiàng)目、長(zhǎng)期規(guī)劃等具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要程度和使用頻率，分別確定保管期限為30年或10年。（三）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置檔案架、柜等存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案類別和編號(hào)順序存放檔案，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱扶貧檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及扶貧項(xiàng)目機(jī)密信息或需特定審批的檔案，查閱人還需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱扶貧檔案的，須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱要求1.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記摘錄、復(fù)制的內(nèi)容和用途。摘錄、復(fù)制的檔案材料應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱扶貧檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大利用范圍，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換或丟失。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立扶貧檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并采取相應(yīng)措施加以改進(jìn)。3.每年年底，檔案管理部門應(yīng)向上級(jí)主管部門報(bào)送扶貧檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（二）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的扶貧檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目實(shí)施部門代表、相關(guān)業(yè)務(wù)專家等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管狀況等因素，綜合評(píng)估檔案的存毀價(jià)值。對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀審批表，經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。4.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的扶貧檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過(guò)信息化手段，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和共享，提升扶貧工作的信息化水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入信息化管理系統(tǒng)，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無(wú)誤。2.定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性和完整性。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞或被非法篡改。（三）系統(tǒng)功能應(yīng)用1.利用信息化管理系統(tǒng)的檢索功能，方便快捷地查找所需檔案信息